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La contabilità delle attività finanziarie inizia con l'adozione di documenti primari correttamente eseguiti. Ciò è dovuto alla legislazione vigente ed è necessario per l'entità commerciale stessa, i suoi partner e le autorità di controllo. I fatti della vita economica, confermati da documenti primari, sono facili da dimostrare. In situazioni di conflitto, tale assistenza e una documentazione contabile ben eseguita aiuteranno a risolvere la questione a favore della società.

Qual è la documentazione primaria in contabilità?

Le entità aziendali riferiscono allo Stato sui risultati delle attività finanziarie utilizzando i registri contabili, che riflettono tutte le caratteristiche del lavoro dell'organizzazione.

La contabilità inizia con l'accettazione e l'elaborazione dei documenti primari.

I documenti primari (assegni, bolle di consegna, atti, fatture, ecc.) rappresentano la prova inconfutabile del verificarsi di eventi finanziari che influenzano l'esito delle attività finanziarie. Stabiliscono e confermano la responsabilità per le transazioni commerciali completate.

Regole per la registrazione delle “primarie”

I documenti primari contengono informazioni obbligatorie (dettagli):

1. Titolo del documento;
2. data di preparazione del documento;
3. nome dell'entità economica che ha redatto il documento;
4. contenuto del fatto della vita economica;
5. il valore della misura naturale e (o) monetaria di un fatto della vita economica, con indicazione delle unità di misura;
6. il nome della posizione della persona (persone) che hanno completato la transazione, l'operazione e la/e persona/e responsabile/i della sua esecuzione, oppure il nome della posizione della/e persona/e responsabile/i dell'esecuzione dell'evento;
7. le firme dei soggetti previsti dal comma 6 della presente parte, con l'indicazione dei loro cognomi e delle iniziali.

L'autenticità delle informazioni contenute in questi documenti è garantita da coloro che li hanno firmati.

Quali sono i requisiti per la compilazione e l’elaborazione dei documenti contabili?

Il documento contabile primario è redatto su supporto cartaceo e (o) sotto forma di documento elettronico firmato con firma elettronica.

paragrafo 5 dell'articolo 9

Compilano manualmente i documenti primari, con penne stilografiche e con l'ausilio di mezzi tecnici che consentono loro di salvare i documenti durante l'archiviazione a lungo termine nell'archivio. Non è possibile compilare il modulo “primario” con una semplice matita. Tutte le posizioni vacanti vengono cancellate.

Il dirigente, con l'approvazione del capo contabile, nomina delle persone che certificano con le loro firme la realtà e la legalità di questi documenti primari.

Quando vengono ammessi al reparto contabilità, controllano la disponibilità delle informazioni obbligatorie, l'accuratezza dei calcoli e prendono nota per impedirne la riaccettazione.

Elenco dei documenti di pagamento

Ogni fatto della vita economica è soggetto a registrazione in un documento contabile primario. Non è consentito accettare come documenti contabili documenti che documentino fatti della vita economica non avvenuti, compresi quelli sottostanti operazioni immaginarie e fittizie.

Legge federale n. 402-FZ del 6 dicembre 2011 (modificata il 23 maggio 2016) "Sulla contabilità"

paragrafo dell'articolo 9

Ogni evento finanziario è confermato dalle tipologie appropriate di documenti primari.

Ad esempio, l'accettazione e lo smaltimento della merce vengono documentati con fatture. La ricezione e la partenza dei fondi attraverso la banca sono documentate da ordini di pagamento. Il movimento di denaro attraverso il registratore di cassa è confermato da ordini di cassa. La partenza degli autisti verso la linea è accompagnata da lettere di vettura.

Le forme degli ordini di pagamento e degli ordini di pagamento sono approvate dalla legge. Devono essere pienamente conformi ai campioni approvati. Le posizioni di questi documenti sono redatte rigorosamente secondo le istruzioni che stabiliscono le regole per la compilazione. Non è consentito impartire ordini di pagamento e di cassa in qualsiasi forma ed eseguire operazioni di pagamento tramite banca o cassa con altri documenti.

In quale forma va redatto il documento “primario”?

Esempi di forme legali di documenti di pagamento sono mostrati nelle fotografie sottostanti.

Gli ordini di pagamento vengono compilati con la partecipazione della banca.

L'ordine di ricevuta di cassa è firmato solo dagli addetti alla contabilità. Alla persona che ha depositato il denaro viene rilasciata una ricevuta, staccata dall'ordine specifico. Conferma il fatto di depositare denaro con questo ordine.

L'ordine di ricevuta di cassa, oltre al capo contabile e al cassiere, è firmato dal gestore e dal destinatario del denaro. Se un singolo imprenditore non ha un contabile, firma lui stesso i documenti. Ciò conferma la destinazione dell'importo emesso.

