Помощь по Теле2, тарифы, вопросы

В современных компаниях должность секретаря очень ответственная. Он является лицом фирмы. Именно поэтому сейчас секретарями берут не просто симпатичных, а умных и образованных . Они обеспечивают компании нужную репутацию серьезного и надежного заведения.

В большинстве случаев в обязанности секретаря всходит разнообразная помощь директору. Мелкие поручения типа распечатки документов, договоренностей о встречах, коммутация с подчиненными - это только часть большой работы. Очень часто секретари отвечают за заказ воды и канцтоваров в офис, печать мелкой полиграфии (визиток), логистику и многое другое. Все это обязательно нужно уточнить на собеседовании.

Работодателя может интересовать ваш уровень знания английского языка, особенно если у фирмы есть зарубежные партнеры. В этом случае хороший уровень обязателен.

Выбирая костюм для собеседования, лучше придерживаться традиционных синих, серых, черных оттенков. Для варианта с юбкой обязательны колготки, даже в самый жаркий летний день.

Основы бухгалтерского учета, умение работать с программами world и excel - также являются стандартными требованиями при приеме на работу секретаря. На собеседовании могут попросить быстро напечатать текст или построить таблицу. К этому обязательно нужно быть готовыми.

Как вести себя на собеседовании

К собеседованию нужно тщательно подготовиться. Деловой костюм должен быть достаточно строгим, чтобы работодатели поняли, что вы профессионал. Можно принести с собой портфолио, в которое поместить отчеты о выполненных задачах. Кроме того, можно запастись рекомендательными письмами от прошлых работодателей.

Диплом не очень важен при устройстве на работу секретарем. При собеседовании на эту должность берут в расчет опыт и навыки работы, а не то, какой ВУЗ был окончен.

На собеседовании следите за речью. Не торопитесь, говорите четко, правильно выстраивайте фразы. Не спешите . Дайте работодателю понять, что вы человек ответственный, сначала думаете, а потом делаете. А вот задания выполняйте как можно быстрее. Это скажет о вашей компетентности в выбранной области работ.

Не стесняйтесь задавать вопросы. Вы так же нуждаетесь в работе, как и интервьюеры - в ваших услугах. Поэтому стройте диалог, давая понять, что вы тоже пока не определились, подходит ли вам организация.

Оценка грамотности

Предложите кандидату, проходящему интервью на позицию секретаря, заполнить любой из интерактивных диктантов, представленных на сайте gramota.ru. Следует зайти по ссылке на сайт http://www.gramota.ru/class/coach/idictation/, выбрать текст, заполнить пустые клетки, выбрав один из предложенных вариантов, нажать "Проверить" - проверка происходит автоматически, и вы тут же получите ответ, сколько ошибок допущено в диктанте.

Пример текста:
Я н_когда не распечат_ваю н_ только писем_ поруче_ых мне для передачи другим_ но и тех_ которые случайно попадают мне в руки; нет человека_ который бы меньше_ чем я_ интересовался чужими делами и стремился за ними подгляд_вать.
На памяти наших отцов_ господин де Бутьер чуть было н_ потерял Турин из_за того_ что_ сидя за ужином в приятной к_мпании_ не стал тот_час читать получе_ое им дон_сение об изменах_ замышлявшихся в городе_ обороной которого он руководил. Из того_же Плутарха я узнал_ что Юлий Цезарь избежал_бы смерти_ если бы_ идучи в сенат в тот день_ когда он был убит заг_ворщиками_ проч_л переда_ую ему записку. Плутарх еще рассказывает о _иванском т_ране Архии_ что на_кануне того дня_ когда Пелопид привел в исполнение свой замысел_ убить его_ и вернуть свободу своему отечеству_ некий другой Архий_ афинянин_ точнейшим образом изл_жил ему в письме все_ что против него затевалось; но_ так как это сообщение было передано Архию во время ужина_ то он отл_жил и не стал распечат_вать письмо_ произнеся слова_ которые с тех пор вошли в Греции в пословицу_ "Дела - до завтра!"
(Диктант по отрывку из книги Мишеля Монтеня)

"Опыты" подготовил
И.Баранов
Ученик 10 класса
"Лиги Школ"

Дресс-код + английский язык

Предложите кандидату перевести нижеприложенный документ и высказать свое мнение об обоснованности отдельных пунктов: со всеми ли пунктами вы согласны? Какие бы отменили? Обоснуйте.

