Как отвечать на официальные письма. Основные правила оформления деловых писем

Письмо-просьба Уже из названия данного документа становится очевидным, что он содержит какую-либо просьбу, направленную адресату. Как правило целью данного документа является получение определенной информации, товаров или услуг, в которых нуждается автор письма. Данная категория входящей документации оформляется на бланке письма и содержит такие фразы, как: «Просим Вас уведомить о…», «Просим Вас сообщить…», «Просим принять меры…» и т.д. В некоторых случаях деловая бумага может содержать не прямую просьбу, а лишь пожелание. К примеру, «Надеемся на рассмотрение обращения…». В таком случае документ также должен содержать само обращение или описание ситуации, требующей принятия определенных мер. Бывают и такие ситуации, когда одно письмо-просьба содержит в себе несколько прошений. В таком случае правила оформления требуют, чтобы каждая из них была описана в отдельном абзаце.

Деловые письма

Ваш запрос и попросили предоставить. Вам предложение, которое, надеемся, заинтересует. Вас. С уважением и пожеланием успехов.. . Уважаемые! . С благодарностью подтверждаем, что получили. Ваш запрос от …
(дата). Очень жаль, но мы не можем удовлетворить. Вашей просьбы из-за того, что всю нашу продукцию уже реализовано. Сложившаяся ситуация не дает нам возможности уже сегодня увеличить наши производственные мощности. Надеемся на понимание. Остаемся с уважением. Уважаемые господа! .
Спасибо за. Ваш запрос от (дата). К большому сожалению, мы не можем собственными силами удовлетворить. Вашу просьбу. Дело в том, что уже на протяжении многих лет наши интересы представляет (название фирмы). Учитывая контрактные обязательства перед этой фирмой, мы не можем самостоятельно продавать нашу продукцию на территории.
Вашей страны. Просим прислать запрос на адрес:. С уважением..

Bad request

Вам этот товар на следующих условиях: пластмассовые (название) в упаковке дисков по штук; доставки: фрахт оплачивается до границы; упаковке дисков: бесплатно; оплата: безотзывный аккредитив. Будем благодарны за. Ваш заказ. Со своей стороны обещаем обслуживание в любое время. С. Приложение: образец в одном экземпляре. Уважаемые господа! .

Подтверждаем получение. Вашего запроса от (дата) на поставку (название товара). Нет необходимости отправлять образцы, поскольку. Вы хорошо знакомы с качеством нашей продукции. При своевременном заказа мы сможем поставлять. Вам (количество) изделий ежеквартально.

Пан (фамилия) из нашей фирмы ознакомил. Вас с ценами и графиком поставок. Ваши отзывы были положительными, поэтому мы можем начать отгрузку товара после получения заказа. С уважением и пожеланием успехов.. . Уважаемые господа! .

В ответ на.

Ответ на письмо-запрос. письмо-ответ

Иногда в ответе на запрос можно предложить изменить его условия: количество товара, модель, срок поставки и т.д. . Уважаемые господа! . На. Ваш запрос от (дата), к сожалению, вынуждены сообщить, что не производим нужной. Вам продукции. Зато можем предложить. Вам каталог нашего нынешнего ассортимента.

Были бы очень рады, если бы. Вы ввели некоторые наши товары в. Вашей программы реализации. Если это предложение заинтересует. Вас, просим прислать нам ответ. С. . Уважаемые / . Отвечая на.

Важно

Ваш запрос о поставках (название товара), сообщаем, что не можем поставлять продукцию в нужном. Вам объеме. По. Вашему заказу мы можем осуществить только частичную поставку в течение дней. Кроме этого, мы временно прекратили отгрузку, потому что сначала должны выполнить предварительные заказы.

Пожалуйста, срочно сообщите, устраивает ли. Вас наше предложение. С.

Пунктуация в деловом письме после фразы “сообщаем следующее”

Письмо-ответ с положительным решением строится по следующей схеме:

повторение содержания запроса с использованием устойчивых языковых формул, например: На Ваш запрос о поставке запасных частей к … сообщаем…; В ответ на Ваш запрос о … направляем…;
изложение информации по запросу.

Письмо-ответ с отказом строится следующим образом:

повторение содержания запроса (по форме, аналогичной письму с положительным решением);
аргументированное указание причины (или причин), по которым просьба не может быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято;
констатация отказа или отклонения предложения.