Come compilare i documenti commerciali

Quando si documenta il fatto della vendita, viene solitamente utilizzata una lettera di vettura. Contiene informazioni su nomi, indirizzi, coordinate bancarie delle parti, numero assegnato, data della transazione, nomi di merci, prezzo, quantità, costo, unità di misura, importo dell'imposta maturata, documenti allegati. È firmato dalle persone autorizzate dai responsabili di ciascuna parte della transazione. Le firme devono essere decifrate e indicare posizioni, cognomi e iniziali. Una volta completate, le fatture vengono timbrate su entrambi i lati.

Il modulo della fattura è mostrato di seguito.

In caso di trasferimento di merci tramite corriere, viene solitamente emessa una lettera di vettura, un documento che conferma una transazione tripartita tra venditore, acquirente e corriere. Il venditore trasferisce la merce al corriere. Il corriere accetta la merce dal venditore, la trasporta e la trasferisce all'acquirente. L'acquirente accetta la merce dal corriere. In questo modo si conferma il fatto del trasferimento della proprietà dall'acquirente al venditore.

Tassazione delle transazioni nel sistema comune

I soggetti contribuenti dell'imposta sul valore aggiunto emettono per ogni vendita una fattura, che non costituisce un documento contabile primario. Non conferma il fatto della vendita, poiché è firmato solo da una delle parti coinvolte nella transazione. L'imposta maturata dal venditore nella fattura non influisce sul risultato finanziario del venditore, poiché il venditore non paga questa IVA. L'acquirente non accetta la fattura a fini contabili perché è firmata da una persona che non è responsabile nei suoi confronti dell'esattezza dei dati, un rappresentante del venditore.

Una fattura per il pagamento dei prodotti emessa dal venditore non è riconosciuta come documento principale. Ciò non dimostra il verificarsi di un evento che incide sul risultato finanziario, non conferma la transazione - la firma di una delle parti non conferma il pagamento.

Il contratto si riferisce a documenti primari?

Molti eventi economici sono accompagnati da contratti che, di norma, registrano le intenzioni dei partecipanti e non confermano ogni transazione finanziaria. Ad esempio, i contratti di fornitura stabiliscono l'obbligo di una parte di consegnare una determinata quantità di prodotti entro una data specificata e dell'altra di accettarli e pagarli. Poiché i contratti definiscono eventi che non si sono verificati, non sono accettati nella contabilità.

Cosa dovrebbe sapere un commercialista sui moduli “primari”.

La forma dei documenti contabili primari è determinata dal capo dell'entità economica su raccomandazione del funzionario responsabile della tenuta delle scritture contabili. Le forme dei documenti contabili primari per le organizzazioni del settore pubblico sono stabilite in conformità con la legislazione sul bilancio della Federazione Russa.

Legge federale n. 402-FZ del 6 dicembre 2011 (modificata il 23 maggio 2016) "Sulla contabilità"

paragrafo 4 dell'articolo 9

L'elenco delle organizzazioni del settore pubblico comprende:

• istituzioni statali (comunali);
• agenzie governative;
• enti governativi locali;
• strutture di gestione dei fondi statali fuori bilancio;
• organi di gestione dei fondi statali territoriali fuori bilancio.

Per queste persone, i moduli contabili primari sono stati approvati con Ordinanza del Ministero delle Finanze russo del 30 marzo 2015 n. 52n (come modificata il 16 novembre 2016).

Tra i moduli nominati in questo ordine non sono presenti fatture né contratti. L'acquisizione e la cessione è documentata da fatture ed atti.

Di seguito è riportato un esempio di una delle fatture emesse da tutti gli enti governativi.

Come apportare correzioni ai documenti contabili

Sono consentite correzioni nel documento contabile primario, salvo diversamente stabilito dalle leggi federali o dagli atti normativi degli organismi statali di regolamentazione della contabilità. La correzione nel documento scientifico originale deve contenere la data della correzione, nonché le firme delle persone che hanno redatto il documento in cui è stata apportata la correzione, indicandone i cognomi e le iniziali o altri dati necessari all'identificazione di tali persone.

Legge federale n. 402-FZ del 6 dicembre 2011 (modificata il 23 maggio 2016) "Sulla contabilità"

paragrafo 7 dell'articolo 9

Per correggere un errore, cancella ciò che non è corretto e scrivi ciò che è corretto.

La correzione di un errore nel documento primario deve essere indicata dalla dicitura “corretto”, confermata dalla firma delle persone che hanno firmato il documento, e deve essere indicata la data della correzione.

Regolamento sui documenti e sul flusso dei documenti nella contabilità (approvato dal Ministero delle Finanze dell'URSS il 29 luglio 1983 n. 105)

Ogni correzione è confermata da:

• data di correzione;
• firme delle persone che hanno compilato il documento in cui è stata apportata la correzione;
• indicazione dei cognomi e delle iniziali delle persone che hanno compilato il documento o di altri elementi necessari all'identificazione di tali persone.

