Introducere

„Gestionarea biroului (sau suportul documentației pentru management) este o ramură de activitate care asigură documentarea (înregistrarea informațiilor pe diverse medii conform regulilor stabilite) și organizarea muncii cu documente oficiale.”

Informațiile conținute în documentele organizației sunt importante pentru funcționarea organizației în ansamblu. Documentația de personal are propriile caracteristici, deoarece este legat nu numai de activitățile organizației, ci și de multe fapte ale activităților societății în ansamblu.

Una dintre cele mai importante funcții ale serviciului de personal al unei organizații este documentarea relațiilor de muncă. Documentația întocmită în serviciul de personal cuprinde documente cu diverse scopuri funcționale: documente contabile primare, administrative, personale etc.

Serviciul de resurse umane procesează și utilizează un număr mare de documente importante, astfel încât angajații trebuie să cunoască corectitudinea execuției lor, care este reglementată de diverse acte legislative și de reglementare, instrucțiuni ale Federației Ruse (Codul Muncii al Federației Ruse, Rezoluții ale Comitetul de Stat de Statistică al Federației Ruse etc.)

1. Fișă personală pentru evidența personalului (chestionar)

Fișa personală pentru evidența personalului este documentul contabil primar și formează baza dosarului personal al angajatului. Dosarele personale se păstrează, de regulă, pentru directorii și specialiștii organizației. Fișa personală de evidență a personalului conține informațiile necesare angajatorului atunci când decide să încheie un contract de muncă cu un salariat.

O fișă de înregistrare a personalului personal este o listă de întrebări despre datele biografice ale angajatului, educația, munca prestată de la începutul carierei sale profesionale, șederea în străinătate, premiile guvernamentale, serviciul militar, starea civilă, locul de reședință, detaliile pașaportului etc.

Fișa de evidență a personalului personal este completată manual de către angajatul însuși la aderare; la toate întrebările se răspunde integral, evitând abrevierile și omisiunile, corectările și ștersăturile.

Răspunsurile negative în coloanele fișei personale sunt date fără a repeta întrebarea (de exemplu, nu am o diplomă academică).

Răspunsurile la întrebările din fișa de evidență a personalului personal sunt date în deplină conformitate cu înregistrările conținute în documentele personale ale angajatului. La completare se folosesc următoarele documente personale:

· pașaport;

· Istoria Angajărilor;

· legitimatie militara;

· documente educaționale;

· documente privind premiile;

· documente despre inventii;

· documente ale Comisiei Superioare de Atestare privind acordarea diplomelor academice etc.

Este deosebit de important să completați elementul „Executat

munca de la începutul angajării.” Articolul este completat în conformitate cu înregistrările din carnetul de muncă. Dacă activitatea de muncă a fost întreruptă dintr-un motiv oarecare, acestea trebuie indicate (boală, studiu etc.).

Fișa de evidență a personalului are loc pentru fotografia angajatului.

Fișa de evidență personală a personalului este semnată de un angajat al organizației.

Alături de fișa de evidență a personalului personal, se folosește un formular contabil similar - un chestionar. Are întrebări extinse pe anumite puncte (întrebări despre schimbarea numelui de familie etc.). În plus, chestionarul se semnează după verificarea datelor specificate în chestionar de către un angajat al serviciului de personal.

Informațiile despre modificările privind angajatul care au avut loc după completarea unei fișe de înregistrare a personalului personal (chestionar) sunt reflectate în Adăugarea la fișa personală pentru evidența personalului.

Completările la fișa personală de evidență a personalului includ: numele, prenumele și patronimul salariatului și două secțiuni în formă tabelară.

Prima secțiune indică mutațiile în carieră, indicând datele de intrare în funcție și de părăsire a funcției, indicând decizia privind aprobarea și concedierea salariatului.

În a doua secțiune sunt indicate modificări ale altor caracteristici contabile (despre premii, penalități etc.).

Toate modificările specificate în Addendumul la fișa de înregistrare a personalului personal trebuie confirmate prin documente primare relevante.

Detaliile obligatorii ale Addendumului la fișa de evidență a personalului includ note privind verificarea disponibilității și stării dosarelor personale. Semnele constau din inscripția „Dosar personal verificat”, dată și semnătură.

Astfel, o fișă de evidență a personalului (chestionar) este un document de încredere care conține informații despre angajat și formează baza de date primară despre personalul organizației.

În practică, în organizația noastră, în prezent, o fișă personală de evidență a personalului nu este menținută, ci se folosește mai degrabă completarea cardului personal al angajatului, de exemplu. un document care, în esență, este documentație contabilă secundară.

Pentru o mostră de completare și o formă aproximativă a Fișei de înregistrare a personalului personal, a se vedea Anexa 1. Formularul Fișei de înregistrare a personalului personal este atașat pentru anul 1984; în stadiul actual, o serie de probleme au suferit modificări (de exemplu, nu există întrebări despre afilierea la partid etc.), dar principalele Conținutul și exemplul de aplicare în practică sunt reflectate.

Anexa 2 prezintă forma Fișei de evidență a personalului utilizată în prezent.

2. Ordin de încetare a contractului de muncă la inițiativa salariatului

„Un ordin este un act juridic emis exclusiv de șeful unei organizații pentru a rezolva... personalul și alte probleme ale activităților sale.”

Una dintre funcțiile serviciului de personal este oficializarea procesului de mișcare a personalului în organizație, care se documentează prin crearea următoarelor documente de bază: comenzi pentru personal, programe de vacanță, memorii etc. Comenzile pentru personal se formează separat de principalele activitate și au propria numerotare cu adăugarea unei litere index „K”, „LS” sau „L/S”. Unul dintre ordinele privind personalul este Ordinul de încetare (încetare) a unui contract de muncă cu un salariat (concediere). Ordinul este completat pe baza formularelor unificate nr. T-8, T-8a și este utilizat pentru a oficializa concedierea lucrătorilor aprobată prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică din Rusia din 5 ianuarie 2004 nr. 1.

În conformitate cu art. 77 clauza 3 din Codul Muncii al Federației Ruse, temeiul rezilierii unui contract de muncă este rezilierea contractului de muncă la inițiativa angajatului, care îi conferă angajatului dreptul de a rezilia contractul de muncă în orice moment, pe baza acestuia. din proprie inițiativă, prin anunțarea în scris a angajatorului cu două săptămâni înainte, prin depunerea unei cereri.

Ordin de încetare a contractului de muncă la inițiativa salariatului este de natură managerială. Perioada de valabilitate a unei astfel de comenzi este de șaptezeci și cinci de ani. Abrevierile, greșelile de scriere și erorile în informații nu sunt permise în textul comenzii. Detalii de bază ale Ordinului privind încetarea contractului de muncă la inițiativa salariatului:

· Numele companiei;

· coduri de organizare în conformitate cu clasificatorii ruși (OKPO, OKUD);

· data încetării contractului de muncă;

· NUMELE COMPLET. angajat;

· Număr de personal;

· compartimentare structurală;

funcţie, specialitate, profesie, grad;

· motive de încetare a unui contract de muncă (motivul de încetare a unui contract de muncă la inițiativa unui salariat este articolul 77, clauza 3 din Codul muncii;

· baza de emitere a comenzii (decontul angajatului);

· semnătura personală a conducătorului organizației;

· semnătura personală a angajatului;

Un ordin de încetare a contractului de muncă la inițiativa unui salariat poate fi întocmit fie individual (Formularul T-8), fie colectiv pentru mai mulți salariați (Formularul T-8a), dar care conține o singură acțiune administrativă (Anexa 3, 4).

Un ordin de încetare a contractului de muncă la inițiativa unui angajat este semnat cu semnătura personală (olografă) a șefului organizației sau a unei persoane autorizate în acest sens prin actele constitutive. În perioada de absență temporară a managerului, acesta este semnat de persoana care își îndeplinește atribuțiile prin ordin (de exemplu, inginer-șef sau adjunct). În acest caz, ordinul trebuie să facă referire la îndeplinirea atribuțiilor de serviciu, indicând numele și parafa salariatului înlocuitor, și nu managerului absent.

Un ordin semnat folosind un fax sau de către o persoană neautorizată nu are forță juridică.

După semnare, ordinul este datat și numerotat, iar angajatul trebuie să citească ordinul împotriva semnăturii în ziua concedierii și să facă o înscriere în carnetul de muncă.

Astfel, Ordinul de încetare a contractului de muncă la inițiativa salariatului este de natură administrativă și este important atât pentru angajat, cât și pentru organizație, deoarece reglementează relaţiile de muncă iar executarea lor corectă ajută la soluţionarea conflictelor şi conflictelor de muncă.

3. Extras din procesul-verbal al ședinței (ședință, ședință)

Procesele de luare a deciziilor de management și deciziile în sine sunt documentate cu ajutorul proceselor verbale ale întâlnirilor (ședințe, întâlniri). Documentarea desfășurării ședințelor și proceselor-verbale este responsabilitatea angajatului responsabil cu gestionarea documentelor. Protocolul constă dintr-o parte introductivă și o parte principală. Uneori este necesar să se transmită oficialilor anumite elemente ale conținutului principal al protocolului; în acest scop, un Extras din procesul-verbal al ședinței (ședință, ședință).

Un extras din procesul-verbal al ședinței (ședință, ședință) conține următoarele detalii:

· Nume de afaceri;

· denumirea tipului de document (extras din protocol);

data întâlnirii;

· numărul de protocol;

· locul de compilare;

· cei prezenți și invitați;

· presedinte si secretar;

· titlul textului;

· text (agenda, ascultat, decis);

· semnături (fără semnături personale, doar cuvintele „Președinte”, „Secretar”);

· decodificarea numelor de familie cu inițiale.

Un extras din procesul-verbal al unei ședințe (ședință, ședință) trebuie să conțină o notă despre certificarea copiei și o notă despre execuție. Un exemplu de extras din procesul-verbal al unei ședințe (sesiune, ședință) este prezentat în Anexa 5.

Munca de birou in munca de personal

INTRODUCERE 1 FUNDAMENTE TEORETICE ALE PROCESULUI DE CAZ ÎN MUNCĂ DE HR 1.1 Sistem de documentare în managementul evidenței personalului 1.2 Documente obligatorii de personal generate în serviciul de personal al întreprinderii 2 PRACTICA PROCESULUI DE CAZ ÎN LUCRU HR PE EXEMPLU DE „POLIGRAF” CJSC 2.1 Caracteristici generale ale muncii de birou în munca de personal a SA Polygraph 2.2 Comenzi pentru personal și înregistrarea acestora în ZAO Polygraph 2.3 Rezoluția managerului 2.4 Efectuarea de înscrieri în carnetele de muncă. Completarea unui card personal 3 OPTIMIZAREA PROCESULUI DE CAZ ÎN SERVICIUL DE HR CONCLUZIE LISTA DE REFERINȚE UTILIZATE ANEXA 1 ANEXA 2 ANEXA 3 ANEXA 4 ANEXA 5 ANEXA 6

INTRODUCERE

O caracteristică a dreptului muncii modern este extinderea reglementării contractuale a raportului de muncă. Multe dintre problemele care au fost rezolvate anterior la nivel central pot face obiectul unui acord colectiv, contract sau contract de muncă. Da, art. 179 din Codul Muncii al Federației Ruse definește o listă specifică a lucrătorilor cărora li se acordă un drept preferențial de a rămâne la locul de muncă în cazul unei reduceri a numărului sau a personalului lucrătorilor și, în același timp, indică faptul că contractul colectiv poate prevăd alte categorii de lucrători care beneficiază de un drept preferențial de a rămâne la locul de muncă cu productivitate și calificare egală a muncii.

Sarcinile serviciului de personal au crescut acum datorită faptului că Codul Muncii al Federației Ruse a clasificat reglementările locale ca surse ale dreptului muncii: ordine și alte documente care conțin norme de drept al muncii. Trebuie avut în vedere că, în cazurile prevăzute de Cod, alte legi federale și alte acte juridice de reglementare ale Federației Ruse, contracte colective, acorduri, angajatorul, atunci când adoptă reglementări locale, trebuie să țină cont de opinia reprezentantului. corp de salariati. Toate cele de mai sus explică relevanța acestei lucrări.

Scopul lucrării este de a studia munca de birou în munca de personal.

Obiectivele lucrării sunt

• ia în considerare bazele teoretice ale organizării muncii de birou în munca personalului;
• studiază organizarea muncii de birou în munca de personal folosind exemplul Polygraph CJSC;
• ia în considerare metode de optimizare a organizării muncii de birou în munca de personal a SA Polygraph.

Subiectul lucrării este organizarea muncii de birou. Obiectul lucrării este SA Polygraph.

1 FUNDAMENTE TEORETICE ALE PROCESULUI DE CAZ ÎN MUNCĂ DE HR

1.1 Sistem de documentare în managementul evidenței personalului

Atunci când intră într-un loc de muncă, un cetățean intră într-o relație de muncă cu o organizație sau un antreprenor individual. Conținutul acestor relații îl reprezintă drepturile și obligațiile reciproce de muncă ale angajatorilor și angajaților. Angajatorul este obligat să asigure salariatului munca prevăzută prin contractul de muncă, să asigure condițiile de muncă și să plătească salariul la timp, iar salariatul trebuie să îndeplinească personal funcția de muncă definită prin contractul de muncă, sub rezerva reglementărilor interne de muncă.

Legislația muncii prevede documentarea relației dintre salariat și angajator, precum și dintre solicitantul de locuri de muncă și angajator (refuz scris de angajare). Înregistrarea corectă a apariției, schimbării și încetării relațiilor de muncă este importantă pentru fiecare angajat nu numai în timpul perioadei de muncă, ci și după concediere.

Lucrul cu personalul presupune ca angajatorul să rezolve multe probleme de management: recrutarea personalului, adaptarea noilor angajați, evaluarea performanței angajaților, îmbunătățirea calificărilor acestora, motivarea muncii etc. Managementul personalului duce, de asemenea, la crearea a numeroase documente. 1 .

Ținând cont de cele de mai sus, toată documentația personalului poate fi împărțită în două grupe:

• documente legate de relațiile de muncă (de exemplu, contracte de muncă, comenzi de personal, fișe personale ale angajaților, declarații ale angajaților, programe de vacanță, program de schimburi etc.);
• documente referitoare la managementul personalului (planuri și rapoarte de personal; reglementări privind selecția personalului, privind adaptarea lucrătorilor, privind evaluarea personalului etc.; chestionare, teste, profesiograme, personograme etc.) 2 .

Gestionarea evidenței personalului include în mod tradițional documente legate de relațiile de muncă, dintre care majoritatea sunt necesare pentru procesarea unor proceduri precum angajare, transfer la un alt loc de muncă, concediere, acordarea concediului, trimiterea într-o călătorie de afaceri etc.

La documentarea relațiilor de muncă sunt create numeroase documente organizatorice, administrative, contabile, de informare, de referință și alte documente de diferite tipuri și soiuri. Dintre aceste documente se pot distinge două grupe:

• reglementările locale ale organizației referitoare la relațiile de muncă;
• documente legate de contabilitatea si circulatia personalului.

Reglementări locale, acestea sunt documente ale organizației care conțin norme de drept al muncii (Partea 1 a articolului 8 din Codul Muncii al Federației Ruse), de exemplu, reglementările interne ale muncii. Pregătirea anumitor tipuri de reglementări locale este prevăzută de Codul Muncii al Federației Ruse. Astfel de documente sunt obligatorii pentru utilizare (de exemplu, un program de vacanță). Documentele care nu sunt prevăzute de Codul Muncii al Federației Ruse sunt de natură consultativă și sunt elaborate la discreția organizației (de exemplu, reglementări privind diviziunea structurală a organizației).

O serie de reglementări locale prevăzute de Codul Muncii al Federației Ruse trebuie să fie aplicate de toți angajatorii, inclusiv de antreprenorii individuali. Astfel de acte includ: programul de personal, regulamentul intern al muncii, programul de concediu, reglementările privind salarizarea, reglementările privind procedura de prelucrare a datelor cu caracter personal ale angajaților.

Unele reglementări locale prevăzute de Codul Muncii al Federației Ruse sunt obligatorii pentru utilizare numai de către acei angajatori care au caracteristicile adecvate de organizare a muncii și lucrează cu personalul, de exemplu, un program de schimb, reglementări privind certificarea, reglementări privind standardele de muncă, reglementări privind munca prin rotație, reglementări privind ucenicia, o listă a posturilor cu program de lucru neregulat etc.