Текст:
Principles of corporate dress code.
Establishing principles for dressing up for work aims to avoid any misunderstandings and to assure that in contact with persons from outside of the company our employees present themselves in a professional manner, thus giving evidence of professionalism of our entire organisation. This does not mean, however, that every situation requires equally formal and official style. In general two dressing styles are accepted: formal and informal (so called business casual).
Formal wear is obligatory for everyone, who representing the company is in contact with persons from outside, for example visiting clients or working at the reception desk, participating in meetings with customers, servicing audio/video equipment during presentation for guests and so forth. Anyone who is not sure if on a given day he/she will have any meetings with persons from outside, should be ready for every possibility and have a formal wear at his/her disposal.
Informal wear (casual) is possible in a situation when, on a given day, employee does not have any meetings with persons from outside of the company, does not act as a representative of thy company externally, and while in the office will not have direct contact with guests. In such situations "business casual" is binding, i.e. comfortable, casual but elegant wear.

М.Кондратенко
Центр кадровых технологий

Общие вопросы

1. Посетитель пришел на прием на 15 мин. раньше назначенного времени. Ваши действия. Обоснуйте.
2. Посетитель, которому назначена встреча у руководителя компании, ждет уже 5 мин. В это время руководитель по телефону сообщает вам, что будет на месте только через 15 мин. Ваши действия?
3. Представьте себе, что вам нужно выбрать оптимального поставщика канцелярских товаров для вашей фирмы. С чего начнете?
4. Вам необходимо сообщить руководителю, что подарки, заказанные ко дню рождения одного из ключевых сотрудников компании, будут на два дня позже, чем заказаны (это не ваша вина). Опишите, как будете выходить из ситуации.
5. Вы офис-менеджер и набираете персонал в секретариат. Исходя из каких параметров вы будете набирать персонал? Какие ключевые качества работников будут для вас важны? Обоснуйте.
6. Какие документы, справки должны быть у секретаря, чтобы он мог исполнить распоряжение руководителя по сбору производственного совещания? Как надо взяться за это дело?
7. Что нужно секретарю для ведения протокола заседания?
8. Какими канцелярскими принадлежностями должно быть оборудовано рабочее место руководителя? Как должен секретарь следить за этим?
Ключ: при ответе оцениваются общая логичность, умение расставлять приоритеты, умение брать ответственность на себя, понимание оптимальных методов взаимодействия при заданном типе корпоративной культуры. Приветствуются уточняющие вопросы от кандидата.

С.Иванова
Из книги "Кандидат. Новичок. Сотрудник"

В.Пустозерова
Заместитель главного редактора
журнала "Кадровик",
юрист

Вопросы на знание делопроизводства

1. Существует ли официальный документ, в котором установлены требования к оформлению внутренних документов организации? Что это за документ?
Ключ: Постановление Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с "Унифицированной системой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003"). На мой взгляд, достаточно знания того, что документ существует, что это ГОСТ Р, а также его примерное название.

2. Какие вы знаете реквизиты документов?
Ключ: при подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.

3. К какому виду документов относятся приказы и распоряжения?
Ключ: приказы и распоряжения относятся к распорядительным (организационно-распорядительным) документам.

4. Как следует оформлять наименование организации - автора документа и справочные?
Ключ: наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

5. Какие реквизиты считаются справочными данными об организации?
Ключ: справочные данные об организации включают в себя почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

6. Можно ли использовать для оформления приказов общий бланк организации?
Ключ: для оформления приказа используется общий бланк организации, название документа (приказ) при этом является обязательным реквизитом. В организации вполне может существовать специально разработанный фирменный стиль для внутренних документов, в этом случае там есть специальный бланк приказа.

7. Как определить, какой регистрационный номер надо дать документу?
Ключ: регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

8. Какие сроки хранения документов (информации, справки, сводки, сведения, докладные записки) по основной отраслевой (специфической) деятельности организации, а какие - по оперативной?
Ключ: сроки хранения различных документов установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000 (ред. от 27.10.2003). Информации, справки, сводки, сведения, докладные записки по основной отраслевой (специфической) деятельности организации хранятся постоянно, а по оперативной отраслевой (специфической) деятельности - 5 лет.

9. Если в приказе указано несколько исполнителей, то сколько экземпляров приказа необходимо дать на подпись руководителю организации?
Ключ: руководитель организации подписывает подлинник, его еще называют первым экземпляром, что при современной офисной технике представляется не совсем понятным, а ранее это был самый верхний лист бумаги в пишущей машинке, остальные были напечатаны с использованием копировальных листов. Именно подписанный приказ подшивается в дело. Для всех исполнителей делаются копии.