L'assenza di qualsiasi dettaglio dall'elenco rende illegale la correzione.

Nella foto è mostrato un esempio di correzione in fattura.

Affinché la correzione abbia forza giuridica innegabile, è redatta come segue. Sui margini liberi del documento, scrivi: "Corretto da" e scrivi ciò che si è rivelato errato. Continua: “on” e scrivi ciò che pensano sia corretto. Poi scrivono: “credo”, indicano la data, mettono le firme dei responsabili, i loro cognomi e le iniziali. In questo tipo di correzione sono escluse le modifiche non concordate dai firmatari.

Non sono ammesse correzioni al contante e ai documenti bancari.

La documentazione primaria occupa un posto abbastanza importante tra tutta la documentazione conservata dal reparto contabilità. Viene costantemente controllato dal servizio fiscale e deve essere redatto in conformità con le norme e le leggi necessarie in vigore nella Federazione Russa. Parleremo nel nostro articolo di cosa si riferisce alla documentazione primaria, come formalizzarla e redigerla correttamente, per non avere successivamente problemi con l'ispettorato fiscale.

Documentazione primaria in contabilità: che cos'è?

I documenti primari costituiscono la base su cui possono essere effettuate le registrazioni contabili e inserite nel registro generale. Questa è una parte importante della documentazione gestionale di un'impresa o organizzazione.

In tutte le imprese che lo Stato ha obbligato a tenere i registri contabili, le transazioni commerciali devono essere formalizzate in conformità con la documentazione primaria. Per transazione commerciale si intende qualsiasi attività di un'impresa che comporti lo spostamento di fondi o la struttura del suo patrimonio.

Secondo la normativa contabile, la predisposizione della documentazione primaria deve avvenire contestualmente all'attività aziendale, ovvero deve essere immediatamente documentata. Ma se ciò non è possibile, puoi presentare la documentazione immediatamente dopo la fine dell'azione.

La documentazione primaria può essere predisposta sia su supporto cartaceo che informatico. Ma nella seconda opzione, tutti i documenti devono essere certificati con una firma elettronica, altrimenti semplicemente non avranno valore legale. Ma se il contratto indica chiaramente la presenza di una versione cartacea del documento, allora deve essere disponibile.

I documenti primari verranno conservati per 4 anni. Durante questo periodo, l'ufficio delle imposte ha il diritto di richiederli in qualsiasi momento per controllare te e la tua controparte. Dovresti prestare particolare attenzione ai documenti in cui acquisti qualsiasi cosa. Ricordate, è grazie a loro che potrete adire il tribunale in caso di necessità.

Separazione dei documenti per fasi aziendali

Tutte le transazioni effettuate da un'impresa o organizzazione possono essere suddivise in 3 fasi:

1. Discussione dei termini dell'accordo. In questo momento, devi discutere tutte le sfumature e giungere a un'opinione comune. Il risultato di questa fase sarà la firma di un contratto e l'emissione di una fattura per il pagamento.
2. Pagamento secondo l'accordo. Dovrà essere confermato da un estratto conto corrente se il pagamento è stato effettuato tramite bonifico bancario, oppure da assegni e rigorosi moduli verbali se il pagamento è stato effettuato in contanti.
   La seconda opzione viene spesso utilizzata dai dipendenti di un'organizzazione quando prendono in conto i fondi.
3. Ricezione di beni o servizi pagati. Devono esserci prove che confermino che i beni sono stati ricevuti o che il servizio è stato fornito, altrimenti il ​​servizio fiscale semplicemente non ti consentirà di ridurre l'importo della riscossione delle imposte.

La conferma può essere una polizza di carico o una ricevuta in caso di ricezione di merci, o un certificato di completamento dei lavori in caso di fornitura di un servizio.

Quali documenti sono richiesti?

A seconda dell'operazione che verrà effettuata, l'elenco dei documenti richiesti potrà variare. Diamo un'occhiata all'elenco più comune dei documenti richiesti. In genere, tutti i documenti vengono preparati dall'appaltatore o dal fornitore di beni.

L'elenco dei documenti è simile al seguente:

Caratteristiche del registro contabile

Dopo che i documenti primari sono stati preparati, vengono controllati forma e contenuto. Successivamente, se tutto è fatto correttamente, vengono formalizzati e avviene il raggruppamento economico dei dati in esso contenuti nella contabilità generale. Per fare ciò, tutte le informazioni sul saldo della proprietà, sulla liquidità e sulle transazioni commerciali della società dai documenti primari (gratuiti) vengono trasferite ai registri contabili.

Gli stessi registri contabili sono tabelle specializzate realizzate in una forma rigorosamente specificata, nel pieno rispetto del raggruppamento economico delle informazioni sulla proprietà della società e delle fonti della sua occorrenza.