Documentele referitoare la contabilitatea și circulația personalului includ: documentele pe care un angajat le prezintă atunci când aplică pentru un loc de muncă și documentele create pentru anumite funcții de personal.

Documentele necesare pentru angajare includ:

• acte de identificare;
• documente care confirmă experiența de muncă, experiența de muncă;
• documente care confirmă nivelul de studii și calificări;
• documente legate de asigurarea de pensie de stat;
• documente de înmatriculare militară;
• documente (dacă este necesar) necesare ținând cont de specificul viitoarei lucrări (de exemplu, un certificat de sănătate, permis de conducere etc.) 3 .

Documentele create pentru anumite funcții de resurse umane includ:

• documente contractuale: contracte de muncă, acorduri ale părților, acorduri adiționale la contractele de muncă, contracte studenți, acorduri privind responsabilitatea financiară individuală deplină, acorduri privind responsabilitatea financiară colectivă deplină (de echipă);
• acte administrative: comenzi (instructiuni) pentru personal;
• documente informative și de referință: declarații ale angajaților, rapoarte și note explicative, protocoale, acte etc.;
• documente contabile primare: fișe personale ale angajaților, foi de pontaj, note, calcule pentru acordarea concediilor de odihnă și concedieri 4 .

Alături de documente, se întocmesc cărți, jurnale, fișe în care se iau în considerare (înregistrate) documentele întocmite în organizație: o carte pentru înregistrarea mișcării carnetelor de muncă și a inserțiilor în acestea, un carnet de chitanțe și cheltuieli pentru înregistrare. formulare de carnete de muncă și inserții în acestea, cărți de înregistrare a contractelor de muncă, comenzi, fișe personale ale angajaților, dosare personale etc.

Astfel, managementul evidenței personalului este un ansamblu de proceduri de întocmire, execuție, prelucrare, executare, formare în dosare, păstrare și utilizare a documentației de personal.

În prezent, după intrarea în vigoare a Codului Muncii al Federației Ruse, au avut loc următoarele modificări principale în gestionarea evidenței personalului:

• Unele documente tradiționale de personal care erau obligatorii de mulți ani (de exemplu, o cerere de angajare) au încetat să mai fie obligatorii;
• au apărut noi documente obligatorii pentru angajator (de exemplu, documente care stabilesc procedura de lucru cu datele personale ale angajaților);
• numărul total de documente procesate în serviciul de personal a crescut (de exemplu, documente la cererea de concediu anual plătit);
• s-a extins gama de documente care trebuie predate angajatului contra semnăturii;
• o serie de documente adoptate de angajator impun luarea în considerare a avizului organului de reprezentare a salariaților;
• documentația de personal trebuie să fie prezentată în mod liber inspectorilor de muncă de stat atunci când efectuează inspecții privind respectarea de către angajatori a legislației muncii 5 .

Pregătirea documentației de personal continuă să ocupe cea mai mare parte a timpului de lucru al specialiștilor de servicii de personal și adesea provoacă probleme serioase în timpul inspecțiilor și în situații de conflict. O analiză a stării muncii cu documentația personalului în numeroase organizații moderne arată că cele mai frecvente greșeli în acest domeniu sunt:

• lipsa documentelor (obligatorii) prevazute de legislatia in vigoare;
• încălcarea procedurii de elaborare și punere în aplicare a documentelor care conțin norme de drept al muncii;
• executarea incorectă a documentelor, necunoașterea regulilor de dare a forței juridice documentelor;
• documentarea incorectă a situațiilor de management, exprimată în absența documentelor necesare sau a neînțelegerii ce tip de document ar trebui să confirme evenimentele care au loc;
• organizarea depozitării și distrugerii documentației de personal cu încălcări grave ale regulilor de funcționare a arhivelor organizațiilor.

Una dintre sarcinile principale ale fiecărui angajator în domeniul muncii cu personalul este efectuarea în timp util și corectă a evidențelor personalului.

1.2 Documente obligatorii de personal generate în serviciul de personal al întreprinderii

Contabilitatea muncii și a salariilor în organizație se realizează pe baza documentelor primare generate în serviciul de personal. Munca prost realizată de departamentul de HR afectează inevitabil activitatea atât a departamentului de contabilitate, cât și a întregii organizații. Consecința acestui lucru este plata în timp util a angajaților, concediul medical și pregătirea în timp util a documentelor pentru depunerea autorităților sociale de stat. Ca urmare, performanța financiară a întreprinderii în ansamblu scade.

Respectarea normelor Codului Muncii al Federației Ruse și executarea corectă a documentației de personal sunt controlate atât de organele Inspectoratului Federal de Muncă (Rostrudinspektsiya), cât și de organele Inspectoratului Fiscal Federal. Un inspector de stat poate veni la biroul oricărei organizații, indiferent de forma ei de proprietate, și poate solicita documente referitoare la evidența personalului și alte reglementări și ordine interne obligatorii disponibile în organizație (Legea federală din 8 august 2001 nr. 134-). FZ „Cu privire la protecția drepturilor persoanelor juridice și ale antreprenorilor individuali în timpul controlului (supravegherii) de stat”) 6 .

Documentarea activităților serviciului HR acoperă toate procesele legate de pregătirea și prelucrarea documentației de personal conform regulilor stabilite și rezolvă următoarele sarcini de management al personalului:

• organizarea muncii muncitorilor;
• încheierea unui contract de muncă și angajare;
• transfer la un alt loc de muncă;
• asigurarea angajaților cu concedii de odihnă;
• stimulente pentru angajati;
• impunerea de sancțiuni disciplinare salariaților;
• certificarea angajatului;
• menținerea personalului;
• înregistrarea utilizării timpului de lucru;
• atragerea angajaților la muncă în weekend și în sărbătorile nelucrătoare;
• înregistrarea călătoriilor de afaceri;
• incetarea contractului de munca si concedierea de la munca 7 .

Lista documentelor de personal pe care organizațiile trebuie să le păstreze, indiferent de forma lor de proprietate, este dată în Anexa 1. De asemenea, conține documente de reglementare care reglementează obligația angajatorului de a păstra anumite documente de personal, precum și perioadele de păstrare a acestora (conform Listei). a documentelor standard de management generate în activitățile organizației, indicând perioadele de depozitare, aprobate de Rosarkhiv la 10.06.2000, cu modificările ulterioare la 27.10.2003).

Organizarea muncii muncitorilor se realizează prin adoptarea (aprobarea de către conducătorul organizației sau un funcționar autorizat de acesta) a reglementărilor locale. Fiecare angajator trebuie să aibă reglementări interne de muncă și reglementări privind protecția datelor cu caracter personal. Alte reglementări locale, precum reglementări privind salariile, standardele de muncă, bonusurile și stimulentele materiale, certificarea etc., sunt adoptate dacă este necesar.

Contractul colectiv (acordul) este de natură consultativă, deoarece este încheiat prin acordul părților (capitolul 7 din Codul Muncii al Federației Ruse). Pastrarea dosarelor personale ale angajatilor este recomandata companiilor private. Obligația angajatorului de a menține treburile personale se aplică angajaților organizațiilor de stat în conformitate cu Legea federală nr. FZ-79 din 27 iulie 2004 „Cu privire la serviciul public de stat al Federației Ruse”. Pentru comoditate, putem recomanda în continuare crearea de fișiere personale sau foldere personale, iar procedura de formare a acestora ar trebui stabilită în actul de reglementare local al organizației, aprobat de șeful.

În dosarul personal al angajatului (dosarul personal), puteți include copii ale documentelor care sunt necesare la angajare (pașaport, legitimație militară, certificat de atribuire TIN, certificat de asigurare de pensie, certificat de căsătorie, certificat de naștere al copiilor - pentru a oferi beneficii fiscale pe venit); documente privind studiile etc.) și, ulterior, toate documentele principale create în timpul vieții de muncă a salariatului, care caracterizează activitatea sa de muncă (cereri de transfer la un alt loc de muncă, scrisoare de demisie, caracteristici, documente privind pregătirea avansată, copii după ordinele de admitere, transfer , concediere etc.).

În plus, angajatorul trebuie să dețină următoarele documente de protecție a muncii:

• instrucțiuni privind protecția muncii prin profesie;
• jurnalul briefing-ului (familiarizarea cu instrucțiunile);
• jurnalul angajaților supuși examenului medical obligatoriu și altele 8 .

Aceste documente pot fi stocate în serviciul de personal al întreprinderii, dacă organizația nu are un serviciu separat de protecție a muncii, sau în birou.

În conformitate cu sub. "a" partea 1 art. 356 din Codul Muncii al Federației Ruse, Inspectoratul Federal de Muncă exercită supravegherea și controlul de stat asupra respectării de către angajatori a legislației muncii și a altor acte juridice de reglementare.

Șefii organizațiilor poartă responsabilitatea personală pentru fondul documentar generat în procesul activităților lor. Pentru încălcarea legislației Federației Ruse și a altor acte juridice de reglementare, menținerea incorectă a documentației de personal sau lipsa acestora, legiuitorul prevede impunerea unei amenzi administrative: pentru funcționari - de la 1000 la 5000 de ruble, pentru persoanele juridice - de la 30.000 până la 50.000 de ruble. sau suspendarea administrativă a activităților pentru până la 90 de zile și, din nou - atrage după sine descalificarea funcționarului (articolele 3.11, 3.12, 5.27, 5.44 și 14.23 din Codul administrativ).

2 PRACTICA PROCESULUI DE CAZ ÎN LUCRU HR PE EXEMPLU DE „POLIGRAF” CJSC

2.1 Caracteristici generale ale muncii de birou în munca de personal a SA Polygraph

Relațiile de muncă dintre angajat și CJSC Polygraph apar pe baza unui contract de muncă încheiat (articolul 16 din Codul Muncii al Federației Ruse). În viitor, relațiile de muncă rezultate, precum și modificările și încetarea acestora, trebuie să fie formalizate în mod corespunzător (articolele 68, 73, 80 și alte coduri ale muncii ale Federației Ruse).

Înregistrarea relațiilor de muncă înseamnă documentarea acestora, adică crearea documentelor corespunzătoare.

Ca urmare a documentației, se creează documente organizatorice, administrative, contabile, informaționale, de referință și alte documente de diferite tipuri și soiuri. Concomitent cu documentele se intocmesc carti, reviste, carduri in care se iau in considerare (inregistrate) documentele intocmite in organizatie.

Înregistrarea obligatorie a documentelor este direct determinată de cerința clauzei 4.1.2 din Instrucțiunile standard pentru munca de birou în organele executive federale, aprobate. prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 8 noiembrie 2005 nr. 536: „... toate documentele care necesită înregistrarea, executarea și utilizarea în scopuri de referință sunt supuse înregistrării”.

Trebuie subliniat că procedura de înregistrare a documentelor în sine nu se limitează la punerea pe acestea a datelor și numerelor de înregistrare. Înregistrarea documentelor este o înregistrare a datelor contabile despre un document în forma prescrisă, înregistrând faptul creării, trimiterii sau primirii acestuia (clauza 4.1.1 din Instrucțiunile standard pentru munca de birou în organele executive federale).

Lucrul cu documentația personalului nu se limitează doar la pregătirea, înregistrarea și executarea documentelor. Cea mai importantă parte a acestei lucrări este formarea documentelor executate în fișiere pentru organizarea stocării și a utilizării lor în scopuri de referință.

Astfel, managementul evidenței personalului este un ansamblu de proceduri pentru întocmirea, executarea, prelucrarea, păstrarea și preluarea documentelor de management al personalului. Pentru implementarea la timp și corectă a acestor proceduri, cel mai indicat pare să se reglementeze cât mai mult posibil atât alcătuirea documentelor de personal, cât și tehnologia de lucru cu acestea prin crearea unui set de reglementări locale pentru munca de birou: Fișa formularelor de documente , Album de formulare de documente, Programul fluxului documentelor HR, Instrucțiuni de lucru în biroul personalului .

Unul dintre principalele obiective ale acestor acte este acela de a reflecta caracteristicile activităților de producție ale organizației, iar pentru lucrătorii începători în serviciul personalului, reglementările locale privind munca de birou ar trebui să devină o carte de referință care să ofere răspunsuri la întrebările pe care le au despre documentarea relațiilor de muncă.

Baza cadrului de reglementare pentru managementul înregistrărilor de personal este Tabelul Formularelor Documentelor. Scopul întocmirii Fișei de pontaj este de a determina setul necesar și suficient de tipuri de documente pentru înregistrarea legală a situațiilor care apar în lucrul cu personalul. Utilizarea Fișei de pontaj vă permite să reduceți timpul de lucru și costurile cu forța de muncă ale angajaților organizației atunci când rezolvați problemele de documentare a activităților de management.

Forma buletinului de evaluare (Anexa 2) este determinată de organizație însăși, elaborată de departamentul de personal și aprobată prin ordin al managerului.

Întocmirea unei Fișe de formulare de documente ar trebui să fie însoțită de elaborarea unui Album de formulare și mostre de documente de personal incluse în Fișă. Prezența foii de pontaj și a albumului vă permite să documentați rapid și corect munca cu personalul de la JSC Polygraph.

Foaia de pontaj și albumul trebuie să includă în primul rând documentele prevăzute de Codul Muncii al Federației Ruse, adică care sunt obligatorii la înregistrarea relațiilor de muncă.

2.2 Comenzi pentru personal și înregistrarea acestora în ZAO Polygraph

La baza gestiunii evidenței personalului se află ordinele (instrucțiunile) pentru personal, emise după încheierea contractelor de muncă, la modificarea și încetarea acestora. Conținutul ordinului de personal trebuie să respecte termenii contractului de muncă încheiat. Din ordinele șefului organizației privind personalul, informațiile sunt transferate în documentele contabile și carnetele de muncă ale angajaților.

Conform clauzei 3.5.5 din Regulile de bază pentru funcționarea arhivelor organizațiilor, aprobate prin decizia Consiliului din Rosarkhiv din 02/06/02 (denumite în continuare Reguli de bază), comenzile pentru activitățile de bază și pentru personal sunt menţinute separat şi formate în fişiere diferite. Această procedură se aplică și organizațiilor mici, unde este creată o cantitate mică de documentație administrativă, iar unul dintre angajați (secretar, contabil, economist etc.) este responsabil de gestionarea evidenței personalului.

Anumite tipuri de documente pentru personalul CJSC Polygraph au formulare unificate, aprobate. Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei din 5 ianuarie 2004 nr. 1 (Tabelul 2.1).

Formularele de ordine de personal enumerate se referă la documentația contabilă primară pentru înregistrarea forței de muncă și plata acesteia, prin urmare, atunci când le completați, trebuie să vă ghidați de Procedura de utilizare a formelor unificate de documentație contabilă primară, aprobată. Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei din 24 martie 1999 nr. 20.

Tabelul 2.1

Tipuri de documente de personal care au formulare standardizate

În conformitate cu Procedura menționată, detalii suplimentare pot fi introduse în formularele unificate ale documentației contabile primare, dacă este necesar. În acest caz, toate detaliile conținute în formulare nu trebuie modificate (inclusiv codul, numărul formularului, numele documentului). Eliminarea detaliilor individuale din formularele unificate nu este permisă. Formatele formularelor indicate în albumele de formulare unificate ale documentației contabile primare sunt recomandate și pot fi modificate.

Atunci când se produc produse necompletate bazate pe formulare unificate, este permisă efectuarea de modificări în ceea ce privește extinderea sau îngustarea coloanelor și liniilor pentru ușurința plasării și procesării informațiilor.

Modificările la formele unificate ale documentației contabile primare se fac prin emiterea unui ordin (instrucțiune) de la șeful CJSC Polygraph (vezi Anexa 3).

În absența unei forme unificate de comandă pentru personalul aprobat de Comitetul de Stat de Statistică al Rusiei (de exemplu, la emiterea de ordine de modificare a datelor biografice ale angajaților, de aplicare a sancțiunilor disciplinare și, în alte cazuri), sunt utilizate formulare pe care sunt emise comenzi pentru activitățile de bază (Anexa 4).

Pare indicat să se includă în Albumul de documente numărul maxim de comenzi de eșantion pentru personal, precum și să îl completeze sistematic cu exemple noi după documentarea situațiilor care apar în practica lucrului cu personalul.