Читать также

• Кейс для менеджера по персоналу

  Вопросы для менеджера по персоналу

• Кейс-метод как одна из методик оценки персонала

  Оценка персонала с применением кейс-методики становится все более популярной в российских компаниях. Кадровики постепенно переходят от опросников отбора к экспресс-оценке с использованием проективных методик. Я для себя давно сделал вывод о том, что проективные методики при отборе персонала обладают рядом преимуществ

Статьи этого раздела

• Методика психотипирования личности, как инструмент для HR-специалистов и кадровых служб

  Повышение эффективности работы HR-подразделения или кадровой службы – вопрос, над которым руководитель практически любой крупной или средней компании задумывается в течение рабочей недели не единожды. Современная HR-служба (Human Resources) функционирует в режиме многозадачности. Ее сотрудники…

• Как своими руками сделать работающие кейсы: пошаговая инструкция
• Оценка персонала: знакомство не вслепую

  Оценка персонала – не мода, а объективная необходимость при приеме на работу новых сотрудников, рассмотрении кандидатур на повышение, реорганизации предприятия, оптимизации структуры управления и выборе форм мотивации. Оценка персонала производилась всегда, но до недавнего времени для этого не существовало эффективных методик; приходилось полагаться лишь на субъективный опыт руководителя или кадровика. Но условия меняются, и принципы, незыблемо существовавшие многие годы, оказались малоэффективными, а бизнес, опирающийся на команду, построенную таким способом, неконкурентоспособным.

Какова ситуация спроса и предложения на кадровом рынке по этой вакансии, что важно знать о компании, вакансии и условиях работы, чтобы выполнить задачу корректно и в срок, о чем важно спросить работодателя.
Вакансия «Секретарь на ресепшн» - одна из начальных ступеней должности, не требующая специального образования и богатого опыта. Обычно, потребность в ресепшионистах есть в компаниях со штатом от 50 человек, с большим потоком посетителей. Спрос на кандидатов есть всегда, да и кандидатов на рынке много, но, подобрать секретаря на ресепшн не такая простая задача, как кажется на первый взгляд. От человека, который первый контактирует с потенциальным кандидатом зависит очень многое. Невежливый ответ секретаря может отбить охоту у потенциального клиента обращаться в указанную фирму, поэтому очень важно закрыть вакансию секретаря на ресепшн ответственным, тактичным, приветливым и любящим свою работу сотрудником. Как это сделать?

Главный инструмент любого рекрутера - вопросы. Чем больше информации мы получим от заказчика относительно компании, вакансии и условий работы, тем больше у нас шансов найти подходящего сотрудника с наименьшими временными затратами.

1. Прежде всего, определим блок задач секретаря на ресепшн в конкретной компании. Круг обязанностей варьируется и зависит от сферы деятельности и размеров фирмы.

Возможные функции:

• Прием и распределение внешних и внутренних звонков. Уточните количество звонков за день. Уточните, как часто поступают звонки на иностранном языке, какого содержания (что бы вы могли оценить необходимый уровень владения иностранными языками).
• Регистрация входящей и исходящей корреспонденции (получение и отправка). Уточните объемы поступающей корреспонденции, уточните, кто занимается оформлением экспресс-корреспонденции и отправкой писем в регионы.
• Обеспечение и поддержка жизнедеятельности офиса (канцелярия, вода, средства гигиены, продукты, аптечка, орг.техника, мебель и пр.).
• Работа с орг. техникой.
• Travel-поддержка сотрудников компании. Уточните как часто возникает необходимость заказа билетов, гостиниц, такси и пр. для сотрудников.
• Регистрация счетов в 1 С.
• Чай-кофе посетителям.
• Выполнение поручений руководителя. Уточните, какого рода поручения могут быть.

2. Если есть возможность посетите компанию, оцените атмосферу, сотрудников, которые там работают, это поможет прийти к выводу, какой человек будет полезнее.

3. Уточните у работодателя, сколько сотрудников работает на ресепшене, один или более. Если два и больше, уточните, как распределяются задачи между сотрудниками, какие отношения в коллективе, общие интересы.

4. Очень важный момент: в зависимости от сферы деятельности компании требования к внешнему виду соискателей могут быть разными. Во многих компаниях девушки проходят жесткий «фейс-контроль» и возрастной отсев. Уточняем все нюансы, связанные с десс-кодом, возрастным предпочтением, внешними данными.