Tutti i registri esistenti sono divisi in 3 gruppi:

• Su appuntamento. In base a questo criterio i registri si dividono in cronologici, sistematici e combinati. Ogni singolo tipo ha il proprio ordine di salvataggio dei dati.
• In base alla generalizzazione dei dati, i registri si dividono in integrati e differenziati. Ciascuno può essere considerato dal particolare al generale, o viceversa, dalla rendicontazione ai documenti primari.
• Per apparenza. Possono avere una forma quasi arbitraria: un libro, una rivista, un biglietto, dei fogli stampati.

I registri contabili devono contenere:

• Titolo completo.
• Il periodo di tempo specificato per la registrazione delle transazioni commerciali e a quale periodo di fatturazione si riferisce.
• Firme e iniziali delle persone responsabili. Ciò consente, in caso di questioni controverse, di individuare e indicare i soggetti che hanno preso parte alla transazione.

Le transazioni commerciali effettuate devono riflettersi esattamente nel periodo in cui sono state effettuate. Se la riflessione documentale non può essere effettuata direttamente durante una transazione commerciale, la registrazione deve essere effettuata immediatamente dopo la sua conclusione.

In generale, i registri contabili vengono creati al fine di accumulare e sistematizzare le informazioni sui documenti primari accettati per la registrazione al fine di visualizzare i rendiconti finanziari. Se la documentazione finanziaria e primaria di un'impresa è archiviata in forma stampata, su richiesta di altri partecipanti alle operazioni commerciali o delle forze dell'ordine (se ciò è di loro competenza), le copie devono essere fornite dalla persona che le ha compilate e li hanno presentati per la firma.

1c documentazione primaria contabile

Durante lo svolgimento di attività finanziarie e commerciali, un contabile dovrà lavorare con un'enorme quantità di documentazione. Si tratta di vari moduli, contratti, documentazione di reporting, stime e calcoli. Alcuni di essi non sono di grande importanza e sono secondari, ma ci sono anche documenti molto importanti in cui anche un piccolo errore può portare a conseguenze disastrose per l'intera azienda e per i singoli funzionari. Questi sono i documenti principali dell'organizzazione.

Con l'aiuto del programma 1C sarai in grado di controllarli e gestirli molto più facilmente. Le sue funzioni comprendono la gestione dei documenti di spedizione e monetari, dei documenti di magazzino e di quelli relativi al commercio al dettaglio.

Oggi, il software 1C occupa una posizione di leader tra i programmi di contabilità costantemente utilizzati nel nostro paese.

Tra le funzioni 1C più popolari ci sono le seguenti:

• Completa automazione di tutti i tipi di contabilità.
• Calcolo buste paga per i dipendenti.
• Gestione contabilità del personale e della produzione.

Il programma ha un gran numero di modalità e impostazioni, con le quali puoi personalizzarlo completamente per te stesso, regolarlo nel modo che preferisci.

La preparazione della documentazione primaria è un compito complesso e scrupoloso, ma semplicemente necessario. Le moderne tecnologie informatiche e i dipendenti altamente qualificati ti aiuteranno. Se ti avvicini con tutta la responsabilità e la conoscenza della questione, non ci saranno problemi.

In contatto con

Le transazioni commerciali delle imprese sono documentate con documenti contabili primari. La registrazione viene effettuata al momento della transazione o immediatamente dopo la sua conclusione. Le imprese compilano la modulistica primaria in modo continuativo, documentando tutti gli oggetti e le operazioni.

I documenti vengono conservati su supporto cartaceo o elettronico con successiva uscita su supporto cartaceo. Se il modulo elettronico è certificato da una firma, il modulo cartaceo costituisce una copia. Dopo il 19 giugno 2015, il flusso di documenti elettronici è consentito tra le imprese che hanno un accordo reciproco.

Definizione e concetto di questa documentazione

Per documenti primari si intendono moduli, in base al quale tengono conto:

• Ricezione ed emissione di articoli di inventario, contanti e altri beni coinvolti nelle attività commerciali.
• Registrazione della ricevuta delle immobilizzazioni.
• Emissione di fondi responsabili, titoli, salari.
• Registrazione dei servizi forniti e dei lavori eseguiti.
• Conservazione dei registri del personale.
• Altre azioni e operazioni dell'impresa.

Per informazioni su quali sono i documenti contabili primari, vedere il seguente video:

Regolazione legislativa della questione e regole fondamentali di registrazione

La procedura per la preparazione e la conservazione della documentazione primaria è regolata dalla legge "Sulla contabilità".

La composizione delle informazioni sui documenti deve essere trattata in modo responsabile. I documenti costituiscono la base della contabilità e della tassazione.