В письме-отказе особенно важно использовать лексику, помогающую отправителю письма оставаться вежливым, заботящимся о сохранении чувства собственного достоинства получателя такого письма.

Как оформить письмо-ответ

При этом каждый последующий абзац, содержащий прошение, следует начинать со слов «Также просим Вас принять меры…», «Попутно просим Вас обратить внимание…», «Одновременно просим Вас рассмотреть…» и т.д. Письмо-запрос Пожалуй, письмо-запрос является единственным документом, ответ на который необходимо отправить в обязательном порядке. Несмотря на то, что письма-просьбы и письма-запросы очень похожи по стилю изложения и содержанию, запрос имеет одну отличительную особенность, которую нельзя оставить без внимания. Речь идет об обосновании документа. Письма-запросы относятся к служебным письмам, направляемым адресату с целью получения определенной информации, документов и деловых бумаг. Такой документ в переписке отличается наличием обоснования, которое указывает автор запроса.

В ответ на ваше письмо сообщаем

Внимание

Вы не можете предоставить предложение на поставку того или иного нужного заказчику товара, непременно отправьте аргументированный отказ: . Уважаемые! . Благодарим. Вас за запрос от (дата) и проявленный интерес к нашей продукции. Очень жаль, но, учитывая потребности современного рынка, мы не производим таких товаров.

Мы попросили господина (фамилия), с которым плодотворно сотрудничаем, передать соответствующие предложения. Добавляем иллюстрированный каталог, в котором располагаются подробное описание товаров, которые мы производим. Просим сообщить, заинтересовавший. Вас какой-то из них, тогда мы сможем передать проект договора, отметив в.
Троки поставки, стоимость, условия оплаты тощо. . С. Уважаемые господа! . Спасибо за письмо от (дата). К сожалению, мы вынуждены сообщить. Вам, что всю изготовленную продукцию экспортирует фирма (название).
Мы направили туда.

Ответ на запрос о предоставлении информации

Целый ряд ситуаций, таких, например, как ситуации отказа, задержки положительного решения, несогласия, предполагает использование в начале ключевой фразы слов, выражающих сожаление, например: С сожалением вынуждены сообщить о невозможности удовлетворить Ваш запрос… ; К сожалению, мы не можем согласиться на Ваши условия… ; К глубокому сожалению, проблемы с … не позволяют нам воспользоваться Вашим предложением в ближайшее время… и т. п. При ответе на коммерческий запрос продавец, если может сразу удовлетворить просьбу покупателя и выполнить поставку товара, направляет предложение (оферту).

В ответ на ваш запрос сообщаем следующее

Предыдущая СОДЕРЖАНИЕ Следующая 718 Письмо — ответ на запрос Письмо-запрос, бесспорно, побрезгует ответ: вы можете сообщить, что полученный запрос изучаете, отправить каталоги, прейскуранты, предложить изменить условия, указанные в запросе, отказать в поставке т товара или другом просьбой. Так, если вы заинтересованы в поставках данного товара, то в ответ на запрос отправляется оферту Оферта — это письменное предложение о поставке товара, которую делает продавец покупателю. В ней выражается желание или готовность заключить договор купли-продажи на условиях, изложенных в предложении 33.

Например: . Уважаемые господа! . С благодарностью подтверждаем получение. Вашего запроса и отправляем образец (название товара), заинтересовавший. Вас. Мы можем предложить.
Банки нередко напоминают клиентам о задолженности по или новых условиях кредитования. В адрес человека, которого вы бы хотели видеть в своем коллективе, можно направить информацию о вакансиях и уведомление о приеме на работу. Некоторые сообщения сотрудники фирмы обязательно должны получать в письменном виде. Это информация о дисциплинарных взысканиях и предупреждение о сокращении. Партнерам обычно пишут новые предложения, претензии и извинения. 4 Деловое письмо должно содержать определенные реквизиты, поэтому лучше сразу разработать формы. Заполненный бланк можно отправить по электронной почте в качестве вложения или распечатать и послать по обычной почте простым или заказным письмом. Вверху должен стоять название вашего предприятия, а еще лучше — логотип.

Положительный ответ должен быть максимально подробным,
а отрицательный – обоснованным и предельно корректным.

Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным. В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме. Желательно избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса.

Грубость, ровно как и заведомо ложные сведения совершенно недопустимы. Как составить ответ на запрос Форма подачи и оформления ответа на письмо-запрос может сыграть решающую роль в отношениях между организациями. Именно поэтому к его составлению следует относиться очень внимательно, придерживаясь определенных правил.

В ответ на ваш запрос сообщаем следующее образец

Письмо-ответ (образец) Реквизиты ответного письма Справка Данная категория писем содержит те же реквизиты, что и любые другие служебные письма. К основным реквизитам относятся:

наименование организации;
справочные данные об организации;
код организации;
основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет;
дата;
регистрационный номер;
ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;
адресат;
заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4);
подпись.

Важно понимать, что любое ответное письмо должно содержать номер документа, в котором был отправлен запрос и его дату. При этом письмо-ответ подписывается сотрудником, на имя которого был отправлен запрос.

Письмо-ответ составляется в свободной форме и имеет много общего со справкой. Страница предоставляет возможность бесплатно скачать образец обсуждаемой бумаги.

Письменный запрос требует от адресата мотивированного развернутого ответа. Письмо-ответ - тот необходимый документ, который стоит написать в подобных случаях. Сообщение составляется в свободной форме и имеет много общего со справкой. Информационный лист содержит ограниченные рамки повествования и должен отвечать лишь на вопрос, поставленный в требовании. Письмо-ответ легко написать даже не опытному человеку, имея под рукой компьютер и принтер. Страница этого ресурса предоставляет возможность бесплатно скачать и применить в жизни образец обсуждаемой бумаги.

Рассмотрим основные особенности, включающиеся в понятие письмо-ответ. Смысл ответной реакции заключается в деловом общении контрагентов. Отличный способ урегулирования проблем в досудебном порядке позволяет сэкономить значительные средства и время участников правоотношений. Легитимность общения заключается в бумажном носителе информации, составленном по всем правилам делопроизводства и имеющем подлинную визу руководства. Электронная переписка является ненадежным вариантом для доказательства в суде.

Обязательные пункты составляющие письмо-ответ

Адрес и наименование учреждения кому направляется письмо-ответ;
Собственные данные автора, контактные телефоны;
Номер, дата и титл повествования;
Краткое изложение запроса, на который составляется письмо-ответ;
Четкие и конкретные ответы на поставленные вопросы. Лишнего писать не нужно;
Уважительный тон приветствуется, но и строгость важна;
Фиксация исполнителя бумаги, подпись и расшифровка руководителя, печать учреждения.

Письмо-ответ лучше всего передавать лично адресату. Взамен нужно получить отметку о получении на втором экземпляре. Если передать лично письмо-ответ не представляется возможным, нужно воспользоваться услугами почтовой связи, отправив документ с уведомлением и описью вложения. Имеющийся образец и комплекс иных бланков и примеров на сайте помогут составить нужное обращение собственными силами. Большинство шаблонов имеют самый простой формат и могут легко редактироваться в программе Miсrosoft Word. Приятного использования.

Бесспорно, побрезгует ответ: вы можете сообщить, что полученный запрос изучаете, отправить каталоги, прейскуранты, предложить изменить условия, указанные в запросе, отказать в поставке т товара или другом просьбой.

Так, если вы заинтересованы в поставках данного товара, то в ответ на запрос отправляется оферту

Оферта - это письменное предложение о поставке товара, которую делает продавец покупателю. В ней выражается желание или готовность заключить договор купли-продажи на условиях, изложенных в предложении 33 . Например:

. Уважаемые господа!

. С благодарностью подтверждаем получение. Вашего запроса и отправляем образец (название товара), заинтересовавший. Вас. Мы можем предложить. Вам этот товар на следующих условиях:

пластмассовые (название) в упаковке дисков по штук;

доставки: фрахт оплачивается до границы;

упаковке дисков: бесплатно;

оплата: безотзывный аккредитив

. Будем благодарны за. Ваш заказ. Со своей стороны обещаем обслуживание в любое время

. С. Приложение: образец в одном экземпляре

. Уважаемые господа!