5. Уточните все вопросы, связанные с мотивацией для сотрудников, как материальной, так не материальной (бонусы, премии, ДМС, тренинги личностного развития, корпоративные праздники, корпоративное изучение английского языка, наличие конкурсов, спортивных соревнований и пр).

6. Уточните, каковы перспективы развития внутри компании. Попросите рассказать о реальных примерах карьерного роста сотрудников.

7. Попросите заказчика описать идеального кандидата на эту должность. Этот проективный вопрос поможет понять ожидания клиента.

8. Одним из ключевых критериев при подборе секретаря на ресепшн является наличие у такого специалиста определенных личностных качеств. Совместно с заказчиком составьте профиль кандидата.

Среднестатистический портрет ресепшиониста
Поскольку именно секретари на ресепшене первыми встречают и провожают клиентов и посетителей офиса компании, ключевыми критериями отбора кандидатов являются внешние данные. Обычно, руководство компании желает видеть на этом месте ухоженную девушку с привлекательной внешностью, грамотной речью и прекрасной дикцией, с высшим или неполным высшим образованием (желательно по профилю деятельности компании). Например, для строительной компании желательно подбирать секретаря с высшим техническим образованием, такому кандидату будет проще ориентироваться в сфере деятельности оганизации. Если общаться на иностранном языке секретарю предстоит довольно часто, лучше рассматривать кандидатов с лингвистическим образованием.

Основные компетенции:

Коммуникабельность.

Предполагает наличие отличных коммуникативных навыков, умения легко устанавливать контакт с незнакомыми людьми, вежливости, умения расположить к себе собеседника. Этого уровня будет достаточно!

Клиентоориентированность, доброжелательность.

Умение внимательно слушать клиента, не перебивать, без раздражения отвечать на вопросы, искренне улыбаться. Хорошими исполнителями для вакансии секретарь на ресепшн являются кандидаты с внешним или тяготеющим к внешнему типу референции. Они более гибки и эмпатийны в общении, ориентированы на помощь, им легче работать с клиентами, посетителями, соответствовать их ожиданиям и стандартам компании.

Инициативность.

Позитивная реакция на любую просьбу/пожелание гостя, готовность выполнить просьбу не задумываясь, чья это работа и почему это пожелание возникло у гостя.

Стрессоустойчивость.

Умение относиться к негативу со стороны как к рабочим моментам, которые с большей или меньшей периодичностью будут случаться. Секретарь должен быть всегда максимально вежливым, приветливым и свято беречь престиж компании, следуя правилу «клиент всегда прав».

Быстрая переключаемость.

Секретарю приходится одновременно выполнять сразу несколько дел: отвечать на телефонные звонки, записывать распоряжения начальника, сортировать корреспонденцию, распечатывать презентации и т.п..

Как представлять вакансию соискателям (нюансы и правила создания презентации вакансии).
Здесь наша основная задача рассказать о вакансии так, чтобы из всех возможных предложений о работе соискатель выбрал именно наше. Само описание вакансии должно максимально подробно описывать задачи должности и предъявляемые требования к соискателю.
Например:
Четкая, грамотная речь и правильный русский язык (как устный, так и письменный);
Желание помогать людям;
Мы ищем кандидата, которому нравится постоянное общение с новыми людьми
Что бы сократить время поиска, можно сделать пометку "Резюме рассматриваются при наличии фотографии!"
Если нам нужен кандидат со свободным английским, делаем пометку "Если Вы считаете, что данная вакансия для Вас и готовы пройти собеседование на английском языке, пожалуйста, свяжитесь с нами!"
Таким образом, повышаются шансы, что именно секретарь со свободным английским откликнется на данное объявление, а не со средним или начальным уровнем. Т.е. мы отсекаем неподходящих кандидатов и экономим массу времени на просмотр резюме или телефонные переговоры, выясняя уровень языка.

Где размещаться (источники поиска, в том числе специальные и нетривиальные).
Размещаем вакансию в стандартных источниках поиска, можно задействовать соц. сети.

Стратегия поиска (отклики, активный обзвон, соцсети, объявления и т.д.).
Стратегия поиска традиционная - отклики и прямой поиск.
При отсутствии фото в резюме соискателей выручают открытые странички в вк, одноклассниках, фейсбуке, появляется дополнительная возможность оценить внешние данные соискателя.