I moduli sono giuridicamente vincolanti se i dettagli richiesti sono disponibili:

• Nome del modulo.
• Data di preparazione.
• Dati di un'entità economica.
• Contenuto dell'operazione.
• Espressione naturale e monetaria del fatto dell'attività economica.
• Dettagli della persona che ha certificato il documento.
• Firma della persona responsabile.

L'assenza di qualsiasi dettaglio non consente l'utilizzo del documento in contabilità. I dati contabili primari devono essere documentati e giustificati economicamente.

Durante la compilazione dei moduli, i dipendenti aziendali potrebbero commettere errori e imprecisioni.

Consentito correggere un'immissione errata nel seguente ordine:

• Cancellazione del testo errato. I dati di errore devono essere leggibili.
• Inserendo accanto la voce corretta e commentando: “Vero” oppure “Credi a quella corretta”.
• Indicando la data della correzione.
• Certificazione del testo con firma con trascrizione dei dati di chi ha apportato le correzioni.

Grazie alla possibilità di compilare un modulo in forma dattiloscritta e manuale, è possibile apportare correzioni anche a documenti stampati utilizzando programmi specializzati.

Documenti di origine possono avere forme di esecuzione errate nella forma:

• Nessun sigillo. A causa dell'introduzione del presupposto che sia possibile preparare la documentazione senza utilizzare il sigillo, un'impresa può emettere moduli senza timbro. Per evitare pretese da parte delle autorità fiscali, il diritto deve essere sancito da atti e accordi interni locali.
• Firma facsimile. Il diritto di utilizzo dei facsimili deve essere concordato con i partner. Le autorità fiscali non accettano documenti fax.
• Firme di persone non specificate negli ordini. Questa svista può essere corretta indicando il diritto di firmare i documenti da parte di coloro che redigono i moduli.

Per l'assenza di documenti contabili o l'utilizzo di moduli compilati con dati insufficienti e utilizzati a fini fiscali si applica la sanzione pecuniaria ai sensi dell'art. 120 Codice Fiscale della Federazione Russa.

Se non hai ancora registrato un'organizzazione, allora modo più semplice Questo può essere fatto utilizzando servizi online che ti aiuteranno a generare gratuitamente tutti i documenti necessari: se hai già un'organizzazione e stai pensando a come semplificare e automatizzare la contabilità e il reporting, i seguenti servizi online verranno in soccorso e sostituirà completamente un contabile presso la tua azienda e farà risparmiare molto tempo e denaro. Tutti i rapporti vengono generati automaticamente, firmati elettronicamente e inviati automaticamente online. È ideale per singoli imprenditori o società a responsabilità limitata con sistema fiscale semplificato, UTII, PSN, TS, OSNO.
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Funzionalità di creazione di moduli

L'azienda può utilizzare moduli standardizzati o svilupparli in modo indipendente.

Elenco dei documenti applicabili approvato nell'allegato alla politica contabile dell'impresa.

Non autorizzato sviluppare in modo indipendente documenti per il mantenimento:

1. Contabilità di cassa.
2. Calcoli utilizzando la tecnica PKM.
3. Trasporto di trasporto.

Altri documenti sviluppati dai ministeri per uso altamente specializzato non vengono sostituiti. Ad esempio, le imprese non modificano i moduli standard approvati dal Ministero dei Trasporti.

La pratica dimostra che le imprese utilizzano prevalentemente forme unificate. Quando un'azienda sviluppa i propri moduli contabili si segue la procedura:

• Inclusione dei dettagli richiesti.
• Approvazione della modulistica secondo il flusso documentale stabilito dal principio contabile.
• Informare il Servizio fiscale federale sull'uso dei moduli.
• Coordinamento della modulistica documentale con i partner e allegato della modulistica all'accordo. Per i partner che utilizzano moduli per il calcolo delle imposte, è necessario avere la conferma della legalità e della forza giuridica dei documenti.

Tipi di moduli utilizzati dipendono dal profilo dell’impresa.

Cosa è incluso nell'elenco di questi documenti

Moduli contabili primari raggruppati per tipologia di intervento.

Le imprese in contabilità utilizzo:

Un gruppo significativo di documenti primari è destinato alla conservazione dei registri del personale.

Data di scadenza

L'impresa deve garantire la sicurezza dei documenti contabili primari per 5 anni. Potrebbero essere necessari moduli per chiarire i dati e confermare la correttezza della contabilità e il pagamento delle tasse al bilancio durante un audit.

Le eccezioni includono moduli che confermano il pagamento dei salari ai dipendenti. Le carte conto, gli ordini del personale, gli estratti conto vengono conservati per 75 anni.

La conservazione è effettuata dall'azienda o dall'archivio comunale.

Le sfumature della circolazione di questi documenti sono delineate nel seguente video:

Il flusso dei documenti nelle organizzazioni è parte integrante dei processi aziendali. I documenti contabili sono progettati per registrare per iscritto tutti gli eventi che si verificano nelle imprese che influiscono sulle questioni lavorative.