. Подтверждаем получение. Вашего запроса от (дата) на поставку (название товара). Нет необходимости отправлять образцы, поскольку. Вы хорошо знакомы с качеством нашей продукции

. При своевременном заказа мы сможем поставлять. Вам (количество) изделий ежеквартально

. Пан (фамилия) из нашей фирмы ознакомил. Вас с ценами и графиком поставок. Ваши отзывы были положительными, поэтому мы можем начать отгрузку товара после получения заказа

. Уважаемые господа!

. В ответ на. Ваш запрос от (дата) сообщаем, что внимательно ознакомились с. Вашими образцами (название товара). Хотим заверить. Вас, что сможем изготовить изделия надлежащего (нужной. Вам, желаемой) качества

. Чтобы удовлетворить. Ваши ежегодные потребности, мы можем предложить. Вам такие условия договора:

цена за одну единицу грн;

общая стоимость всей партии грн;

оплата: наличными:

срок поставки: дней после получения заказа. Все технические характеристики приведены в нашем каталоге. Просим. Вас прислать ответ в течение пяти дней с момента получения этого письма. С йвагою...

. Уважаемые господа!

. Спасибо за запрос от (дата) на поставку (название товара). Сообщаем, что этот запрос принят к рассмотрению. О окончательное решение мы сообщим. Вам дополнительно

Если. Вы не можете предоставить предложение на поставку того или иного нужного заказчику товара, непременно отправьте аргументированный отказ:

. Уважаемые !

. Благодарим. Вас за запрос от (дата) и проявленный интерес к нашей продукции

. Очень жаль, но, учитывая потребности современного рынка, мы не производим таких товаров

. Мы попросили господина (фамилия), с которым плодотворно сотрудничаем, передать соответствующие предложения

. Добавляем иллюстрированный каталог, в котором располагаются подробное описание товаров, которые мы производим. Просим сообщить, заинтересовавший. Вас какой-то из них, тогда мы сможем передать проект договора, отметив в. Троки поставки, стоимость, условия оплаты тощо.

. Уважаемые господа!

. Спасибо за письмо от (дата). К сожалению, мы вынуждены сообщить. Вам, что всю изготовленную продукцию экспортирует фирма (название). Мы направили туда. Ваш запрос и попросили предоставить. Вам предложение, которое, надеемся, заинтересует. Вас

. С уважением и пожеланием успехов ..

. Уважаемые !

. С благодарностью подтверждаем, что получили. Ваш запрос от ... (дата). Очень жаль, но мы не можем удовлетворить. Вашей просьбы из-за того, что всю нашу продукцию уже реализовано. Сложившаяся ситуация не дает нам возможности уже сегодня увеличить наши производственные мощности

. Надеемся на понимание

. Остаемся с уважением

. Уважаемые господа!

. Спасибо за. Ваш запрос от (дата). К большому сожалению, мы не можем собственными силами удовлетворить. Вашу просьбу

. Дело в том, что уже на протяжении многих лет наши интересы представляет (название фирмы). Учитывая контрактные обязательства перед этой фирмой, мы не можем самостоятельно продавать нашу продукцию на территории. Вашей страны

. Просим прислать запрос на адрес:. С уважением ..

Иногда в ответе на запрос можно предложить изменить его условия: количество товара, модель, срок поставки и т.д.

. Уважаемые господа!

. На. Ваш запрос от (дата), к сожалению, вынуждены сообщить, что не производим нужной. Вам продукции

. Зато можем предложить. Вам каталог нашего нынешнего ассортимента. Были бы очень рады, если бы. Вы ввели некоторые наши товары в. Вашей программы реализации

. Если это предложение заинтересует. Вас, просим прислать нам ответ

. Уважаемые /

. Отвечая на. Ваш запрос о поставках (название товара), сообщаем, что не можем поставлять продукцию в нужном. Вам объеме

. По. Вашему заказу мы можем осуществить только частичную поставку в течение дней. Кроме этого, мы временно прекратили отгрузку, потому что сначала должны выполнить предварительные заказы

. Пожалуйста, срочно сообщите, устраивает ли. Вас наше предложение

Обычаи делового общения, а также действующее законодательство предполагает общение между юридическими и физическими лицами по средствам направления корреспонденции. В настоящее время, широко распространилось общение через электронные средства связи, однако это не всегда является правильным. В случае, когда переписка носит официальный характер и ее результаты, в дальнейшем, могут быть представлены в качестве доказательств того или иного факта, то такой документооборот должен осуществляться исключительно через направление письменной корреспонденции, оформленной надлежащим образом.