Особенности очного общения и оценки кандидатов.
1. Очень важно запомнить каким было Ваше первое впечатление о соискателе. От работы, поведения секретаря, его отношения к людям и даже от внешнего вида, улыбки, тембра голоса зависит впечатление об организации в целом, помните об этом.
2. Помимо классического "расскажите о себе" проводим интервью на оценку компетенций. Наша цель - получить информацию для оценки степени выраженности тех поведенческих характеристик, которые необходимы для эффективной работы на должности. Используйте в процессе интервью реальные ситуации, с которыми соискателю пришлось столкнуться в прошлом.
Например:
Вспомните недавнюю ситуацию, когда Вы общались с трудным клиентом. Что именно происходило?
Вспомните ситуацию, когда Вам было сложно выполнить несколько заданий одновременно
3. Предложите решить ситуации, теоретически возможные в процессе работы
"Что Вы будете делать, если одновременно нужно ответить на два телефонных звонка"
"Представьте себе ситуацию, у вас звонит телефон, Вы поднимаете трубку, вместо приветствия Вы слышите крайне недовольного клиента, он выговаривает Вам за ошибку сотудника другого отдела. Ваши действия. (проверяем конфликтность и умение брать на себя ответственность)
4. Используйте кейсы с элементами стресс-интервью.
"Представьте себе ситуацию, Вас попросили принести кофе в зал совещаний, Ваша коллега на обеде. Что будете делать?" (проверяем находчивость)
5. Проверьте инициативность соискателя небольшой хитростью
В ходе интервью уроните, например, колпачок ручки, проследите, захочет ли кандидат по своей инициативе Вам помочь.
6. При очном общении с подходящим кандидатом «продаем» вакансию, учитывая уникальную мотивацию конкретного соискателя и подчеркивая именно те аспекты работы или ценности вакансии, которые соответствуют ожиданиям кандидата. Большинство соискателей рассматривают эту позицию как стартовую. Поэтому обязательно надо уточнять во время собеседования, на что ориентирован кандидат. Если карьерный рост для данной позиции в компании не предусмотрен, необходимо выбрать кандидата, нацеленного на профессиональное развитие в данной должности.

Подготовка кандидатов к интервью в компании.
Обязательно оповестите соискателя о правилах дресс-кода, уточните, в чем кандидат планирует придти на собеседование, дайте свои рекомендации касаемо соблюдения делового имиджа (в одежде, прическе, маникюре, косметике), попросите придти за 10 минут до начала встречи. Придайте уверенности кандидату!

Для женщин — секретарь. Об обязанностях, которые предполагает данная специальность, мы .

Теперь же дадим конкретные практические советы девушкам, желающих по ней трудоустроиться.

Как подготовиться к собеседованию на должность секретаря?

Прежде, чем направлять резюме и торопиться на собеседование, постарайтесь адекватно оценить свою степень подготовленности. Если у вас ещё нет опыта работы в данной сфере деятельности, выделите недельку-другую на самообучение.

Ваши шансы на трудоустройство существенно возрастут за счёт :

1. правильной — учебники по стилистике вам в помощь;
2. базового знания английского языка (с нуля его, конечно, за несколько дней не изучить, но старые знания обновить недолго);
3. чёткого представления о делопроизводстве;
4. умения обращаться с офисной техникой — принтером, сканером, факсом;
5. скоропечатания (в Интернете полно специальных программ, помогающих привыкнуть к двухпальцевому набору);
6. быстрой работы в Word и Excel.

Также постарайтесь собрать максимум информации о деятельности компании , в которую планируете влиться.

Непосредственно перед собеседованием уделите должное внимание внешнему виду. Поговорка «встречают по одёжке» актуальна для девушки, которая предлагает себя в качестве кандидата на должность секретаря, актуальна как ни для кого другого. Секретарь — лицо компании.

Перед вами стоит нелёгкая задача — одеться одновременно и элегантно, и строго. Не злоупотребляйте косметическими средствами и бижутерией.

Особенности предстоящего интервью

Работодатель, конечно же, не ограничится оценкой вашего облика.

Во-первых, он обязательно обратит внимание на то, как вы умеете общаться. Ведите себя уверенно , но будьте безукоризненно вежливы.

Во-вторых, наниматель задаст вопросы биографического толка. Не исключено, если некоторые из них прозвучат неделикатно. Для секретаря важна стрессоустойчивость , и некоторые руководители преднамеренно провоцируют кандидатку в главные помощники. Подхватывать вульгарную манеру разговора и грубить в ответ ни в коем случае не стоит (а замыкаться и плакать — тем более). Лучше всего — продемонстрировать чувство юмора.

Наконец, вам могут предложить проверочные задания по одному из семи пунктов, указанных выше. Типичные контрольные задания — ролевая игра в телефонный разговор или подготовка какого-либо условного документа.