L'essenza e il significato dei documenti contabili

I requisiti legislativi, in particolare le disposizioni della legge contabile, rendono obbligatorio documentare tutti gli eventi nella sfera economica. I documenti contabili vengono utilizzati per confermare il completamento di qualsiasi transazione e servono come prova scritta dei processi in corso.

Un documento contabile è una forma in cui è possibile registrare eventi attuali, la loro valutazione e altri criteri che distinguono una transazione commerciale.

Per tipologia, i documenti contabili finanziari e il loro scopo possono essere classificati come segue:

1. Amministrativo. Sulla base di essi, le transazioni commerciali non vengono registrate. Questi documenti fungono da istruzioni per eseguire determinate azioni. Questo gruppo comprende gli ordini e le istruzioni della direzione.
2. A discarico: confermare il completamento delle transazioni effettive nelle attività correnti della società. Costituiscono la base per la registrazione, ad esempio, di atti di accettazione e trasferimento di valori, fatture per svalutazione, movimenti interni. Spesso la loro presenza deve essere confermata da documenti amministrativi.
3. I documenti contabili sono progettati per semplificare la procedura contabile. Sono varie dichiarazioni, certificati contabili che spiegano la procedura per eseguire le azioni e la loro opportunità.
4. I documenti combinati presentano allo stesso tempo le caratteristiche di documenti amministrativi e di documenti a discarico. Servono come base per l'emergere di una transazione commerciale e contengono anche un'indicazione del suo completamento. In questo caso, a titolo di esempio, possiamo considerare i documenti di cassa (ordine di cassa spese).

Cosa si applica ai documenti contabili

I documenti che regolano la contabilità sono formati secondo l'ordine in cui sono stati compilati, cioè sono divisi in primari e consolidati. La base per effettuare le registrazioni contabili sono i documenti contabili primari. Possono essere generati direttamente presso l'azienda oppure ricevuti dall'esterno, da fornitori, acquirenti e altre controparti. I principali documenti contabili collegati a quelli primari sono fatture, pagamenti, contanti, documenti bancari e altri. I rapporti riepilogativi sono compilati sulla base di dati primari e contengono informazioni generalizzate.

A seconda del loro contenuto possono assumere valori materiali e monetari. La parte materiale riflette la presenza e il movimento di merci e altri oggetti di valore. Ad esempio, gli atti di accettazione e di trasferimento, le fatture di rilascio delle merci danno un'idea precisa delle tipologie e delle quantità dei beni traslocati. Viene inoltre fornita una stima del costo dell'operazione eseguita.

Alcuni documenti riguardano esclusivamente quelli di liquidazione. Parliamo di buste paga, vaglia postali, estratti conto. Le informazioni che trasportano sono esclusivamente di natura finanziaria: lo stato degli accordi con gli appaltatori, le retribuzioni ai dipendenti.

Fino a poco tempo fa, rimaneva il requisito dell'uso obbligatorio di moduli unificati nella contabilità. L'entrata in vigore della legge n. 402-FZ sulla contabilità consente alla direzione delle organizzazioni di sviluppare autonomamente forme di documenti primari. Ma allo stesso tempo permangono alcuni requisiti per la presenza di dettagli obbligatori. Cioè, nella contabilità primaria, l'unico documento contabile valido è un modulo che riflette le seguenti informazioni:

• nome e data di preparazione del modulo;
• dettagli dell'entità commerciale;
• il contenuto dell'operazione e le sue caratteristiche in termini monetari e quantitativi;
• firme delle persone responsabili.

A cosa servono i documenti contabili?

Per le organizzazioni e persino per gli imprenditori, l’importanza dei documenti contabili è grande. Non servono solo come conferma dei fatti compiuti dell'attività economica, ma aiutano anche a determinare l'attuale situazione finanziaria dell'azienda. Sulla base di essi, i soggetti effettuano calcoli fiscali, mentre la riduzione della base imponibile è possibile solo se dispongono di documenti redatti correttamente dal punto di vista legislativo.

L'assenza dei documenti, dei certificati e delle dichiarazioni primari necessari può successivamente creare molti problemi all'organizzazione, sollevando ulteriori domande da parte delle autorità di regolamentazione. Spesso questo fatto serve come base per ricalcolare la base imponibile.

Quali documenti contabili dovrebbe avere una LLC per garantire il funzionamento continuo dell'impresa? A seconda delle specifiche del lavoro, si tratta di documenti che regolano le attività dell'impresa: ordini, istruzioni, politiche contabili. La conferma dei fatti relativi alle entrate ricevute e alle spese effettuate sono fatture, fatture, buste paga con il personale e altri contanti e documenti bancari. Per semplificare la procedura contabile, sono ampiamente utilizzati fatturati e prospetti cumulativi contenenti informazioni generali su transazioni omogenee.