Pentru comenzile de personal, indexarea și înregistrarea corectă sunt de mare importanță. Este inacceptabil să folosiți un singur formular de înregistrare pentru toate comenzile de personal și să compilați în continuare aceste documente într-un singur fișier. Cerințele pentru formarea ulterioară a dosarelor sunt cele care determină procedura de lucru cu comenzile pentru personal în munca de birou „actuală”: comenzile pentru personal sunt grupate în dosare în conformitate cu perioadele stabilite pentru păstrarea acestora (clauza 3.5.5 din Regulile de bază).

Comenzile cu perioade de stocare diferite trebuie să fie înregistrate în forme contabile diferite și să aibă indici (numere) de înregistrare diferiți. Regulile de indexare a comenzilor de personal sunt elaborate chiar de Polygraph CJSC. În practica serviciilor de personal, indexarea alfanumerice a devenit cea mai răspândită.

În cazul în care există volume mari de documente, este recomandabil să grupați separat comenzile de personal legate de diverse probleme de lucru cu personalul (clauza 3.5.5 din Regulile de bază), aplicând diferite indexări, de exemplu: la numerele de ordine ale comenzilor de pe deplasarea personalului (angajare, transfer la o altă muncă, concediere) se adaugă litera „k”, pentru ordinele de detașare a lucrătorilor „km”, privind acordarea concediului de odihnă „o”, la promovarea „p”, privind sancțiunile disciplinare „v” , etc.

Sistemul de indexare a comenzilor adoptat de Polygraph CJSC se reflectă în registrele de înregistrare (reviste), ale căror forme sunt stabilite chiar de organizație. La elaborarea formularelor de contabilitate, puteți utiliza formularele de consiliere cuprinse în Anexa 2 la Standardele de timp integrate intersectoriale pentru munca privind recrutarea și contabilitatea personalului (1991).

In cazul mentinerii unui formular de evidenta in care se trec informatii despre comenzile de personal intocmite pe diverse probleme, putem recomanda urmatoarea carte (jurnal) pentru inregistrarea comenzilor (Tabelul 2.2).

Tabelul 2.2

Formularul cărții (jurnalului) pentru înregistrarea comenzilor

Formularele contabile elaborate de Polygraph CJSC cu diverse opțiuni de completare trebuie prezentate în secțiunile relevante din Albumul Formularelor Documente.

Ordinele privind personalul se emit dacă există motive scrise adecvate, care, pe lângă contractele de muncă și modificările la acestea, cuprind informații și documente de referință: declarații ale angajaților, memorii (rapoarte și note explicative), reprezentări, protocoale, acte etc.

Documentele de bază pentru comenzi trebuie să fie corect întocmite și înregistrate. Unele documente (declarații, memorii, note explicative, reprezentări, sesizări) sunt întocmite sub orice formă, altele (protocoale, acte) au forme unificate sau de recomandare.

2.3 Rezoluția managerului

Declarațiile angajaților și notele se referă la corespondența internă și necesită luarea în considerare și luarea deciziilor de către șeful Polygraph CJSC. Decizia luată este reflectată în rezoluție, al cărei conținut se rezumă în cele mai multe cazuri la instrucțiuni foarte scurte: „La comandă”, „Execută”, „La departamentul de personal”, care nu corespund semnificației acestui detaliu. .

O altă greșeală gravă la punerea rezoluțiilor pe documente este discrepanța semantică dintre decizia luată de manager și conținutul documentului care este revizuit. Cel mai adesea, astfel de erori se găsesc în rezoluțiile privind aplicațiile angajaților.

Salariatul solicită în cerere să împartă concediul anual plătit în părți și să îi acorde o parte din concediu cu durata de 5 zile (de luni până vineri). Șeful organizației, nefiind de acord cu solicitarea angajatului, indică în rezoluție: „Acordați concediu de 7 zile” (de luni până duminică).

Această rezoluție nu corespunde conținutului declarației și, prin urmare, nu este o luare în considerare a fondului problemei ridicate. În acest caz, rezoluția trebuie să cuprindă un refuz de acordare a unei părți a concediului.

Salariatul, din proprie inițiativă, dorește să rezilieze contractul de muncă și îl avertizează pe angajator în scris, dar nu cu două săptămâni înainte, ci cu o perioadă mai scurtă de timp. Nedorind să satisfacă cererea angajatului, managerul emite o rezoluție: „Concediază cu serviciu în termen de două săptămâni” sau indică în rezoluție data concedierii după un preaviz de două săptămâni, i.e. nu coincide cu data cuprinsă în cererea salariatului.

Din nou, în loc să refuze cererea exprimată de angajat, i se „face o ofertă” care nu corespunde dorințelor sale.

Pentru a evita astfel de erori, Albumul de formulare de document ar trebui să conțină opțiuni pentru posibile rezoluții atunci când se iau decizii cu privire la situațiile cele mai tipice, care se repetă frecvent.

O caracteristică a protocoalelor și actelor este realizarea acestor documente fie în procesul de discuție colegială și de luare a deciziilor (protocoale), fie atunci când mai multe persoane stabilesc (confirmă) fapte și evenimente petrecute în prezența lor (acte). Prin urmare, protocoalele includ suplimentar informații despre membrii organului colegial care au fost prezenți (adică prezența unui cvorum), iar la întocmirea majorității actelor este necesară prezența martorilor dezinteresați.

Pentru înregistrarea documentelor interne create la Polygraph CJSC, se poate folosi următoarea formă aproximativă a jurnalelor de înregistrare, care sunt păstrate separat după tipul și varietatea documentelor (Tabelul 2.3).

Tabelul 2.3

Formular de jurnal

2.4 Efectuarea de înscrieri în carnetele de muncă. Completarea unui card personal

Alte informații importante din Albumul formularelor de documente ar trebui să includă exemple de înscriere în registrele de muncă ale lucrătorilor. După cum știți, actualele Instrucțiuni pentru completarea carnetelor de muncă, aprobate. Rezoluția Ministerului Muncii din Rusia din 10 octombrie 2003 nr. 69 conține mai multe eșantion de înregistrări (de exemplu, despre înființarea unei a doua profesii, despre redenumirea unei organizații, despre concediere etc.), dar acest lucru nu este în mod clar suficient, mai ales pentru ofițerii de personal începători.

Exemple de înregistrări în carnetele de muncă pot fi plasate în Album după exemple de executare a comenzilor pentru personal sau sub forma unui tabel rezumativ (Anexa 5).

Dificultățile în lucrul cu carnetele de muncă, de regulă, sunt cauzate de lacune sau cerințe contradictorii cuprinse în actele legale de reglementare actuale pentru menținerea acestora.

De exemplu, în conformitate cu Decretul aprobat al Guvernului Federației Ruse din 24 iulie 2002 nr. 555, Regulile pentru calcularea și confirmarea vechimii în muncă pentru stabilirea pensiilor de muncă, documentul principal care confirmă perioadele de muncă în temeiul unui contractul de munca este originalul caietului de munca si nu o copie legalizata. Cu toate acestea, în Secțiunea IV din Regulile pentru păstrarea și păstrarea cărților de muncă, producerea formularelor de carte de muncă și furnizarea acestora către angajatori, a fost aprobat. Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 225 prevede că un carnet de muncă este eliberat unui angajat numai la concediere (încetarea unui contract de muncă). Astfel, apare o problemă cu eliberarea cărții de muncă inițiale unui angajat care nu se pensionează.

În această situație și în alte cazuri similare, când un angajat trebuie să prezinte cartea de muncă originală la o anumită autoritate, este indicat să se arate în Albumul Formularelor de documente procedura de documentare a procedurii de eliberare a unui carnet de muncă.

Documentul pe baza căruia se va emite un carnet de muncă, în opinia noastră, ar trebui să fie o cerere a angajatului adresată Polygraph CJSC, și nu „chitanța” care este utilizată pe scară largă în practică. După înregistrarea cererii, luarea în considerare a acesteia de către șeful organizației și întocmirea unei rezoluții, angajatul trebuie să confirme în scris (pe aceeași cerere) faptul că a primit carnetul de muncă pentru utilizare temporară cu obligația de a-l returna în timp util. mod fără daune, corecții, pete etc.

Serviciul de personal trebuie să organizeze controlul asupra restituirii carnetului de muncă eliberat pentru utilizare temporară și să îl verifice atunci când salariatul returnează cartea. În cazul în care angajatul nu are un motiv întemeiat pentru a primi carnetul de muncă original, i se poate oferi doar o copie legalizată.

Instrucțiuni detaliate privind procedura de completare ar trebui să fie însoțite în Albumul de formulare de documente de astfel de formulare contabile, cum ar fi o fișă de pontaj (formularele T-12 și T-13) și cardul personal al angajatului (T-2).

Menținerea unei foi de pontaj este obligatorie, deoarece Polygraph CJSC este obligat să țină evidența timpului efectiv lucrat de fiecare angajat (articolul 91 din Codul Muncii al Federației Ruse). La completarea foii de pontaj, se folosesc următoarele metode:

înregistrarea zilnică completă a orelor lucrate sau indicarea motivelor absenței angajatului (vacanță, invaliditate etc.);

inregistrarea numai a absentelor, absenteismului, intarzierilor etc.

Timpul lucrat poate include: orele de zi, munca de noapte, munca suplimentară, călătoriile de afaceri și munca în weekend și sărbători. Diferite tipuri de timp de lucru sunt luate în considerare și plătite separat.

Notele privind absențele de la serviciu din motive întemeiate trebuie susținute de documente justificative. Orele lucrate cu fracțiune de normă se înscriu în fișa de pontaj în conformitate cu condițiile cuprinse în contractul de muncă.

Foaia de pontaj se intocmeste intr-un singur exemplar de catre cronometratorul sau persoana imputernicita, semnata de seful unitatii structurale si angajatul HR si transferata la compartimentul contabilitate. În organizațiile mari, foile de pontaj sunt păstrate de divizii structurale.

Cardul personal al salariatului se completează pentru toți angajații cu care s-a încheiat un contract de muncă, inclusiv pentru lucrătorii cu fracțiune de normă. Cardurile personale sunt completate într-un singur exemplar de către un angajat al serviciului de personal pe baza documentelor personale ale cetățeanului care solicită un loc de muncă. Cardurile pot fi completate manual sau folosind o versiune electronică, urmată de tipărire. Când completați manual cardul, nu sunt permise ștergeri sau șters.

Dacă apar erori sau trebuie făcute modificări (de exemplu, la schimbarea unui nume de familie, schimbarea adresei de domiciliu sau a datelor pașaportului), înregistrarea incorectă sau învechită este tăiată pe card, iar intrarea corectă este plasată deasupra sau lângă ea . Corectările efectuate trebuie confirmate prin semnătura unui angajat HR.

Un rol important la completarea cardurilor personale ale angajaților îl au clasificatorii ruși ai informațiilor tehnice și economice (OKATO, OKIN, OKSO, OKPDTR), a căror utilizare vă permite să completați corect rândurile corespunzătoare ale cardului (Tabel 2.4).

Dacă este necesară codificarea informațiilor pe cardul personal al unui angajat care nu este inclusă în clasificatoarele integral rusești, se dezvoltă clasificatoare locale ale organizației. Fișele completate la aplicarea pentru un loc de muncă sunt înscrise în carnetul de legitimații personale, a cărui formă este elaborată la discreția Polygraph CJSC.

Tabelul 2.4

Erori la procesarea cardurilor personale ale JSC Polygraph

Concluzia logică a dezvoltării suportului de reglementare în domeniul managementului evidenței personalului este pregătirea și aprobarea Programului de flux de documente pentru serviciul de personal al SA Polygraph. Graficul reflectă în formă tabelară procedurile de documentare a relațiilor de muncă pentru următoarele articole:

redactarea documentelor (baza redactării, frecvența, persoana responsabilă cu pregătirea, numărul de exemplare etc.);

pregătirea documentelor (coordonare, semnare, aprobare);

prelucrarea documentelor (înregistrarea, transferul în vederea executării, familiarizarea angajaților);

stocarea operațională și arhivă a documentelor executate (locul și termenele de păstrare, frecvența depunerii la arhivă).

Procedura de aplicare a reglementărilor locale avute în vedere privind lucrul cu documentația personalului, precum și responsabilitatea pentru încălcarea acesteia, trebuie consacrate în Instrucțiunile de gestionare a evidenței personalului, aprobate prin ordin al șefului Poligrafului CJSC.

3 OPTIMIZAREA PROCESULUI DE CAZ ÎN SERVICIUL DE HR

Un sistem automatizat într-o întreprindere de astăzi nu este un moft, ci o necesitate urgentă. Una dintre companiile comerciale a reușit să implementeze un proiect de automatizare, literalmente de la zero. Până la momentul implementării, personalul organizației număra peste cinci sute de oameni. În același timp, serviciul de personal nu avea un singur produs software.

A fost dificil să se stabilească comunicații între serviciile companiei. Dorința de a elimina această problemă, precum și rezolvarea problemei urgente a creării unei baze de date comune a angajaților, au devenit principalele motive pentru automatizarea proceselor de afaceri. Proiectul a fost inițiat de două divizii: departamentul financiar și serviciul de personal. Aceștia au formulat principalii parametri ai automatizării, răspunzând la trei întrebări fundamentale:

1. Ce ați dori să obțineți ca rezultat al proiectului?
2. Ce costuri financiare va suporta compania în legătură cu aceasta?
3. Cât timp va dura pregătirea și implementarea automatizării?

Pentru a lucra la proiect a fost creat un grup de inițiativă, care a inclus specialiști din trei departamente:

• serviciile de tehnologia informației, sarcinile sale au inclus analiza programelor de pe piață, evaluarea posibilității de interacțiune a acestora cu produsele IT pe care compania plănuia să le implementeze în viitor, precum și rezolvarea problemelor legate de menținerea ulterioară a programului;
• determinarea departamentului financiar a gamei de sarcini de automatizare legate de calculul salariilor;
• servicii de personal formularea obiectivelor proiectului in ceea ce priveste managementul angajatilor.

În primul rând, grupul de inițiativă a analizat piața serviciilor informaționale. S-a dovedit că din punctul de vedere al sarcinilor cu care se confruntă compania, aproape toate produsele software au nevoie de îmbunătățire. Alegerea celui mai convenabil a necesitat o discuție destul de lungă, care a avut loc pe parcursul mai multor mese rotunde. Aceste evenimente au scos la iveală avantajele și dezavantajele diferitelor soluții. Ca urmare, s-a făcut alegerea în favoarea programului 1C: Salariu și Personal 7.7. La acel moment nu includea încă blocul „1C: Managementul Personalului și Salariul”, așa că trebuiau făcute unele modificări, care au fost efectuate de specialiști externi.

A fost elaborat și aprobat un plan de acțiune detaliat pentru proiect, indicând termenele limită și responsabilii de implementarea fiecărui element. Întregul proiect (dezvoltare, testare, implementare și pregătire a personalului) a fost alocat 4 luni (Tabelul 3.1). În primul rând, angajații fiecărui departament de HR au decis de ce date aveau nevoie în format electronic. Pentru fluxul de documente de personal inspector HR, pentru managerul HR baza de date de candidați (anterior era colectată pe hârtie), pentru listele de specialiști în formare ale celor care au urmat cursuri (tot personalul companiei este pregătit). Astfel, pentru serviciul de personal a fost necesară configurarea mai multor blocuri:

1. „Recrutare”. A fost creat un director special pentru a stoca cele mai complete informații despre toți candidații invitați la interviuri, precum și potențialii angajați ai companiei care ar putea fi de interes pentru aceasta în cazul în care se deschid unele posturi vacante.

2. „Instruire”. Pentru a înregistra informații despre finalizarea instruirii, directorul existent „Angajați” a fost îmbunătățit. Include o listă a tuturor celor care lucrează (și au lucrat anterior) pentru companie. S-a dovedit a fi convenabil deoarece conținea informații despre fiecare angajat: data nașterii, adresa, detaliile pașaportului, titlul funcției și departamentului, programul, salariul etc. Prin urmare, acest director special a fost ales pentru revizuire. Acum este posibil să introduceți informații despre data și numele instruirii, rezultatele acestuia, precum și ce pregătire este necesară pentru dezvoltarea ulterioară a angajatului, atât nou cât și existent.

3. „Gestionarea înregistrărilor personalului”. Acest bloc a fost rafinat și pentru a-și extinde capacitățile, în special, pentru introducerea unui program de vacanță, monitorizarea respectării acestuia și întocmirea contractelor de muncă.