Выбирая в Интернете подходящий образец письма-ответа (бланк), необходимо обратить внимание на следующие моменты.

В гражданском законодательстве, в некоторых случаях до направления документов в суд, досудебная переписка между сторонами обязательна. Направляемые письма (претензии), а также письма-ответы являются доказательствами совершения процессуальных действий. Письмо-ответ, а также иная документация должна быть подписана ответственным лицом организации, а также заверена оттиском официальной печати. Такие документы можно передавать как через курьера, так и направить почтовой связью.

Направление письма- почтовой связью имеет ряд преимуществ перед другими способами доставки корреспонденции.

Прежде всего к такими преимуществами являются:

Участие третьего лица (сотрудников почты), в последствии позволит их привлечь в судебный процесс (при необходимости) в качестве свидетелей.

Возможность составить опись вложения в письмо. Опись вложения позволит доказать какая именно корреспонденция направлялась в письме-ответе.

При использовании с письмом-ответом уведомления о вручении, доказать факт вручения такого письма адресату.

Используя номер кассового чека можно отслеживать процесс доставки корреспонденции конечному потребителю.

В настоящее время, множество коммерческих структур оказывают услуги по доставки корреспонденции. Выбирая среди них, необходимо помнить, что не все они позволяют делать опись вложения, а также заверяют ее своей печатью. Многие из них не выдают оригиналов документов, а лишь их копии. В данной ситуации, оптимальным вариантом является обычная наша почта (ФГУП "Почта России"), не смотря на все ее минусы, только ее документы признаются судебными органами как доказательства направления документации своим контрагентам. Ценное письмо с описью вложения и простым уведомлением о вручении - оптимальный способ доставки корреспонденции в современной России.

Рассматриваемое письмо ответ образец которого расположен ниже может быть Вам скачан бесплатно с помощью ссылки в конце странице. При необходимости, мы готовы составить необходимый документ по персональному заказу. Желаем Вам удачи!

Письмо-ответ бланк:

Генеральному директору
ООО «Монолиттрест № 689»
О.В. Бражному

Уважаемый...!

В ответ на Ваше письмо от 28 января 2014 года № ВА/44968/-2014 сообщаю следующее.

Во исполнение договора подряда № 11/456/ВК/2013 от 10 июня 2013 года «на выполнение полного комплекса строительно-монтажных работ по строительству Объекта по адресу: Московская область, г. Домодедово-3» (далее - «Договор») нами проведены работы, согласно прилагаемым документам. Однако, по неизвестным причинам, эти работы Вами не были приняты.

23 декабря 2013 года в наш адрес поступило уведомление об одностороннем расторжении Договора № 033105/МСХ-13 от 10.12.2013 года. Во исполнение данного уведомления, а также Вашего запроса, 25 ноября 2013 года, в Ваш адрес были направлены все подтверждающие документы о выполненной работе и использованных материалах (копию сопроводительного письма и описи вложения прилагаем).

15 января 2014 года в наш адрес поступила претензия № 0582/МСРХ-14 от 09.01.2014 с требованием возврата перечисленного нам в рамках Договора аванса и выплаты неустоек. Обращаем Ваше внимание на то, что стоимость фактически выполненных нами работ и использованных материалов превышает сумму перечисленного аванса.
На основании изложенного, предлагаем учесть направляемые документы и принять фактически выполненные работы в полном объеме. В случае возникновения каких-либо вопросов, предлагаем связаться с … при необходимости, готовы принять участие в совместном совещании, посвященному урегулированию возникшего спора в досудебном порядке.

Приложение (все документы в копиях):

Генеральный директор

ООО «Стройтрест № 546» А.Л. Градочкин

Как правильно пишется "В ответ на ваш е предложение заключить договор аренды на объекты теплоснабжения, НАХОДЯЩИХСЯ или НАХОДЯЩИЕСЯ в муниципальной собственности..."

Корректно: заключить договор аренды в отношении объектов, находящихся.


	Вопрос № 296459

В ответ на Ваш е письмо от...., в дополнение к ранее представленной информации от..., направляю в Ваш адрес... Скажите, пожалуйста, обязательно ли в данном случае выделение "в дополнение к" запятыми?