Trasferimento dei documenti e periodo di conservazione

Considerato che il ruolo e l'importanza dei documenti contabili sono innegabili per ogni entità aziendale, anche la loro circolazione e conservazione devono essere soggette a determinate regole.

Le organizzazioni elaborano autonomamente un programma del flusso di documenti primari, che comprende le seguenti fasi:

• accoglienza o registrazione;
• trattamento;
• magazzinaggio;
• trasferimento in archivio.

La pianificazione specificata dovrebbe contenere l'intervallo di tempo ottimale per l'elaborazione dei dati ricevuti. Se necessario, sono consentiti adeguamenti ai periodi stabiliti.

L'archiviazione dei documenti primari è fornita dai dipendenti del servizio di contabilità. Allo stesso tempo, quando si cambiano le persone responsabili, è necessario redigere un atto di accettazione e trasferimento dei documenti contabili, un campione del quale viene sviluppato tenendo conto delle caratteristiche dell'azienda. Ma allo stesso tempo, è necessario creare un registro dettagliato dei documenti contabili durante il trasferimento dei casi, un campione del quale fornirà informazioni complete sul volume delle transazioni esistente.

Il periodo di conservazione dei documenti varia a seconda della loro finalità. Le informazioni che forniscono dati sul calcolo delle imposte devono essere disponibili per almeno 4 anni. I moduli informativi sui dipendenti compilati vengono conservati per un massimo di 75 anni.

Registro dei documenti contabili in fase di trasferimento delle pratiche (campione)

Ma quasi ogni attività imprenditoriale è accompagnata da una notevole quantità di documentazione varia. Una domanda ragionevole diventa: quali sono i documenti primari?

Informazioni di base

Per contabilità primaria si intende la fase iniziale di generalizzazione delle singole operazioni aziendali, che caratterizzano i principali processi dell'organizzazione.

Sono rilevati come oggetti contabili:

• approvvigionamento delle materie prime per il processo produttivo;
• acquisto di risorse materiali e loro successiva spesa;
• spese per attività produttive;
• movimento dei prodotti finiti e della produzione non finita;
• volume dei prodotti finiti;
• spedizione e vendita di prodotti;
• operazioni di liquidazione con fornitori, clienti e acquirenti;
• reporting a banche, fondatori e istituzioni finanziarie;
• altro.

Tutte queste operazioni sono accompagnate da documentazione. Le informazioni sui processi aziendali e le relative sfumature vengono visualizzate nella documentazione principale.

Concetti basilari

La definizione di documento primario è un documento che copre le informazioni iniziali sui risultati di un'attività.

Il documento principale è la prova scritta dell'attuazione di una transazione commerciale. Tale documento viene redatto al momento dell'operazione o immediatamente dopo la sua conclusione.

Cioè, i documenti contabili che confermano il fatto di una transazione commerciale sono considerati primari. Qualsiasi informazione presente nei documenti primari è necessaria per la visualizzazione in contabilità.

Per accumularlo e sistematizzarlo, vengono utilizzati i registri contabili. Contengono dati su tutte le transazioni commerciali effettuate nell'organizzazione.

Dopo un certo periodo, le informazioni provenienti dai registri contabili in forma raggruppata vengono spostate nel bilancio.

Le principali tipologie di documenti primari sono:

• vaglia postali;
• / eccetera.

Questi documenti contengono informazioni sulla transazione commerciale effettuata. In alcuni casi, le forme dei documenti primari sono classificate come forme di segnalazione rigorose.

In base alla tipologia delle transazioni, la documentazione primaria è suddivisa in documenti contabili relativi a immobilizzazioni, salari, transazioni in contanti, contanti, ecc.

Merita un'attenzione speciale. In realtà, questo documento non è affatto primario, poiché non delinea una specifica transazione commerciale, essendo un'appendice del documento primario.

La necessità di una fattura sorge durante il processo di riscossione dell'IVA. Tuttavia, allo stesso tempo dovrai presentare una fattura o un atto.

Allo stesso tempo, il codice fiscale menziona la fattura in connessione diretta con i documenti primari.

Quali sono le loro funzioni

Lo scopo fondamentale del documento primario è confermare la validità legale della transazione commerciale completata.

Contestualmente, nell'esecuzione delle operazioni, viene stabilita la responsabilità di alcuni esecutori per le operazioni compiute.

Il documento primario memorizza tutte le informazioni necessarie su una specifica transazione commerciale e il fatto dell'esistenza del documento conferma l'esecuzione dell'azione.

Cioè, i documenti primari memorizzano i dati su tutte le attività commerciali dell'organizzazione. La documentazione primaria viene archiviata per soddisfare le esigenze personali dell'impresa, nonché per la fornitura alle autorità di regolamentazione.