4. „Raportare și statistici.” Întocmirea rapoartelor și colectarea datelor statistice vă permite să analizați munca depusă și să formulați planuri pentru viitor. În acest scop, au fost create următoarele rapoarte electronice:

• „Percentik” colectează informații procentuale: rata de rotație a personalului, raportul dintre numărul de candidați care au fost intervievați și numărul de angajați angajați;
• „Statistici interesante” Departamentul HR familiarizează lunar toți angajații companiei cu datele din acest raport. Conține informații despre câți bărbați și femei sunt în organizație, statistici privind educația, starea civilă și vechimea medie în companie.

Tabelul 3.1

Planul de execuție a proiectului

Nu.	Etapa proiectului	Termen limită	Responsabil
	Determinarea nevoilor de imbunatatire a programului pentru serviciul financiar	01.0910.09	Director financiar
	Determinarea nevoilor de imbunatatire a programului pentru serviciul de personal	01.0910.09
	Configurarea blocurilor de programe pentru serviciul financiar	11.0910.10	Companie de dezvoltare
	Configurarea blocurilor de programe pentru serviciile de personal	11.1010.11
	Furnizarea companiei cu o versiune de probă, testare	11.1116.11
	Finalizarea comentariilor	17.1130.11
	Instalarea unui program de companie, configurarea drepturilor de acces pentru angajați	01.12	Dezvoltator companie, director financiar, șef servicii de personal
	Instruirea personalului pentru utilizarea programului	02.1207.12	Companie de dezvoltare
	Introducerea tuturor informațiilor necesare în program	08.1231.12	Şeful HR

După instalarea programului și testarea setărilor, a venit timpul pentru cea mai dificilă etapă de implementare. Pentru început, toți angajații au fost instruiți în utilizarea noului program. S-a desfășurat la centrul de formare al companiei de dezvoltare în două etape: în primul rând pentru serviciul de personal, apoi pentru departamentul financiar (în acest moment, ofițerii de personal introduceau deja informații în program). Cursurile se țineau timp de o săptămână în fiecare dimineață între orele 9 și 11. Procesul de stăpânire a programului în rândul angajaților a decurs în ritmuri diferite, dar toată lumea era convinsă că automatizarea le permitea să lucreze mai eficient.

După antrenament, toate informațiile au fost introduse în sistem (Fig. 3.1).

Orez. 3.1 Introducerea informațiilor despre personal

După introducerea automatizării, rezultatele au fost rezumate. Analiza rezultatelor a arătat următoarele:

1. Costurile cu forța de muncă pentru procedurile simple de personal au scăzut semnificativ (Tabelul 3.2).

2. Interacțiunea dintre serviciul de personal și departamentul financiar a fost simplificată.

3. A devenit mai convenabil să stocați și să utilizați informații despre angajați.

Tabelul 3.2

Modificări în procesul de angajare a angajaților

Punct de checkout	Ce sa întâmplat înainte		După automatizare
Introducerea datelor angajaților în program	Nu a avut		Durata procesului 10 minute
Întocmirea unui contract de muncă	Proiectați în Excel în cadrul	15 minute
Efectuarea unei comenzi de admitere			10 minute	Design în program 5 minute
Completarea unui card personal T-2			20 de minute	Apăsați tasta în program 1 minut

Departamentul de resurse umane ar trebui să fie conștient de următoarele dificultăți în automatizarea proceselor de resurse umane:

• un proiect bun și de înaltă calitate necesită mulți bani (mai ales dacă este necesară modificarea sau completarea semnificativă a configurației programului);
• Specialiștii în resurse umane implicați într-un proiect de automatizare vor trebui să comunice cu dezvoltatorii de programe. Între timp, nu toți ofițerii de personal pot vorbi „aceeași limbă” cu programatorii (și invers), prin urmare, ei vor trebui să învețe acest lucru;
• procesul de introducere a tuturor informațiilor necesare va necesita concentrarea maximă a atenției angajaților din HR.

CONCLUZIE

În prezent, volumul de muncă al departamentului de personal al întreprinderilor în general și al SA Polygraph în special a crescut semnificativ. Acest lucru se datorează necesității încheierii unui contract de muncă în scris și pregătirii comenzilor în toate etapele raportului de muncă, de la angajare până la concediere.

În practică, nu există un acord general cu privire la modul optim de oficializare a combinației de profesii (posturi), modificări ale contractului de muncă sub formă de transfer permanent sau temporar la un alt loc de muncă. De asemenea, este necesar să se facă distincția între prevederile care fac parte integrantă din contractul de muncă și acordurile care au o semnificație independentă.

Astăzi, domeniul juridic în care activează serviciul de personal este foarte extins. Acesta include nu numai Codul Muncii al Federației Ruse, ci și alte legi federale, în special Legea federală din 29 decembrie 2006 N 255-FZ „Cu privire la acordarea de prestații pentru invaliditate temporară, sarcină și naștere a cetățenilor care fac obiectul obligației. asigurări sociale”, Legea federală din 20 aprilie 2007 N 54-FZ „Cu privire la modificările Legii federale „Cu privire la salariul minim” și alte acte legislative ale Federației Ruse”, conform cărora salariul minim de la 1 septembrie 2007 a fost stabilit la 2300 de ruble. pe luna.

Un rol important în reglementarea relațiilor de muncă îl au decretele Guvernului Federației Ruse, în special Rezoluția nr. 922 din 24 decembrie 2007 „Cu privire la specificul procedurii de calculare a salariului mediu” și alte acte juridice de reglementare care conțin dreptul muncii normelor.

Cunoașterea materialelor de reglementare extinse, practica judiciară și capacitatea de a le aplica este o condiție necesară pentru funcționarea cu succes a tuturor serviciilor de personal.

LISTA DE REFERINȚE UTILIZATE

1. Codul Muncii al Federației Ruse.
2. Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei din 05 ianuarie 2004 nr. 1 „Cu privire la aprobarea formelor unificate de documentație contabilă primară pentru înregistrarea muncii și a plății acesteia”.
3. GOST R 6.30-2003
4. Andreeva V.I. Lucrări de birou: cerințe pentru fluxul de documente al companiei (Pe baza standardelor de stat ale Federației Ruse) - M.: Bizn.-shk. Intel Synthesis, 2004.
5. Andreeva V.I. Despre probleme complexe de documentare a relațiilor de muncă//Directorul resurselor umane, 2006, nr. 10.
6. Barikhin A.B. Lucru de birou: manual. M., 2006
7. Belușcenko S. Comandă auto în personal //Manual de management al personalului, 2007, nr. 4.
8. Boriskin V.V. Hârtii oficiale. M., 2007
9. Bykova T.A. Munca de birou. M., 2008
10. Vyalova V.M. Gestionarea evidențelor de personal în organizațiile cu diviziune separată // Directorul de personal, 2008, nr. 8.
11. Galahov V.V. Munca de birou in serviciul de personal. M., 2006
12. Doronina L.A. Bazele muncii de birou. M., 2007
13. Revista „Office Management”, 2007, N 4
14. Iritikova V.S. Munca de birou//Munca de secretariat. 2007. - Nr. 1 p. 20-27
15. Kirsanova M.V. Curs de management de birou. M., 2006
16. Koryakina Yu.S. Munca de birou. M., 2007
17. Kudryaev V.A. „Organizarea muncii cu documente” V.A. Kudryaev și colab. M.:INFRA-M, 2006
18. Kuznetsov D.L. Gestionarea înregistrărilor de personal. M., 2007
19. Kuznetsova T. Lucrări de birou. M., 2008
20. Kurnoskina L.V. Lucru modern de birou. M., 2007
21. Lenkevich L.A. Lucru de birou: manual. M., 2007
22. Makarova N.A. Munca de birou la intreprindere. M., 2008
23. Vreme rea A.V. Managementul înregistrărilor organizaționale. M., 2007
24. Novikova E.A. Munca de birou in serviciul de personal. M., 2006
25. Pustozerova V.M., Solovyov A.A. Angajarea si concedierea angajatilor. M.: Anterior, 2006.
26. Pshenko A.V. Bazele muncii de birou. M., 2006
27. Smirnova E.P. Lucru de birou: manual. M., 2006
28. Sokolov A.V. Suport de documentare pentru management. M., 2006.
29. Steniukov M.V. Documentare și muncă de birou. M., 2007
30. Steniukov M.V. Documentație. Lucru de birou: Practic. Un manual pentru documentarea activităților întreprinderii. M.: Anterior, 2006.
31. Stolyarov Yu.N. Clasificarea documentelor: soluții și probleme. // Carte: cercetare și materiale. sat. 70. M., 2005. P. 24-40.

ANEXA 1

Lista documentelor de personal necesare organizației

Nu.	Document	Ce document reglementează	Notă	Termen de valabilitate
	Regulamentul intern al muncii (ILR)	Articolul 189 din Codul Muncii al Federației Ruse	La angajare (înainte de semnarea unui contract de muncă), angajatorul este obligat să familiarizeze angajatul cu PVTR împotriva semnării. Valabil până la înlocuire cu altele noi.	În mod constant
	Reglementări privind protecția datelor cu caracter personal ale angajaților	Articolul 86 din Codul Muncii al Federației Ruse	La angajare (înainte de semnarea unui contract de muncă), angajatorul este obligat să familiarizeze angajatul cu Regulamentul privind protecția datelor cu caracter personal ale angajaților împotriva semnăturii. Valabil până când este înlocuit cu unul nou.	În mod constant
	Tabloul de personal (formularul T-3) (aranjament de personal)		Este compilat de fiecare dată când i se fac anumite modificări.	În mod constant
	Cartea de contabilitate a mișcării carnetelor de muncă și inserții pentru acestea		Stocat în departamentul HR și întreținut continuu.
	Registrul de chitanțe și cheltuieli pentru înregistrarea formularelor de cărți de muncă și inserții pentru acestea	Instrucțiuni privind procedura de completare a cărților de muncă și inserții pentru acestea (aprobate prin Rezoluția Ministerului Muncii din Rusia din 10 octombrie 2003 nr. 69)	Stocate în departamentul de contabilitate împreună cu formularele cărților de muncă și inserțiile pentru acestea; Formularele sunt primite de departamentul HR la solicitarea unui angajat HR.	50 de ani (dar la lichidarea companiei se preda arhivei orașului împreună cu alte documente, a căror valabilitate este de 75 de ani)
	Reglementări privind remunerarea, bonusurile și stimulentele materiale	Secțiunea 6 din Codul Muncii al Federației Ruse, capitolul 21 din Codul Muncii al Federației Ruse	În prezența sistemelor complexe de plată și muncă și a sistemelor de bonusare. Valabil până când este înlocuit cu unul nou.	În mod constant
	Reglementări privind sistemul de instruire	Articolele 196, 197 din Codul Muncii al Federației Ruse	Dacă în organizaţie există un sistem de instruire.	În mod constant
	Reglementări privind certificarea angajaților	Articolul 81 din Codul Muncii al Federației Ruse	La efectuarea certificării prin decizie a angajatorului.	În mod constant
	Program de vacanță		Aprobat de angajator cu cel mult două săptămâni înainte de începerea anului calendaristic.	1 an
	Contract de muncă	Articolele 16, 56, 57, 67 din Codul Muncii al Federației Ruse	Încheiat în scris cu fiecare angajat.	75 de ani
	Fișele postului pentru fiecare post în conformitate cu tabelul de personal, instrucțiuni de lucru pentru profesii		Acceptat la discreția angajatorului.	În mod constant
	Comenzi pentru angajare	Articolul 68 din Codul Muncii al Federației Ruse	Publicat in baza unui contract de munca. Acestea se anunta salariatului contra semnatura in termen de trei zile de la data inceperii efective a muncii.	75 de ani
	Comenzi pentru transfer la un alt loc de muncă	Articolul 72.1 din Codul Muncii al Federației Ruse	Eliberat pe baza unui acord de transfer la un alt loc de muncă (acord suplimentar la contractul de muncă).	75 de ani
	Ordine de concediere	Articolul 84.1 din Codul Muncii al Federației Ruse		75 de ani
	Comenzi pentru principalele activități		Publicat la nevoie. Comenzile pentru activitățile de bază pregătite de serviciul de personal sunt înregistrate și stocate în birou. Serviciul de personal menține dosarul „Copii comenzi pentru activități de bază”.	1 an (copii ale comenzilor stocate în departamentul de personal)
	Ordine pentru acordarea concediilor		Eliberat pe baza programului de vacanță sau a cererii angajatului	5 ani
	Cererile angajatului pentru concediu fără plată	Articolul 128 din Codul Muncii al Federației Ruse	Concediul fără plată se acordă la cererea (cererea) salariatului în conformitate cu partea 1 a art. 128 din Codul Muncii al Federației Ruse sau conform prevederilor legale pe baza cererii unui angajat (Partea 2 a articolului 128 din Codul Muncii al Federației Ruse).	5 ani
	Card personal de angajat (formular T-2)		Efectuat pentru fiecare angajat.	75 de ani
	Istoria Angajărilor	Articolul 66 din Codul Muncii al Federației Ruse, Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 225 „Cu privire la cărțile de muncă”, Instrucțiuni privind procedura de completare a cărților de muncă și inserturi pentru acestea (aprobat prin Decret) al Ministerului Muncii al Rusiei din 10 octombrie 2003 nr. 69)	Angajatorul ține carnetele de muncă pentru fiecare angajat care a lucrat pentru el mai mult de cinci zile.	La concediere, angajatul primește în mâini un carnet de muncă. Carnetele de muncă nerevendicate sunt stocate în organizație timp de 50 de ani; la lichidarea întreprinderii, acestea sunt arhivate
	Acorduri privind răspunderea integrală		Acestea se încheie cu angajați care deservesc direct bunurile materiale.	5 ani
	Carnetul de contabilitate (jurnalul de bord) al comenzilor pentru activitățile de bază	Instrucțiuni pentru munca de birou în serviciul HR al VNIIDAD „Instrucțiuni aproximative pentru munca de birou în serviciul HR al unei organizații” (recomandat)	Trebuie să fie numerotate și dantelate, sigilate și semnate de către angajator	5 ani
	Carnetul de contabilitate (jurnalul de bord) al ordinelor de angajare			La fel	75 de ani
	Carnetul de contabilitate (jurnalul de bord) al ordinelor de concediere			La fel	75 de ani
	Carnetul de contabilitate (jurnalul de bord) al comenzilor de acordare a concediului			La fel	50 de ani
	Jurnalul de înregistrare a certificatelor de călătorie			La fel	5 ani
	Foaia de pontaj	Partea 3 a articolului 91 din Codul Muncii al Federației Ruse	Angajatorul este obligat să țină evidența timpului efectiv lucrat de fiecare angajat	75 de ani
	Programul schimburilor	Articolul 103 din Codul Muncii al Federației Ruse	Se aduce la cunoștința angajaților cu cel puțin o lună înainte de intrarea în vigoare.	1 an
	Jurnal de bord pentru inspecțiile organismelor de control	Legea federală din 8 august 2001 nr. 134-FZ „Cu privire la protecția drepturilor persoanelor juridice și ale antreprenorilor individuali în timpul controlului (supravegherii) de stat”	Realizat de toate persoanele juridice și antreprenorii fără a forma o entitate juridică	În mod constant
	Procese-verbale ale ședințelor, hotărâri ale comisiilor de calificare de certificare	Reglementări privind certificarea angajaților întreprinderii	Eliberat de comisia de certificare	15 ani
	Bilete de raport și comenzi pentru lucrătorii din profesii periculoase	Partea 3 a articolului 91 din Codul Muncii al Federației Ruse	Compilat lunar.	75 de ani
	Listele lucrătorilor din producție cu condiții de muncă periculoase	Rezoluția Consiliului de Miniștri al URSS din 26 ianuarie 1991 nr. 10 „Cu privire la aprobarea listelor de producție, muncă, profesii, funcții, indicatori care dau dreptul la pensie preferențială”	Dacă producția are condiții de lucru dăunătoare; este în curs de desfășurare.	75 de ani
	Listele angajaților care se pensionează cu pensii preferențiale					50 de ani
	Corespondenta privind numirea - pensiilor si beneficiilor de stat; Pensie preferentiala	La fel.		5 ani 10 ani
	Instructiuni de securitate a muncii de profesie	Secțiunea 10 din Codul Muncii al Federației Ruse		În mod constant
	Jurnal de informare (familiarizarea cu instrucțiunile)	Secțiunea 10 din Codul Muncii al Federației Ruse		10 ani
	Jurnalul angajaților supuși examenului medical obligatoriu	Articolul 69 din Codul Muncii al Federației Ruse, ordinul Ministerului Sănătății și Industriei Medicale al Federației Ruse din 14 martie 1996 nr. 90 „Cu privire la procedura de efectuare a examinărilor medicale preliminare și periodice ale lucrătorilor și reglementările medicale pentru admitere la profesie” (modificat la 02/06/2001)		5 ani
	Rapoarte de accidente	Rezoluția Ministerului Muncii al Federației Ruse din 24 octombrie 2002 nr. 73 „Cu privire la aprobarea formularelor de documente necesare pentru investigarea și înregistrarea accidentelor industriale și dispozițiile privind caracteristicile investigației accidentelor industriale în anumite industrii și organizații”		45 de ani
	Acte de investigare a intoxicațiilor și bolilor profesionale				45 de ani

ANEXA 2

Exemplu de formular de document

ANEXA 3

Un exemplu de ordin de modificare a formelor documentației contabile primare

ANEXA 4

Un exemplu de comandă pentru personal pe formularul de comandă pentru activitatea principală

ANEXA 5

Exemplu de cerere pentru eliberarea unui carnet de muncă

ANEXA 6

Exemplu de tabel pivot

1 Basakov M.I. Munca de birou. M., 2007

2 Orlovsky Yu.P. Munca de birou in organizatie. M., 2007

3 Rogojin M.Yu. Munca de birou in serviciul de personal. M., 2007

4 Stenyukov M.V. Documentație. Lucru de birou: Practic. Un manual pentru documentarea activităților întreprinderii. M.: Anterior, 2006

5 Truhanovich L.V. Munca de birou. M., 2008

6 Malkova E.N. Acte de personal obligatorii constituite în serviciul de personal al întreprinderii // Hotărâri de personal, 2008, nr.7.