È sulla base dei documenti primari che viene effettuata la contabilità. Sulla base dei dati disponibili nei documenti, viene creato il reporting finanziario e fiscale.

Quadro normativo attuale

Le regole di base sui documenti contabili primari sono definite nella legge federale n. 402 del 6 dicembre 2011 "Sulla contabilità".

Ma sebbene l’uso di alcuni moduli unificati non sia considerato obbligatorio, nulla ne vieta l’uso.

La decisione in merito spetta al capo dell'entità economica. È lui che approva la modulistica dei documenti primari su proposta del responsabile della contabilità.

Nel modulo, il codice si trova nell'angolo in alto a destra. Se un'operazione commerciale viene completata non utilizzando un modulo standard, ma utilizzando un modulo sviluppato in modo indipendente, non è necessario registrare il "codice".

Ai sensi dell'articolo 19 del presente provvedimento, non è consentita la presenza di rettifiche, macchie e cancellature, ovvero l'uso di mezzi correttivi nella documentazione bancaria, nelle ricevute/ordine di spesa, nelle ricevute allegate e nei documenti sostitutivi degli stessi.

Se viene rilevato un errore, i documenti bancari e di cassa non possono essere accettati per l'esecuzione. Devono essere riformulati tenendo conto dei requisiti di base.

È importante che i documenti in contanti eseguiti in modo errato o danneggiati non possano essere distrutti. Essi devono essere barrati e poi allegati al verbale di cassa (registro) del giorno in cui sono stati emessi.

Sfumature emergenti

Nel processo di elaborazione ed elaborazione dei documenti primari emergono molte sfumature diverse. Tra i principali si possono segnalare:

Che cos'è un documento fronte-retro

In alcuni casi, quando si prepara la documentazione primaria, è consentito utilizzare un documento primario fronte-retro. Questa è la forma di un documento di trasferimento universale (UDD).

Video: documenti primari

Il modello UPD è un modulo funzionante di fattura, che è integrato con gli indicatori essenziali della documentazione primaria.

Lo stato “1” dell'UPD consente a questo documento di sostituire non solo una fattura, ma anche un documento o una fattura.

Allo stesso tempo, l'UTD viene utilizzato contemporaneamente nei calcoli e nel riconoscimento delle spese nel processo di tassazione degli utili. L'UPD con stato “2” sostituisce solo l'atto o la fattura.

L'UPD combina gli elementi di una fattura e un documento primario che conferma il completamento di una transazione commerciale. La legislazione non vieta l'emissione di fatture o bolle di consegna su entrambi i lati di un supporto cartaceo.

Devo timbrarlo?

I sigilli non rientrano tra gli elementi obbligatori dei documenti primari. Non se ne parla nell’articolo 9, parte 2, della legge federale n. 402.

Pertanto, è necessario apporre un timbro se l'organizzazione utilizza un proprio documento che richiede un sigillo.

Ma allo stesso tempo è imperativo certificare con un sigillo quei documenti per i quali la presenza di un sigillo è prevista dalla legge. Questi includono, ad esempio, fatture e.

Inoltre, la necessità di un sigillo può essere determinata dalla politica contabile dell'organizzazione o previo accordo delle parti.

Chi è responsabile della loro sicurezza?

L'articolo 17 della legge federale "sulla contabilità" obbliga le organizzazioni a conservare la documentazione primaria, i registri contabili e i rendiconti finanziari per un periodo determinato.

Secondo gli standard dell'organizzazione statale degli affari archivistici, questo periodo non può essere inferiore a cinque anni. Durante l'archiviazione deve essere garantita la protezione contro modifiche non autorizzate.

Eventuali correzioni dovranno essere motivate e opportunamente certificate. Il contenuto dei registri contabili e dei bilanci costituisce un segreto commerciale.

Della loro divulgazione sono responsabili le persone che hanno accesso alle informazioni in conformità con le norme della legislazione della Federazione Russa. Inizialmente, i documenti contabili primari vengono archiviati in armadi chiusi sotto la supervisione del capo contabile dell'organizzazione.

I documenti correttamente elaborati vengono trasferiti per l'archiviazione nell'archivio. Il titolare dell'impresa è direttamente responsabile della loro sicurezza.

La presenza di documenti contabili primari è parte integrante delle attività di qualsiasi organizzazione.

Senza di essi, la normale esistenza di un'impresa è praticamente impossibile. Pertanto, è così importante conoscere e seguire la procedura per la redazione e l'elaborazione dei documenti primari.

Ogni azienda deve utilizzare moduli standard per riflettere i fatti delle transazioni commerciali. Consideriamo quali forme unificate di documenti contabili primari sono approvate dal governo. ContenutoAspetti importanti Quali forme di documenti contabili primari vengono utilizzati (elenco)? Qual è la loro durata di conservazione...