7 Malkova E.N. Acte de personal obligatorii constituite în serviciul de personal al întreprinderii // Hotărâri de personal, 2008, nr.7.

8 Malkova E.N. Acte de personal obligatorii constituite în serviciul de personal al întreprinderii // Hotărâri de personal, 2008, nr.7.

Gestionarea evidențelor de personal este unul dintre punctele cheie pentru managerii tuturor organizațiilor, necesitând cunoștințe serioase ale legislației muncii, elementele de bază ale menținerii și pregătirii documentației. El nu poate fi subestimat.

În acest articol veți citi:

• Ce este managementul înregistrărilor de personal
• Ce documente sunt importante în gestionarea evidenței personalului?
• Care este baza gestiunii înregistrărilor de personal?
• Cum să organizezi înregistrările de resurse umane în compania ta
• Ce greșeli fac cel mai des profesioniștii în HR?
• Care sunt avantajele automatizării resurselor umane?
• Ce schimbări au afectat managementul înregistrărilor de personal în 2016?

Ce este managementul înregistrărilor de personal

Managementul înregistrărilor HR include managementul personalului, care vă permite să reglați în timp util fluxul de documente al organizației. Poate fi legată atât de angajați, de mișcarea acestora în cadrul companiei, cât și de înregistrarea orelor de lucru și a decontărilor cu angajații.

Cel mai bun articol al lunii

Dacă faci totul singur, angajații nu vor învăța să lucreze. Subordonații nu vor face față imediat sarcinilor pe care le delegeți, dar fără delegare ești condamnat la probleme de timp.

Am publicat în acest articol un algoritm de delegare care te va ajuta să te eliberezi de rutină și să nu mai lucrezi non-stop. Veți învăța cui poate și nu i se poate încredința munca, cum să atribuiți corect o sarcină astfel încât să fie finalizată și cum să supravegheați personalul.

Nu cu mult timp în urmă, orice companie avea propriul departament de personal, iar procesul de lucru de birou era complet sistematizat și nu necesita cunoștințe speciale din partea angajaților departamentului. Acum aproape totul s-a schimbat: angajații HR trebuie pur și simplu să folosească gândirea creativă atunci când angajează potențiali angajați. Astfel, pentru un manager de resurse umane, educația și alfabetizarea juridică, acuratețea și minuțiozitatea în conducerea afacerilor contabile și studierea programelor de formare sunt importante.

De regulă, un contabil-avocat-manager HR corespunde colectiv titlului de master HR.

Care sunt responsabilitățile unui specialist HR?

Principalele documente cu care trebuie să se ocupe un specialist în resurse umane sunt:

1. Menținerea fluxului de documente dictat de Codul Muncii al Federației Ruse:

Întocmirea dosarelor personale ale angajaților companiei;

Redactarea adeverintelor, concediilor medicale si declaratiilor;

Intocmirea comenzilor de personal;

Crearea foilor de pontaj si controlul orelor de lucru;

Intocmirea rapoartelor trimestriale privind impozitul social unificat;

Calculul si calculul salariilor pentru angajati etc.

2. Intocmirea competenta a contractelor de munca, fiselor posturilor si regulamentelor interne.

3. Mentinerea documentelor legate de angajarea de noi angajati:

Studierea profilurilor și CV-urilor candidaților;

Monitorizarea pieței pentru salarii;

Prelucrarea listei de posturi vacante ale organizației;

4. Contabilitatea documentelor privind certificarea și evaluarea personalului:

Redactarea formularelor de evaluare și a regulamentelor;

Pregătirea caracteristicilor de certificare a angajaților.

Este important ca specialistul HR să semneze un document privind nedistribuirea datelor personale ale angajaților.

Fundamentele administrării resurselor umane

Diverse documente, de exemplu, legi, regulamente, instrucțiuni, care stabilesc standarde de drept al muncii, sunt de o importanță capitală în munca unui angajat de HR. Există două grupuri principale de documente oficiale:

1) Legislative și acte normative care descriu standardele de drept al muncii și standardele de protecție a muncii. Toți angajații companiei trebuie să respecte aceste standarde. Aceasta include:

1. Codul Muncii al Federației Ruse. Este o lege de bază. Este urmat de angajatul departamentului de personal al fiecărei întreprinderi. Conform normelor codului muncii, angajații organizației sunt angajați și concediați, sunt reglementate orele de muncă și de odihnă, procedura de eliberare a salariilor și înregistrarea diferitelor beneficii și compensații.

2. Legea Federației Ruse din 17 iulie 1999 nr. 181-FZ „Cu privire la fundamentele protecției muncii în Federația Rusă”. Această lege vă permite să organizați un sistem de protecție a muncii la întreprindere. Managerul preia controlul asupra asigurării unor condiții de muncă inofensive și poartă responsabilitatea administrativă pentru aceasta.

3. Legea federală a Federației Ruse din 27 iulie 2006 nr. 149-FZ „Cu privire la informații, tehnologiile informației și protecția informațiilor”. Prelucrarea informațiilor personale se bazează tocmai pe această lege. De exemplu, ei determină cum vor fi procesate toate datele despre persoana angajată, precum și unde vor fi stocate informațiile.

4. Legea Federației Ruse din 8 august 2001 nr. 134-FZ „Cu privire la protecția drepturilor persoanelor juridice și ale antreprenorilor individuali în timpul controlului (supravegherii) de stat.” Această lege vorbește despre drepturile și responsabilitățile angajatorului în timpul inspecții în curs de desfășurare. În special, în Legea prevede documentele pe care managerul are dreptul să le solicite de la persoana care a venit să efectueze o inspecție la întreprindere; se menționează dreptul persoanei care îndeplinește datoria de a participa la inspecție în sine. , precum și ce trebuie făcut dacă rezultatul său este nesatisfăcător.

5. Legea Federației Ruse din 29 iulie 2004 nr. 98-FZ „Cu privire la secretele comerciale”. Include o listă de informații clasificate în această întreprindere, precum și o listă a angajaților care dețin informații secrete și sunt responsabili pentru dezvăluirea acestora.

2) Documente cu caracter metodologic privind activitatea managerială și gestionarea evidenței personalului. Aceste documente nu sunt obligatorii și includ informații despre cel mai eficient lucru cu actele departamentului HR.

1. GOST R 6.30-2003 "Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru pregătirea documentelor." Ei determină regulile de păstrare a documentației, o listă de detalii care trebuie să fie prezente în document. Acest standard de stat definește lista de detalii care trebuie să fie prezente pe document, ordinea aranjamentului lor și cerințele pentru antet. De exemplu, locația pe documente a emblemei de stat, a emblemei unei organizații sau a mărcii sale comerciale este prevăzută de aceste standarde. Ei vă spun când să scrieți numele prescurtat al întreprinderii și când să scrieți numele complet, precum și componentele numărului de înregistrare al comenzii. Astfel de reguli se aplică tuturor documentelor organizatorice și administrative ale organizației: rezoluții, instrucțiuni, ordine, protocoale, acte, scrisori. Managementul înregistrărilor HR se ocupă de toate aceste documente oficiale.

2. Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 225 „Cu privire la cărțile de muncă” și Decretul Ministerului Muncii din Rusia din 10 octombrie 2003 nr. 69 „Cu privire la aprobarea Instrucțiunilor de completare a lucrărilor cărți”. Angajatul personalului apelează la ei pentru a completa corect și a menține în continuare carnetele de muncă ale angajaților lor.

3. Lista documentelor standard de management aprobate de Rosarkhiv la 6 octombrie 2000. Acest act de reglementare include o listă completă a documentelor interne, stabilește procedura și termenii de stocare a acestora. Astfel, dacă un angajat al personalului trebuie să afle cât timp, de exemplu, trebuie păstrat un tabel de personal, el aduce acest document departamental special.

4. Standarde de timp integrate intersectoriale pentru munca privind personalul și contabilitatea personalului și standarde de timp integrate intersectoriale pentru munca privind suportul documentației pentru management, aprobate prin Rezoluția Ministerului Muncii al Federației Ruse din 25 noiembrie 1994 nr. 72. Cu ajutorul lor, se calculează numărul de angajați ai serviciului de personal și se determină timpul necesar fiecăruia dintre ei pentru a-și îndeplini sarcinile de serviciu.

5. Forme unificate de documentație contabilă primară pentru înregistrarea muncii și plata acesteia. Exemple de comenzi privind angajarea, încetarea raportului de muncă, transferul, trimiterea într-o călătorie de afaceri, bonusurile, precum și alte documente sunt incluse în document, conform Rezoluției Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din ianuarie 5, 2004 nr. 1.

Cum să conduci evidența personalului într-o companie

Activitățile de HR pot fi desfășurate în următoarele moduri:

1) Pe cont propriu, prin angajarea unui angajat special în acest scop.

2) Prin recurgerea la ajutorul unor organizații terțe specializate în externalizarea resurselor umane.

3) Gestionarea automată a înregistrărilor de personal.

Primele două metode sunt acceptabile și fiecare are propriile sale avantaje.

Potrivit primei, prin înființarea unui departament de resurse umane într-o organizație, personalul acesteia va fi capabil să îmbine contabilitatea, jurisprudența și responsabilitățile unui manager de HR, precum și să înțeleagă bine toate informațiile necesare din cadrul companiei.

Dacă personalul este mic, atunci de obicei managerul îndeplinește el însuși aceste sarcini, economisind astfel salariile pentru angajații specializați în acest domeniu.

A doua opțiune câștigă acum o mare popularitate, deoarece un astfel de serviciu costă compania mult mai puțin decât angajarea unui angajat în mod permanent. Acest lucru este valabil mai ales înainte de inspecții, la schimbarea conducerii sau în timpul concedierii unui angajat cu experiență în acest domeniu. Specialiști înalt calificați vin temporar în organizație și pun în ordine toată documentația internă.

Cum să organizezi înregistrările HR de la zero

Etapa 1. Elaborarea documentelor care trebuie să fie în companie

În primul rând, sunt elaborate diverse manuale pentru lucrul înregistrărilor de personal. Pentru a face acest lucru, organizația trebuie să aibă următoarele documente necesare:

Reglementări interne de muncă;

Legea cu privire la protecția datelor cu caracter personal ale angajaților;

Legea privind protectia muncii si securitatea la incendiu.

Aceste documente sunt obligatorii și sunt procesate mai întâi.

Etapa 2. Ajustarea personalului

Înainte de întocmirea unui program de lucru, se încheie contracte de muncă cu angajații organizației, se întocmește toată documentația de angajare necesară și se creează carnetele de muncă. Cu toate acestea, erorile în menținerea acestei documentații sunt destul de frecvente.

Tabelul de personal se verifică în funcție de datele privind salariile angajaților și denumirile posturilor acestora. Aceste informații se află în departamentul de contabilitate.

Acordați atenție corespondenței dintre posturile din tabelul de personal și pozițiile efective ale angajaților. Aceste informații sunt necesare în principal pentru intrarea în programul 1C, dar în realitate, distorsiunile grosolane din baza de date sunt foarte frecvente. În consecință, la întocmirea tabelului de personal, toate informațiile despre angajați trebuie să fie de încredere și verificate.

• Metode de stimulare a personalului: tangibile și intangibile

În contabilitate, fiecărui angajat i se atribuie propriul său număr unic de personal. De regulă, acest proces este automatizat. În caz contrar, acestea sunt atribuite manual. Deoarece fiecare număr de personal este atribuit unei persoane, chiar și după concediere nu este transferat nimănui.

Verificați cu atenție starea dosarelor personale ale angajaților și a cardurilor personale ale acestora. Dacă lipsește vreo documentație, scrieți un memento angajatului organizației ce anume trebuie să prezinte în continuare departamentului de resurse umane.

Etapa 3. Verificarea conformității informațiilor din contractele de muncă și graficele de personal

Asigurați-vă că verificați informațiile din tabelul de personal cu informațiile din contractele de muncă. Este posibil ca informațiile să nu fie de încredere. De exemplu, este indicat un salariu care nu corespunde realității, sau data indicată pentru semnarea contractului cade într-o zi liberă și alte neconcordanțe. În astfel de cazuri, contractele trebuie refăcute urgent. Acordul trebuie întocmit în conformitate cu toate regulile și semnat de o persoană autorizată. Dacă apar modificări în activitățile angajatului, este suficient să se întocmească un acord suplimentar și să se facă astfel ajustări la contractul de muncă.

Un astfel de acord este întocmit separat pentru fiecare angajat specific al organizației.

Toată documentația se face în două exemplare: unul pentru firmă, celălalt pentru departamentul de personal.

Etapa 4. Verificarea executării corecte a comenzilor de personal

Toată documentația este verificată pentru corectitudinea și fiabilitatea datelor introduse. Toate nuanțele, cum ar fi datele, semnăturile și toate informațiile referitoare la persoana care solicită un loc de muncă, trebuie să fie adevărate. Toate documentele trebuie să corespundă între ele. Acordați întotdeauna atenție prezenței nu numai a semnăturii șefului întreprinderii, ci și a angajatului însuși. Dacă se găsesc inexactități în documente, acestea ar trebui refăcute sau eventual trimise spre semnare.

Etapa 5. Verificarea corectitudinii înregistrărilor de lucru

Apoi, asigurați-vă că există înregistrările dvs. de lucru. Toți sunt în organizație. Este posibil să întâlniți dosarul de muncă al unui angajat care nu a lucrat cu organizația dvs. de mult timp. Apoi ar trebui să trimiteți o scrisoare recomandată cu confirmare de livrare cu o cerere de prezentare pentru carnetul de muncă sau să oferiți o adresă la care poate fi trimisă. În funcție de răspuns, acesta este fie trimis prin poștă la adresa specificată cu confirmare de primire, fie în carnetul de muncă este inclus un aviz de predare a scrisorii. Perioada de valabilitate a carnetului de muncă al angajaților nemuncitori este până la cerere, dar nu mai puțin de 50 de ani.

Când începeți să completați un carnet de muncă, studiați mai întâi documentele care reglementează întreținerea cărților de muncă. Acestea includ:

Instructiuni pentru completarea carnetelor de munca;

Reguli pentru păstrarea și păstrarea cărților de muncă, producerea formularelor de carte de muncă și furnizarea acestora către angajatori.

Etapa 6. Înregistrarea fișierelor personale sau dosarelor personale ale angajaților (dacă acestea nu au fost păstrate înaintea dvs.)

La angajare, se creează un card personal pentru fiecare angajat în formularul nr. T-2. De regulă, acest proces este în prezent automatizat - există programe speciale pentru completarea acestor carduri și apoi printarea lor. Trebuie remarcat faptul că arhivele de stat acceptă carduri personale numai pe hârtie „jumătate de carton”.

Cardurile personale sunt întreținute de un angajat al departamentului de resurse umane - o astfel de instrucțiune este cuprinsă în instrucțiunile de utilizare a formularelor unificate (Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică din Rusia din 5 ianuarie 2004 nr. 1).

Toate copiile documentelor: pașaport, certificat de asigurare, sunt plasate în dosare „dosar” și se face un inventar al fiecărui caz. Așa se formează folderele personale. Acolo sunt plasate și copii ale comenzilor și contractelor referitoare la acest angajat. Acest lucru se face pentru comoditate. Este recomandabil să atașați fotografii ale angajaților pe cardurile personale.

Amintiți-vă că este extrem de nedorit să stocați fișierele personale împreună cu Formularul nr. T-2.

Etapa 7. Întocmirea cărților sau jurnalelor contabile necesare

Documente precum Caietul de înregistrare a mișcării carnetelor de muncă și a inserțiilor în acestea și Caietul de chitanțe și cheltuieli pentru contabilizarea formelor de carnete de muncă și a inserțiilor în acestea se păstrează exclusiv manual. Fiecare pagină trebuie numerotată, iar cartea trebuie legată, deoarece acesta este un jurnal de formulare stricte de raportare.

Etapa 8. Întocmirea unui program de vacanță

În perioada pre-Anul Nou se întocmește și se aprobă un program de vacanță.

Într-o întreprindere mică, puteți efectua un sondaj despre angajații care pleacă în vacanță; într-o întreprindere mare, această sarcină delegatşefii de departamente ai organizaţiei.

Pentru a se asigura că procesul de lucru al întreprinderii nu este afectat, perioadele de vacanță nu trebuie să coincidă pentru angajații aceluiași departament.

În cazul în care în rândul angajaților apar probleme controversate cu privire la perioada de concediu, decizia se ia de către manager sau șeful departamentului. Obținerea tuturor informațiilor necesare pentru a crea un program de vacanță durează de la una până la trei săptămâni.

Odată întocmit programul de vacanță, acesta este aprobat de șeful organizației.

Cu două săptămâni înainte de începerea concediului, trebuie să anunțați angajatul despre apariția acesteia și să emiteți un ordin de acordare a concediului. Cu toate acestea, timpul de plecare în concediu poate fi ajustat prin acord între angajat și superiorii săi.

Atunci când un certificat de concediu medical este prezentat la începutul vacanței planificate, acesta este transferat într-o altă perioadă de timp, indicând acest lucru în cerere. Datele modificate sunt introduse în anumite coloane ale programului de vacanță.

Amintiți-vă întotdeauna că un angajat trebuie să plece în vacanță cel puțin o dată la doi ani. Iar la concedierea unui angajat, concediul anual plătit este compensat financiar.

Etapa 9. Formarea dosarelor de personal

Cazurile sunt structurate astfel:

- „Comenzi de personal (angajare, concediere, transfer, bonusuri, promovări, concedii fără plată, misiuni în călătorii de afaceri de lungă durată și călătorii de afaceri în străinătate)” - perioadă de păstrare - 75 de ani;

- „Comenzi pentru personal (concedii regulate și educaționale, serviciu, penalități, deplasări de afaceri de scurtă durată în țară)” - termen de valabilitate - 5 ani;

- „Contracte de muncă”;

- "Lucruri personale";

- „Cartele personale”;

- „Documentele de reglementare ale companiei (regulamente, instrucțiuni)”;

- „Probleme de personal legate de serviciile guvernamentale și organizațiile comerciale”, etc.

Listele de concedii, secvențele de sarcini și programele sunt de obicei clasificate ca aspecte separate.

Având în vedere că comenzile personale pot fi stocate timp de cinci sau șaptezeci și cinci de ani, se recomandă sortarea lor în cazuri diferite. Vă rugăm să rețineți că toate documentele care nu sunt incluse în lista de cazuri cu o perioadă de păstrare de 5 ani au automat o perioadă de păstrare de 75 de ani.

Dacă compania este suficient de mare și mai mult de 250 de coli apar în 12 luni, atunci trebuie sortată în foldere separate. De exemplu, „Contracte de muncă (A–L)”, „Contracte de muncă (M–Z)”; „Comenzi pentru personal (concedii planificate și educaționale)”, „Comenzi pentru personal (îndatoriri, mustrări, călătorii de afaceri)”).

Etapa 10. Înregistrarea listei de dosare

O listă sistematizată a denumirilor cazurilor companiei, care indică și cât timp este stocat un anumit document, poate fi pregătită separat pentru cazurile legate de personalul companiei sau poate fi inclusă în lista generală a documentelor companiei.

Procesul de completare a documentelor legate de personal este același cu depunerea dosarelor și alcătuirea unei liste în munca generală de birou.

Gestionarea corectă a evidențelor de personal: greșeli tipice

1. Erori la emiterea comenzilor:

Sunt încălcate regulile de întocmire a componentei textuale a ordinelor, în special ordinele de admitere, transfer sau concediere a unei persoane.

Condițiile de angajare și fișa postului sunt indicate incorect, iar informațiile despre perioada de probă nu sunt incluse.

Este posibil să existe ortografie incorectă a diferitelor date atunci când plasați o comandă. Greșelile sunt adesea făcute în numele unei persoane, în numele unui departament al companiei sau al locului de muncă sau în numele unui post.

Utilizarea incorectă a formularelor standard în pregătirea documentelor. Probleme apar și în specificarea compoziției detaliilor.

2. Greșeli la încheierea contractelor de muncă:

Încheierea unui acord pe baza unor documente completate incorect sau în lipsa unuia dintre cele solicitate.

Încheierea unui contract de muncă cu un angajat care nu a atins sau a depășit deja limita de vârstă admisă.

Acceptarea unui cetățean care nu poate efectua această muncă din motive de sănătate.

3. Erori la menținerea înregistrărilor de lucru:

Organizațiile uită adesea să introducă datele din dosarul de muncă al noului angajat în cartea de muncă.

Corecțiile în insertul de lucru sunt inacceptabile dacă datele au fost introduse incorect.

Nu puteți introduce informații despre munca dvs. în secțiunea „informații despre premii” sau nu puteți formata inserția în orice alt mod care nu este conform legii.

Automatizarea managementului evidenței personalului: algoritm de implementare

Proprietarii de companii mari se confruntă adesea cu probleme:

Angajații întârzie să completeze documentele;

Acordurile durează mult pentru a fi convenite, obligațiile contractuale sunt îndeplinite cu întârzieri;

Angajatul susține că a existat un anumit document și chiar își amintește ce era scris în el, dar nu îl găsește;

Când angajații pleacă, dispar documentele importante cu care au lucrat.

Ca urmare, compania nu răspunde la solicitările clienților sau furnizorilor în timp util, iar viteza de luare a deciziilor scade. În această etapă ar trebui să vă gândiți serios la implementarea unui sistem unificat de gestionare a documentelor electronice (EDMS). Un astfel de sistem vă va permite să faceți față problemelor enumerate și, în plus, vă va ajuta să controlați disciplina performanței și să obțineți rapid datele necesare pentru analiza situației.

Când pregătiți și implementați un proiect pentru automatizarea fluxului de documente, ar trebui să respectați un anumit algoritm:

Pasul 1. Descrieți sistemul de management al documentelor

Puteți încredința descrierea unei secretare (dacă firma este mică) sau unui angajat special desemnat. Iată ce trebuie să facă:

Întocmește un document (regulamente) care enumeră procesele de afaceri și definește procedura de execuție a documentului;

Întocmește instrucțiuni pentru munca de birou (sau echivalentul acestuia) care să descrie procedura pentru fiecare proces (proceduri, roluri și funcții ale angajaților; un exemplu de proces este lucrul cu contracte și documente însoțitoare);

Scrieți (sau actualizați) fișele postului pentru angajați; trebuie să indice clar funcțiile fiecărui angajat și să stabilească cine își va îndeplini atribuțiile în caz de absență temporară.

Pasul 2. Determinați clientul (proprietarul) sistemului și managerul de proiect

Clientul este un angajat sau un departament al companiei (reprezentat de șeful său) care va lucra cu sistemul mai mult decât oricine altcineva (funcționar, șef departament juridic sau personal). Responsabilitățile clientului sunt să ofere echipei de implementare informații despre procesele de afaceri, formulare de raportare, formulare, să consilieze membrii echipei, să organizeze munca de adaptare a programului și să testeze blocuri gata făcute.

• Redactarea unei propuneri comerciale: 5 sfaturi importante

De asemenea, trebuie să numiți un manager de proiect (în companiile mici, clientul și managerul de proiect pot fi aceeași persoană). Uneori, cineva din serviciul IT devine manager. Nu este adevarat. În primul rând, un angajat al acestui departament nu cunoaște zona în care este implementat sistemul și, în al doilea rând, este puțin probabil să poată gestiona eficient un proces care afectează multe zone cheie ale companiei tale. Însă, acolo unde ajutorul specialiștilor în servicii IT va fi semnificativ este în alcătuirea unei liste de produse software, selectarea unui contractant, coordonarea activităților acestuia, furnizarea de competențe și drepturi de acces necesare angajaților, precum și în consultarea (împreună cu specialiști relevanți) companiei. angajații care stăpânesc un nou sistem pentru ei.

Pasul 3. Formați o echipă de proiect

Echipa ar trebui să includă clientul, reprezentanți ai tuturor departamentelor care lucrează cu documentație și angajați ai serviciilor IT. În plus, echipa de proiect ar trebui să includă reprezentanți ai companiei contractante care va dezvolta și implementa sistemul (dacă decideți să nu o faceți singur).

Participarea la proiectul Directorului General

Nadejda Merkuryeva,Șeful direcției pentru promovarea soluției 1C: Document Flow la 1C, Moscova

Participarea la proiectul Directorului General este obligatorie. Trebuie să organizați întâlniri cheie, să conveniți asupra documentelor cheie și să conduceți prin exemplul folosind sistemul - toate acestea sunt esențiale pentru o implementare cu succes. Dacă nu există o participare activă a șefului companiei, încercările de a introduce fluxul automatizat de documente sunt în mod evident sortite pieirii. Eșecul este garantat și dacă managerii de mijloc te-au convins să implementezi un sistem automatizat, dar tu însuți nu înțelegi cu adevărat de ce este nevoie și te decizi să preiei proiectul pe baza principiului „vom încerca, și vom încerca. vedea."

Rolul liderului în conducerea grupului de lucru:

1. Transferați controlul operațional unuia dintre angajații implicați în proiect. Specialiști bine pregătiți sau șefi de departamente relevante sunt de obicei numiți pentru a gestiona proiecte.

2. Împuternici managerul de proiect. Acest lucru este necesar mai ales dacă membrii echipei au un statut mai înalt decât managerul de proiect pe care l-ați numit.

• Sector B2b: cum să obțineți comenzi pentru 11 milioane de ruble pe lună

3. Prin ordin sau îndrumare verbală, eliberați membrii echipei de proiect de unele dintre sarcinile lor normale, astfel încât să poată dedica suficient timp proiectului.

4. Definiți criteriile pentru succesul proiectului.

5. Țineți întâlniri regulate pentru a rezolva rapid problemele care încetinesc procesul. Ele sunt adesea asociate cu o comunicare slabă între departamente.

6. Inspiră echipa pentru impulsul final. Există întotdeauna un declin spre sfârșitul proiectului - aceasta este faza de „test de rezistență”. S-au făcut deja multe, toată lumea este obosită, banii se epuizează, eșecurile se adună etc. În 90% din cazuri, echipele de proiect nu pot depăși acest punct, iar eforturile eșuează. Proiectul va muri liniștit la un pas de la finalizare dacă liderul sau directorul general nu găsește puterea de a schimba situația.

Pasul 4. Identificați problemele pe care doriți să le rezolvați și alegeți un produs software

Uneori, în această etapă, sarcinile sunt confuze: cea principală este considerată, de exemplu, pentru a crește transparența și controlabilitatea proceselor organizaționale, deși acest lucru poate fi realizat doar prin schimbări organizaționale. Orice sarcină globală trebuie împărțită într-un număr de sarcini locale. În mod evident, este inutil să încerci imediat „creșterea transparenței”, dar poți „reduce timpul necesar aprobării contractelor la trei zile” sau „primi oricând un raport privind costurile cu forța de muncă ale angajatului pentru fiecare proiect”. Aceste obiective dictează alegerea produsului software. În plus, trebuie luate în considerare următoarele criterii:

Compatibilitate cu platforma pe care sunt dezvoltate alte produse ale companiei;

Capacitatea de a îmbunătăți sistemul folosind propriul nostru serviciu IT;

Suport pentru lucrul cu dispozitive mobile.

Pasul 5. Efectuați lucrări explicative, vorbiți despre primele succese

De obicei, a doua zi după lansarea unui nou sistem, managerul începe să primească plângeri de la angajați: „sistemul nu funcționează”, „este incomod”, „nu am timp pentru asta”, „de ce ar trebui Apăs aceste butoane”, „Am deja destule de făcut...” Fluxul unor astfel de reclamații este nesfârșit, deoarece angajații nu sunt interesați să vedeți ce și cum fac. Pentru a minimiza oportunitățile de sabotare a inovațiilor, este necesar să se informeze angajații cu privire la schimbările care au loc: discutați în detaliu despre fiecare nouă etapă a proiectului și despre toate modificările planificate, discutați despre acestea, răspundeți la obiecții, demonstrând avantaje private (accelerarea procedurii). pentru revizuirea contractelor, facilitarea căutării documentelor etc.). În primul rând, ar trebui să vă concentrați eforturile asupra proceselor a căror automatizare va oferi rapid rezultate vizibile. CEO-ul și toți managerii de top ai companiei ar trebui să efectueze lucrări explicative și, în plus, să folosească sistemul în activitățile lor zilnice: acesta va fi un stimulent excelent pentru subordonați. Această abordare va oferi proiectului o imagine pozitivă, iar sistemul va fi implementat mai rapid.

3 avantaje ale managementului electronic al înregistrărilor de personal

1. Economisirea de bani pe stocare. Aproape toate documentele, conform regulilor, sunt păstrate cel puțin cinci ani. Astfel, compania trebuie să planifice și să organizeze locul unde vor fi depozitate materialele de arhivă. Acest lucru nu este întotdeauna posibil și provoacă unele inconveniente.

2. Economisiți timp. Pentru a formula corect un caz sau pentru a întocmi documentul necesar, managerul de resurse umane trebuie să petreacă timp strângând toate semnăturile necesare. Utilizarea documentelor în formă electronică simplifică această procedură. Toți angajații care trebuie să semneze pot semna pur și simplu electronic. Ofițerul de resurse umane poate verifica doar informațiile.

3. Reduceți erorile. Orice persoană este capabilă să facă greșeli. Gestionarea electronică a documentelor ajută la evitarea corecțiilor inutile și completarea eronată.

Nou în managementul evidenței personalului: modificări în 2016

Din 2015, legile muncii au suferit unele modificări, care au rămas în 2016. Cuantumul amenzilor pentru nerespectarea legilor muncii a fost majorat, iar lista categoriilor de salariați care pot lua concediu în orice perioadă a anului a fost extinsă. De asemenea, au început să fie eliberate cărți de muncă angajaților. În 2016, aceste modificări vor provoca și alte modificări, cum ar fi:

SRL-urile și SA nu pot avea un sigiliu;

Aranjamentele călătoriilor de afaceri sunt simplificate;

Solicitantul trebuie să fie informat în scris cu privire la motivul refuzului în termenul stabilit;

Introducerea unui sistem diferit de responsabilitate administrativă pentru angajatori;

Modificarea regulilor de furnizare a certificatului de lipsă de cazier judiciar atunci când se aplică pentru un loc de muncă;

O altă structură pentru procesul de obținere a informațiilor din registrul persoanelor descalificate;

Nouă procedură de notificare a angajării foștilor funcționari publici;

Adăugarea unui nou articol la Codul Muncii al Federației Ruse, care acoperă problemele de prioritate pentru acordarea concediului anual plătit;

Ajustarea sistemului de inspecții la întreprinderile mici;

Modificări în situația concedierii femeilor însărcinate care lucrează cu contract de muncă pe durată determinată.

Deci, din 7 aprilie 2015, societățile cu răspundere limitată și societățile pe acțiuni nu pot folosi sigiliul rotund. Însă Rostrud consideră că firma este în continuare obligată să certifice cu sigiliu înscrierile din carnetul de muncă. Rostrud a precizat acest lucru într-o scrisoare din 15 mai 2015 nr. 1168-6-1. Departamentul a transmis documentul de mai sus autorităților necesare din regiuni pentru ca acestea să se poată baza pe aceste informații atunci când efectuează inspecțiile.

Dacă o companie refuză să folosească un sigiliu rotund în carnetele de muncă ale angajaților, va fi supusă unei penalități de până la cincizeci de mii de ruble (clauza 1 a articolului 5.27 din Codul Muncii al Federației Ruse). Este important ca proprietarii de afaceri să știe că inspectorul are dreptul de a aplica o amendă pentru fiecare încălcare individuală.

Documente de evidenta a personalului - 2016. Toate procesele și formularele necesare pentru gestionarea înregistrărilor de personal sunt prevăzute în Codul Muncii al Federației Ruse, iar procedura de procesare a documentelor este specificată în legile federale. Desigur, departamentul HR este obligat să prelucreze o cantitate suficientă de informații. În 2016, documentația principală poate fi împărțită în următoarele secțiuni:

Tot felul de comenzi, de exemplu, privind angajare, concediere, transfer, bonusuri;

Reglementări locale ale organizației, adică regulamente interne de muncă în companie, reglementări privind informațiile personale ale membrilor echipei, reglementări privind nivelurile de venituri etc.;

Contracte de munca;

Contract colectiv, dacă este prezent;

Acorduri privind răspunderea financiară integrală;

Documente de evidență a personalului, adică program de lucru, program de concediu;

Înregistrări de lucru;

Formulare pentru înregistrarea orelor de lucru;

Documente pentru înregistrarea unei călătorii de afaceri;

Reglementari de protectia muncii.

Formulare unificate în gestionarea evidențelor de personal 2016. Înainte de intrarea în vigoare a legii federale din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate”, era obligatorie utilizarea formularelor unificate. După adoptarea legii, situația s-a schimbat: companiile au început să aibă o atitudine diferită față de înregistrarea detaliilor gospodăriei. Activități.

• Training pentru manageri de vânzări: pregătirea unui începător în 3 pași

De acum inainte, orice firma are dreptul sa intocmeasca forma documentului contabil primar care i se potriveste, facand completari sau eliminand elemente inutile. Dar formularele unificate în evidențele de personal vor rămâne în continuare în vigoare.

Astfel, în 2016, următoarele documente vor continua să fie utilizate în gestionarea evidenței personalului:

Formularele nr. T-1 și T-1a (comandă privind angajarea angajaților),

Formularul nr. T-2 (carte personală de angajat),

Formularul nr. T-3 (tabel de personal),

Formularele nr. T-5 și T-5a (ordin de transfer al angajatului la un alt loc de muncă),

Formularele nr. T-7 (program de vacanță) și T-6 (ordin pentru acordarea concediului de odihnă),

Formularul nr. T-9 este utilizat la înregistrarea unei călătorii de afaceri, este recomandabil să îl clarificați notând scopul călătoriei de afaceri.

Standarde profesionale - 2016. De la 1 iulie 2016 vor intra în vigoare articolele 195.2 și 195.3 din Codul muncii. Standardele profesionale vor deveni necesare pentru implementarea de către angajatori dacă Codul Muncii, alte legi federale și alte acte juridice de reglementare ale Federației Ruse prevăd cerințele pentru calificările necesare unei persoane pentru a desfășura anumite activități de muncă.

Până în acest moment, angajatorii erau sfătuiți doar să folosească astfel de standarde. Dar astăzi, multe companii prescriu cerințe profesionale pentru posturi atunci când întocmesc fișele postului pentru angajați.

Informații despre autor și companie

Nadejda Merkuryeva,Șeful direcției de promovare a soluției 1C: Document Flow a companiei 1C, Moscova. Specialist în optimizarea proceselor de management al documentelor și implementarea sistemelor electronice de management al documentelor în agențiile guvernamentale și întreprinderile comerciale. Autor de materiale didactice, cursuri de formare și seminarii privind crearea de sisteme bazate pe soluția 1C: Document Management 8. Grupul de companii „1C”. Domeniu de activitate: dezvoltare, distributie si suport de programe pentru calculator. Teritoriu: sediu – la Moscova; lucrul cu utilizatorii se realizează printr-o rețea extinsă de parteneri (mai mult de 7.000 de companii din rețeaua 1C:Franchising în 750 de orașe din 23 de țări). Număr de personal: 900. Număr de utilizatori de produse software: peste 4 milioane de angajați în peste 1 milion de organizații.

Organizarea și menținerea evidenței personalului este responsabilitatea directă a angajaților din serviciul de personal. În situațiile de creare a unei noi organizații, de transformare a uneia vechi sau de alte opțiuni de reorganizare, conducerea și departamentul de personal trebuie să cunoască principalele aspecte ale muncii: pregătirea și căutarea angajaților, angajarea, transferul și concedierea personalului, precum și reguli atât pentru arhivarea cât și pentru stocarea operațională a documentelor.

Organizarea competentă a evidenței personalului ca bază pentru stabilitatea companiei

Orice organizație, indiferent de forma sa de proprietate, are personal. Diferă în mărime și compoziție, funcții îndeplinite și nivel de calificări. Sarcina departamentului HR este de a se asigura că toate problemele și problemele legate de angajații întreprinderii sunt rezolvate cât mai rapid și competent posibil.

Funcționarea stabilă a unei organizații depinde direct de angajații săi. Sarcina principală a serviciului de personal este selecția competentă și la timp a angajaților, menținerea evidenței personalului în conformitate cu legea și depunerea la timp a documentelor la arhivă. Aceasta este baza pentru funcționarea stabilă a oricărei întreprinderi.

Instruirea personalului pentru lucrul cu resurse umane

Instrucțiunile pentru gestionarea evidenței personalului indică în mod clar nevoia de pregătire profesională a specialiștilor de personal. Cu toate acestea, în practică, există adesea o problemă cu formarea lucrătorilor cu profilul necesar.

Instituțiile de învățământ superior și secundar de specialitate nu absolvă specialiști cu o calificare atât de restrânsă precum „gestionarea evidențelor personalului”. Instruirea are loc de obicei la fața locului sau la cursuri de specialitate. De asemenea, este posibil să instruiți un angajat direct la locul de muncă prin mentorat.

Gestionarea înregistrărilor de personal implică pregătirea specialiștilor în următoarele moduri:

• recalificare pe baza unui al doilea învățământ superior;
• obținerea de studii superioare într-un domeniu conex, de exemplu, „managementul documentelor”, „drept”, „managementul personalului”, „securitatea informațiilor”;
• pregătire în cursuri de specialitate de lungă durată (minim trei luni), urmată de promovarea unui examen;
• muncă practică urmată de dezvoltare profesională regulată.

Documente de reglementare care reglementează activitatea serviciilor de personal

Activitățile departamentului de personal și organizarea generală a managementului evidenței personalului sunt foarte dependente de legislația în vigoare și de documentele de reglementare interne. Această caracteristică este asociată cu nuanțele lucrului cu un număr mare de documente personale, care sunt adesea confidențiale.

Evidența în serviciul de personal este reglementată de următoarele acte:

• Constituție, Codul civil și Codul muncii, precum și Codurile parțial penal și ale familiei;
• acte legislative privind profilul organizației în materie de lucru cu personalul;
• reglementări locale;
• diverse clasificatoare, reguli și instrucțiuni la nivel federal;
• documente de reglementare interne, de exemplu, instrucțiuni privind gestionarea evidenței personalului;
• comenzi și instrucțiuni de la conducere.

Angajații serviciului de personal sunt obligați să respecte cu strictețe cerințele reglementărilor și, mai ales, Codul Muncii.

Căutarea și documentarea angajaților

Efectuarea înregistrărilor de personal începe cu căutarea și înregistrarea personalului. În primul rând, trebuie să decideți asupra opțiunilor pentru găsirea de noi angajați. Dintre acestea se remarcă următoarele:

• agenții și birouri de ocupare a forței de muncă;
• angajare;
• târguri de locuri de muncă;
• unități de învățământ;
• locuri de muncă și CV-uri pe diverse resurse;
• alte organizații;
• cunoștințe și prieteni.

Toate opțiunile de căutare a angajaților au avantajele și dezavantajele lor; un angajat HR trebuie să profite la maximum de toate oportunitățile pentru a ocupa un post vacant.

Când un solicitant este găsit, acesta este intervievat. Este recomandabil ca progresul acestuia să fie documentat: acest lucru facilitează luarea unei decizii informate cu privire la angajare sau refuz. În acest din urmă caz, persoana este înștiințată în scris cu privire la motiv în termen de cinci zile lucrătoare. Dacă solicitantul este potrivit pentru postul vacant, acesta trebuie să fie înscris. Aici începe înregistrarea pentru un anumit angajat.

• încheierea unui contract de muncă;
• emiterea unui ordin de admitere;
• un nou angajat sau sediul acesteia;
• înregistrarea unui card personal;
• dacă este acceptat în organizație - deschiderea unui dosar personal;
• familiarizarea și semnarea de către angajat a regulamentelor și instrucțiunilor interne.

Evidența personalului (cartele personale, tabelul de personal)

Efectuarea evidenței personalului necesită întocmirea obligatorie a documentației contabile, în special, a graficelor de personal și a cardurilor personale. Aceste documente sunt obligatorii pentru organizațiile de toate formele de proprietate.

Personalul și numărul trebuie să fie actuale și să răspundă nevoilor organizației. Conține numele tuturor posturilor, numărul de tarife, indicând posturile vacante pentru o anumită perioadă.

Cardurile personale sunt documente unificate care conțin informații scurte despre activitățile de muncă ale angajatului și informații personale. Sunt supuse unor stricte contabilități și condiții speciale de depozitare, în locuri care să prevină deteriorarea și furtul acestora.

Comenzi pentru personal, diferențe și caracteristici de proiectare

Munca generală de birou în munca de personal este exprimată în principal în ordine și instrucțiuni din partea conducerii. Aceste documente pot viza atât angajații individuali, cât și întregul personal în ansamblu. Ele diferă în ceea ce privește designul și caracteristicile de implementare.

Majoritatea comenzilor și instrucțiunilor referitoare la acțiuni specifice cu un angajat au o formă unificată. Acestea sunt supuse acordului obligatoriu cu toate părțile interesate și familiarizării de către angajat împotriva semnării. Copiile comenzilor de personal sunt stocate în fișierul personal, iar originalele în foldere separate.

Jurnalele de înregistrări ale personalului, regulile de înregistrare și depozitare

Înregistrarea mișcării în serviciul de personal presupune menținerea unor reviste de specialitate. Acestea sunt documente de foi de calcul cu un format de mai multe pagini, cel mai adesea unificate. De obicei sunt păstrate fie în caiete mari, fie achiziționate gata făcute în magazine specializate.

Tipuri de jurnale de personal:

• înregistrarea documentației de intrare și de ieșire, inclusiv a scrisorilor;
• înregistrarea comenzilor;
• înregistrarea sosirii și plecării angajaților în călătorii de afaceri;
• înregistrarea declarațiilor, depunerilor, notificărilor, notelor oficiale și de serviciu;
• înregistrarea formularelor de carte de muncă și a inserțiilor acestora;
• cărți pentru înregistrarea mișcărilor diverselor documente de personal etc.

Toate revistele trebuie legate și sigilate, iar foile trebuie numerotate. Acestea trebuie păstrate separat de toate documentele. De preferință într-un dulap seif sau special.

Caracteristici de întreținere și stocare a fișierelor personale

Păstrarea fișierelor personale nu este obligatorie. Cu toate acestea, majoritatea organizațiilor colectează înregistrările angajaților într-o formă sau alta. Desigur, este mai convenabil să faci asta într-un singur folder.

Un dosar personal este un set de informații personale documentate despre un angajat, colectate și compilate într-o anumită ordine. Poate include o varietate de documente și copii:

• copii ale comenzilor angajaților;
• copii ale declarațiilor;
• copii ale actelor de identitate care confirmă calificările, studiile, beneficiile și starea civilă;
• chestionar;
• caracteristici și recenzii;
• certificate etc.

Fișierele personale includ informații personale și trebuie păstrate departe de alte documente. Accesul la acestea este permis doar unui cerc strict limitat de funcționari. Când personalul este concediat, dosarele personale sunt predate pentru depozitare în arhivă.

Reguli de înregistrare, păstrare și eliberare a cărților de muncă, precum și a inserțiilor

Toate organizațiile sunt obligate să păstreze carnetele de muncă pentru personalul lor, cu excepția angajaților cu normă parțială. În timpul programării inițiale, angajatorul achiziționează în mod independent formulare goale și face prima înregistrare pe acestea. Informațiile relevante despre angajat sunt introduse pe pagina de titlu. Ulterior, este necesar să se monitorizeze relevanța acestora și să se facă modificări în timp util.

Pe răspândirea părții principale se fac înregistrări despre activitățile de muncă și sociale ale salariatului, angajarea acestuia cu angajați permanenți.Toate înregistrările sunt numerotate în mod general și se fac pe bază de ordin. Avizul de concediere este însoțit de o amprentă a sigiliului organizației și a semnăturii managerului.

Realizat manual, cu un pix albastru, cu un scris de mână clar și ușor de înțeles. Monitorizați cu atenție relevanța și acuratețea datelor introduse. Dacă este necesară corectarea informațiilor, atunci acestea trebuie tăiate cu atenție cu o singură linie și trebuie introduse informațiile relevante. Această acțiune trebuie confirmată de semnătura și sigiliul managerului.

Evidența muncii se păstrează separat de alte documente, într-un seif. Este interzisă predarea acestora către angajați sau terți fără o rezoluție specială din partea autorităților responsabile.

Caracteristici de stocare operațională și arhivă a documentelor de personal

Depozitarea documentelor de personal este determinată de semnificația lor deosebită. Acestea conțin informații personale și sunt confidențiale. Astfel de date nu fac obiectul dezvăluirii neautorizate. În caz contrar, se va aplica o amendă angajaților serviciului de personal și conducătorului organizației.

Pentru a organiza corect depozitarea documentelor de personal în serviciul de personal, este recomandabil să aveți o cameră separată. Trebuie să existe o singură intrare în ea și trebuie să fie echipată cu o ușă metalică cu alarmă.

Documentele în sine trebuie depozitate în dulapuri metalice sau seifuri. Evitați expunerea la soare și praf, precum și schimbările de temperatură și umiditatea excesivă. Acești pași simpli vă vor ajuta să vă salvați datele personale.

Aflați cum sunt păstrate înregistrările personalului în organizație și pentru ce puteți fi amendat. Descărcați manualul de înregistrări HR sau organizați-vă propriile înregistrări.

In articol

Descărcați acest document util

Ce acte de personal obligatorii intocmesc angajatorul?

Orice companie care folosește forță de muncă angajată este obligată să țină evidența personalului. Lucrul cu personalul este însoțit de pregătirea multor documente, de la grafice de personal până la comenzi de personal. Sarcina ofițerului de resurse umane este să întocmească în timp util și corect documentele de resurse umane, să le modifice după cum este necesar și să le verifice dacă sunt conforme cu legislația în vigoare.

O instrucțiune bine structurată privind gestionarea evidențelor personalului, elaborată ținând cont de noul GOST, va minimiza riscul erorilor grave în lucrul cu personalul.

Pornind de la zero gestionarea înregistrărilor de resurse umane, pregătiți documentele obligatorii de resurse umane, fără de care lucrul deplin cu personalul este pur și simplu imposibil.

Documente HR obligatorii:

• contracte de munca;
• fișele postului (dacă este necesar);
• reglementări locale;
• carduri personale ale angajatilor;
• comenzi pentru personal;
• comenzi pentru activități de bază;
• programul de personal;
• programul de vacanță;
• cărți și jurnale de contabilitate;
• foaia de pontaj .

Contract de muncă

Documentul principal în munca unui ofițer de personal. Confirmă existența unui raport de muncă, stabilește drepturile și obligațiile părților. Nu există o formă unică de contract de muncă, deși există o formă standard pentru microîntreprinderi. Alți angajatori îl pot folosi și ca bază. Legea nu interzice întocmirea în formă liberă a contractelor de muncă dacă acestea conțin toate condițiile obligatorii și informații despre părți.

Condițiile obligatorii ale contractului de muncă:

• funcția de muncă indicând funcția sau tipul de muncă;
• locul de muncă și condițiile de muncă;
• remunerație care indică tariful sau salariul;
• condiție privind asigurarea socială obligatorie.

Reflectați în contractul de muncă natura și modul de muncă, dacă acestea diferă de cele obișnuite. Vă rugăm să notați toate garanțiile și compensațiile cerute de lege. Într-un contract pe durată determinată, asigurați-vă că indicați perioada de valabilitate și motivele pentru care părțile nu au putut stabili un raport de muncă permanent.

Informații obligatorii din contractul de muncă:

• Numele complet al angajatului și numele angajatorului (pentru o persoană fizică - numele complet);
• date privind actele de identificare ale angajatului și ale angajatorului individual;
• TIN al angajatorului (cu excepția persoanelor fizice care nu au statut de antreprenor);
• informatii despre persoana care semneaza contractul in numele angajatorului;
• locul și data întocmirii documentului.

Descrierea postului

În ciuda absenței referințelor la acest document în Codul Muncii al Federației Ruse, organismele guvernamentale dezvoltă fără greș un pachet de fișe de post (Legea nr. 79-FZ din 27 iulie 2004) și este foarte de dorit pentru organizațiile comerciale. pentru a face acest lucru.

Având fișe de post vă permite să:

• distribuie competent responsabilitățile între posturi similare;
• dovedește în instanță sau parchet legalitatea sancțiunii disciplinare;
• justifica;
• certifica corect personalul pentru respectarea posturilor lor.

Atenţie! Instrucțiunile sunt scrise pentru posturi, nu pentru anumiți angajați, așa că nu le personalizați. Dacă un angajat demisionează sau este transferat, instrucțiunile vor trebui reaprobate. Din același motiv, este mai bine să-l aprobi ca document independent și nu ca anexă la un contract sau acord de muncă.

Reglementări locale (LNA)

Există obligatorii și opționale. Inspectorul GIT are dreptul de a solicita reglementările locale în timpul controlului, iar dacă vreun document lipsește sau este întocmit cu erori, angajatorul poate fi amendat sau emite ordin.

Include obligatoriu toate LNA menționate în Codul Muncii:

• prevederi privind remunerarea, dacă condițiile de remunerare nu sunt reflectate în contractul colectiv sau în alt act local (articolul 135 din Codul Muncii al Federației Ruse);
• regulament privind datele personale ale angajaților (articolul 86 din Codul Muncii al Federației Ruse);
• (Articolul 189 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Dacă personalul are posturi cu program de lucru neregulat, trebuie aprobată o listă a angajaților care fac obiectul unui regim special de muncă (articolele 57, 101 din Codul Muncii al Federației Ruse). Dacă o companie trimite personal pentru recalificare sau formare avansată - o dispoziție privind procedura și condițiile de urmare a formării profesionale (Articolul 196 din Codul Muncii al Federației Ruse).

LNA-urile opționale sunt emise după cum este necesar. Pentru a reglementa clar procesele de lucru, elaborați documente interne suplimentare: reglementări privind bonusurile, călătoriile de afaceri, mentoring, politică socială, selecția personalului etc. Nu există cerințe unificate pentru proiectarea și structura actelor locale; bazați-vă pe GOST actual și certificați corect fiecare document.

Cartele personale ale angajaților

Toți angajatorii, indiferent de forma lor juridică și domeniul de activitate, sunt obligați să creeze un card personal pentru fiecare angajat. Utilizați formularul unificat T-2 sau dezvoltați-vă propriul formular. A fost elaborat un formular special T-2GS pentru înregistrarea funcționarilor publici.

Nu uitați să familiarizați angajatul cu conținutul cardului personal sub semnătură imediat după completarea inițială și apoi după ce faceți noi înregistrări despre transfer (inclusiv temporar), concediere sau redenumirea unui post.

Atenţie! Cardul personal se inchide dupa incetarea contractului de munca in baza caruia a fost creat. Dacă angajați un angajat care a lucrat cândva în organizație, creați un nou card pentru el.

Comenzi pentru personal

Angajările, călătoriile de afaceri, concedierile, bonusurile, concediile și alte proceduri de personal sunt formalizate prin comenzi. Acesta este cel mai important document al oricărui serviciu de personal, pe baza căruia se fac înregistrări în conturile personale, carnetele de muncă și cardurile personale.

Unele comenzi sunt compilate într-o formă tabelară unificată. Dacă comanda nu privește unul, ci mai mulți angajați deodată, se folosește un formular marcat „a”:

Tabelul 1. Comenzi emise pe formulare de foi de calcul unificate

	Tipul și numele formularului
T-9 sau T-9	Ordinea de a trimite unul sau mai mulți angajați într-o călătorie de afaceri
T-11 sau T-11a	Ordin de încurajare a unuia sau mai multor angajați
T-8 sau T-8a	Ordin de concediere a unuia sau mai multor salariati
T-6 sau T-6a	Ordin de acordare a concediului unuia sau mai multor salariati
T-5 sau T-5a	Ordin de transfer a unuia sau mai multor angajati la un alt loc de munca
T-1 sau T-1a	Ordinea de a angaja unul sau mai multi angajati

Atenţie!În locul formularelor standardizate, puteți folosi formulare aprobate de angajator dacă acestea conțin toate detaliile solicitate.

Alte comenzi sunt emise sub formă de text. Dacă trebuie să rechemați un angajat din vacanță sau să-l trimiteți la cursuri de perfecționare, reintegrați-l la locul de muncă sau, întocmiți o comandă în formă gratuită.

Ordinului i se dă forță juridică prin detalii de certificare - semnătura personală a directorului general sau a altui funcționar autorizat să semneze ordine. Pe lângă semnătură, se aplică sigiliul organizației (dacă există). Actele administrative intră în vigoare din momentul semnării sau de la data specificată în acestea.

Atenţie! Ordinele privind numirea managerilor - directorul general, adjuncții săi, contabilul-șef și alți funcționari menționați în cartă - se referă la comenzi pentru activități de bază, și nu pentru personal.

Comenzi pentru principalele activități

Acestea includ toate ordinele scrise care nu se referă la personal sau probleme administrative și economice: cu privire la introducerea de reglementări locale sau modificări la LNA-urile existente, la crearea de noi posturi și inspecții. Executarea unor astfel de comenzi poate fi încredințată atât secretarului organizației, cât și angajaților departamentului de personal.

Masa de personal

Caracterizează componența personalului companiei: structura organizatorică, numărul și componența personalului, salariile pentru toate funcțiile. Pentru înregistrare, utilizați formularul unificat T-3 sau dezvoltați propriul șablon. Perioada de valabilitate a documentului poate să nu fie specificată, dar dacă este limitată, nu uitați să întocmiți un nou program de personal până la data specificată.

Exemplu de program de angajare cu o perioadă de valabilitate limitată

Introduceți în document toate posturile disponibile în companie, inclusiv cele vacante, temporare și sezoniere. Legea interzice angajarea salariatilor pentru posturi neprevazute in tabloul de personal (scrisoarea Rostrud nr. PG/13229-6-1 din 21 ianuarie 2014).

Scrieți titlurile postului în rusă și fără abrevieri, indicați salariul exact pentru fiecare - variațiile de salariu nu sunt acceptabile. Posturile asociate cu compensații, beneficii sau restricții trebuie să respecte standardele profesionale și cărțile de referință privind tarifele și calificarea (scrisoarea Ministerului Muncii nr. 14-0/10/B-2253 din 4 aprilie 2016). Vă va spune un expert de la revista „Personnel Business”.

Atenţie! Pentru erori în tabelul de personal, compania se confruntă cu o amendă în temeiul articolului 5.27 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse.

Program de vacanță

Se întocmește anual și stabilește condițiile pentru acordarea concediului anual plătit tuturor angajaților organizației. Luați ca bază formularul unificat T-7 sau propriul șablon.

Pentru a evita orice reclamații cu privire la document, procedați secvenţial:

1. Aflați dorințele angajaților. Cereți șefilor de departament să colecteze informații pentru fiecare unitate structurală.
2. Verificați dacă în rândul personalului există beneficiari care au dreptul de a lua concediu la orice oră convenabilă. Acestea includ femeile însărcinate, minorii și alte câteva categorii de lucrători.
3. Creați un program rezumat preliminar. Includeți toți angajații în document, inclusiv lucrătorii externi și interni cu fracțiune de normă, precum și cei al căror concediu de maternitate se încheie anul viitor.
4. Acordați și aprobați programul. Emiteți o comandă separată sau aprobarea ștampilei pe documentul în sine, familiarizați-vă angajații cu acesta și semnați-l (scrisoarea Rostrud nr. PG/5883-6-1 din 1 august 2012).

Cui ar trebui să i se încredințeze administrarea resurselor umane?

În microîntreprinderi și organizații nou create, întreaga administrație de resurse umane cade de obicei pe umerii unei singure persoane. De obicei, acesta este directorul companiei sau adjunctul acestuia. Dar pe măsură ce afacerea se dezvoltă și personalul se extinde, crește și volumul de documente. În această etapă, ar trebui alocată un post cu normă întreagă pentru un specialist de personal care cunoaște bine elementele de bază ale gestionării înregistrărilor de personal și își dedică tot timpul de lucru lucrului cu personalul.

În companiile mari cu o structură organizatorică complexă, evidențele de personal sunt gestionate de un serviciu separat.

Dacă organizația are divizii structurale separate, de exemplu, sucursale în alte orașe și regiuni, evidența personalului poate fi păstrată în două moduri. Este mai costisitor să creezi un post de HR în fiecare ramură; mai profitabil, dar asociat cu anumite dificultăți, este să te mulțumești cu serviciul de personal de la sediul central, organizând munca folosind scanări și poștă. Ce este, citiți în revista „Afaceri de personal”.

Tabelul 2. Avantajele și dezavantajele diferitelor metode de organizare a CD-ului în ramuri

Procedură	CD se desfășoară la sediul central	CD se desfășoară în filiale
Hârtii	Este dificil să respectați termenele limită; transmiterea documentelor originale necesită timp	Termenele sunt respectate, dreptul de semnătură este delegat șefului filialei
Numirea angajaților responsabili cu gestionarea evidențelor de personal (HR)	De obicei, nu este dificil să găsești un angajat potrivit cu calificările corespunzătoare	Întrucât sunt mai puțini angajați în sucursale, este dificil să alegeți persoana responsabilă de CD
Recrutare pentru a lucra suplimentar sau in weekend	Nu este întotdeauna posibil să pregătiți rapid toate documentele necesare și să le livrați departamentului la timp	Nicio problemă: trebuie doar să obțineți acordul angajatului și să completați toate documentele pe loc
Eliberarea documentelor angajatilor la concediere	Aveți nevoie de mai mult timp pentru livrare, există riscul de pierdere atunci când sunt trimise prin poștă	Documentele pot fi eliberate cu promptitudine, fără a încălca termenele stabilite

Organizarea înregistrărilor HR pe cont propriu: instrucțiuni pas cu pas

Cum să organizați munca cu personalul într-o companie nou creată sau să o restabiliți după predecesorul ei? Noile instrucțiuni de gestionare a evidenței personalului, elaborate ținând cont de normele legislației în vigoare, vă vor ajuta să nu ratați nimic.

Continuați pas cu pas:

Pasul 1: Creați un cadru de reglementare.În primul rând, concentrați-vă pe cerințele Codului Muncii al Federației Ruse - principalul set de legi a muncii care reglementează multe procese de personal: angajarea, acordarea concediilor, drepturile și obligațiile părților la contractul de muncă, procedura de calcul a salariilor. , etc.

Luați în considerare și standardele stabilite:

• Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică nr.1 din 5 ianuarie 2004- privind utilizarea formularelor contabile primare unificate și a detaliilor obligatorii;
• Într-o companie mică, toate problemele legate de evidența personalului pot fi tratate de o singură persoană - un ofițer de personal, secretar sau director. Atunci el este cel care i se încredințează responsabilitatea pentru întreținerea și păstrarea cărților de muncă. Dar dacă volumul de muncă este mare, este mai bine să distribuiți zonele de responsabilitate între mai mulți angajați. De exemplu, numiți unul dintre ofițerii de personal responsabil cu menținerea și înregistrarea cărților de muncă și încredințați altuia munca de întocmire a ordinelor de personal.

  Exemplu de ordin pentru numirea unui funcționar responsabil cu evidența muncii

  
  

  Pasul 3. Faceți o listă cu documentele de personal necesare. Includeți în ea reglementări locale și alte documente, a căror prezență inspectorul GIT va verifica cu siguranță la următoarea vizită: tabel de personal, program de vacanță, pontaj, carduri personale de angajat. Dacă o organizație intenționează să abandoneze formularele standardizate, emite un ordin pentru a-și dezvolta propriile formulare.

  Pasul 4. Elaborați și aprobați documentele și reglementările necesare pentru evidența personalului. Există mai multe moduri de a aproba LNA: aflați cum diferă unul de celălalt și alegeți-l pe cel mai potrivit. Vă rugăm să rețineți că unele documente vor trebui mai întâi convenite cu sindicatul (vă va spune un expert din revista electronică „Personnel Affairs”).

  Pasul 5: Completați registrele și jurnalele. Atribuiți angajați responsabili pentru înregistrarea briefing-urilor, examinărilor medicale și corespondenței.

  1. Verificați dacă contractele de muncă sunt întocmite corect. Mai întâi, verificați dacă directorul organizației a fost angajat corect, apoi revizuiți contractele rămase. Asigurați-vă că salariile și titlurile postului menționate în ele se potrivesc exact cu formularea din tabelul de personal, carnetele de muncă și ordinele de angajare. Dacă găsiți erori, faceți modificări prin încheierea de acorduri suplimentare cu angajații.
  1. Prezentați angajaților, sub semnătura lor, LNA-urile care au legătură directă cu ei. Vorbim nu numai despre reglementările muncii și alte reglementări ale muncii, cu care personalul ar trebui să fie familiarizat la angajare, ci și despre fișele posturilor, comenzile de personal și jurnalele de instrucțiuni.

  Atenţie! Asigurați-vă că fiecare angajat primește propria copie a contractului de muncă și toate acordurile suplimentare la acesta.

  1. Organizați înregistrarea militară.În cazul în care societatea angajează persoane obligate pentru serviciul militar sau persoane în vârstă militară, Este obligatorie păstrarea evidențelor militare. Desemnează o persoană responsabilă cu menținerea evidenței și coordonează programarea cu biroul local de înregistrare și înrolare militară, întocmește un plan de lucru și eliberează documente contabile pe baza informațiilor din cărțile de identitate militare, cărțile personale și certificatele de recrutare furnizate de angajați.
  1. Creați condiții de depozitare sigure. Această cerință se aplică tuturor documentelor care conțin date cu caracter personal (PD): plasați-le în dulapuri și seifuri încuiate în siguranță, nu transferați informații despre angajat către terți fără aceasta. consimțământ scris. Nu păstrați copii ale pașapoartelor și diplomelor în dosarele dvs. personale, nu solicitați angajaților date personale care nu au legătură directă cu activitățile lor de muncă - amenzile pentru încălcarea regulilor de prelucrare a datelor cu caracter personal sunt semnificative.
  1. Faceți un planificator de calendar. Multe documente importante trebuie actualizate sau reaprobate în mod regulat. De exemplu, programul de vacanță ar trebui întocmit anual, iar contractul colectiv să fie reînnoit cel puțin o dată la trei ani. Pentru a preveni ca compania să aibă probleme în viitor, planificați în avans lucrările cu documentele cheie.

  Organizarea înregistrărilor HR de la zero, de exemplu, într-o sucursală, sau restaurarea după un predecesor nu este o sarcină ușoară. În primul rând, familiarizați-vă cu cadrul de reglementare și cu standardul GOST R 7.0.97-2016, care conține cerințele de bază pentru pregătirea documentelor.

  Acționând în mod consecvent, dezvoltați setul minim necesar de documentație de personal, inclusiv reglementări. Decideți ce forme de contabilitate primară veți utiliza - unificate sau proprii. Obțineți contractele și acordurile de muncă în ordine. Fiți atenți la detalii, deoarece compania se confruntă cu o amendă mare pentru documentație lipsă sau incorectă.