Aspecte teoretice și probleme ale mediului informațional și procesul de formare a acestuia. Mediu integrat de informare a întreprinderii

Ce este o organizație? Cum văd teoreticienii managementului subiectul „organizație”? O organizație este o structură socială formală stabilă care preia resurse din mediu și le procesează pentru a produce rezultate.

Subiectul „organizație” este considerat și ca un organism integral (după A. Fayol -

„unitatea materialului și social”), și ca întreg colectiv de muncă. O organizație (companie, întreprindere etc.) este pătrunsă de multe fluxuri de informații. Aceste fluxuri pot fi definite ca mediile de informații externe și interne ale oricărei organizații.

Ce sunt fluxurile de informații externe și interne într-o organizație? Fluxurile de informații externe reflectă relația dintre o întreprindere și actorii economici și politici care operează în afara granițelor acesteia. Ele determină interacțiunea dintre întreprindere, clienții ei actuali și potențiali, concurenți etc. Potrivit lui Meskon, mediul extern al organizației arată astfel (Fig. 3).

Firma trebuie să monitorizeze constant principalele componente ale mediului extern, care includ factori economici, tehnologici, politici și juridici, socio-culturali și fizico-ecologici.

Se știe cât de dependentă este o întreprindere de schimbările din mediul extern. Analiza oportunităților externe favorabile și amenințărilor la adresa activității unei întreprinderi presupune colectarea, prelucrarea și evaluarea semnificației pentru întreprindere a celor mai importante schimbări din mediul extern (economic, social, tehnic, politic, internațional). Furnizori!”^«] F @232O F Resurse non-muncă^® |m ate riale *capitalul a)| Și de stat"

* 1 ? " R gan yTUU ** ?; | , ЕЭЗрЗЗШШЗ \ ! U a) Mediul de influență directă asupra organizației

b. Mediul de influență indirectă asupra organizației Fig. 3. Mediul extern al organizaţiei

Mediul extern se caracterizează prin:

interconexiunea factorilor, care exprimă nivelul de forță cu care o modificare a unui factor îi afectează pe alții;

complexitatea, determinată de numărul de factori la care întreprinderea trebuie să răspundă și de nivelul variabilității acestora;

dinamism, reflectând viteza relativă a schimbării în mediul extern sub influența schimbărilor de tehnologie și tehnologie, a concurenței etc.;

incertitudine, evaluată prin cantitatea de informații de care dispune întreprinderea și calitatea acesteia.

Rezultatul analizei stării și tendințelor schimbărilor din mediul extern al întreprinderii este o listă de amenințări și oportunități favorabile emergente pentru întreprindere.

Fluxurile de informații interne sunt determinate de relațiile care s-au dezvoltat în cadrul forței de muncă, precum și de cunoștințele de producție (know-how). Fluxurile interne de informații sunt influențate de parametrii de producție și personal. Parametrii de producție includ caracteristici ale zonelor strategice economice, organizarea și progresul procesului de producție, cultura corporativă, tehnologia utilizată etc. Parametrii personalului includ caracteristicile psihologice ale personalului, ambițiile personale, oportunitățile de dezvoltare profesională și disponibilitatea pentru cooperare.

Ce abordare poate fi folosită de un consultant pentru a analiza mediul intern al unei organizații? Pentru a analiza mediul intern al unei organizații, aplicăm o abordare sistemică, deoarece organizația este formată din mai multe părți (elemente strâns legate între ele).

Metodele moderne de transformare a întreprinderii sunt asociate cu tehnologia informației, astfel încât acestea afectează nu numai organizația, ci și sistemul informațional al acesteia.

Tine minte!

Un sistem informatic este un sistem care implementează colectarea, prelucrarea și manipularea automată a datelor și include mijloace tehnice de prelucrare a datelor, software și personal de service.

Cu alte cuvinte, un sistem informatic este o combinație complexă de echipamente (calculatoare), software, proceduri, documentație și personal responsabil cu introducerea, mutarea, gestionarea și distribuirea datelor și informațiilor.

Ca și în cazul oricărui sistem, este important ca componentele IS să funcționeze împreună, să fie compatibile, să aibă redundanță minimă, să fie cât mai complete posibil și să fie bine coordonate între ele.

Crearea unui nou sistem informatic duce la mai multe schimbări decât doar schimbarea hardware și software.

Prin proiectarea unui nou sistem informatic, reproiectăm organizația în ansamblu. Acest lucru implică schimbări în munca, calificările și managementul proceselor de afaceri.

Factorii de mediu externi organizației influențează crearea și structura sistemelor informaționale.

Exemple de influențe externe sunt: -

creșterea costurilor de utilizare a forței de muncă, a materiilor prime și a resurselor informaționale; -

acțiuni competitive ale altor organizații; -

modificări ale legislației și reglementărilor guvernamentale de control.

Cum afectează tehnologia informației o organizație? Pentru a înțelege acest lucru, consultantul ar trebui să țină cont de faptul că există două poziții echivalente pe această temă. Unul dintre ele se bazează pe legile economiei, celălalt folosește o abordare comportamentală.

Din punct de vedere economic, sistemele informatice pot fi considerate ca mijloace de producție care înlocuiesc liber capitalul și munca. Pe măsură ce costul tehnologiei informației scade, aceasta înlocuiește forța de muncă, care din trecut a avut un cost în creștere.

Tehnologiile informaționale, prin reducerea materialelor și a altor resurse pentru achiziționarea și analizarea informațiilor, permit organizațiilor să reducă costurile totale. Acestea facilitează pentru manageri să monitorizeze un număr mare de angajați.

În plus, potrivit experților:

odată cu trecerea de la managementul centralizat la cel descentralizat, a apărut întrebarea cu privire la crearea unei tehnologii informaționale care să poată fi utilizată pentru a furniza informațiile necesare managerilor și partenerilor lor care iau decizii în condiții descentralizate;

utilizarea tehnologiei informației ar trebui să niveleze complexitatea organizațională a întreprinderii;

utilizarea tehnologiei informației ar trebui să ofere interfețe viabile din punct de vedere comercial și comprimarea informațiilor interne și externe;

tehnologia informației selectată trebuie să ofere o structură de comunicare adecvată, inclusiv structura de comunicare a întreprinderilor virtuale1 (implementarea unor proiecte organizaționale moderne de înaltă performanță, de exemplu crearea de organizații virtuale, fără a lega strict site-urile de producție de o anumită locație necesită utilizarea deplină a potenţialul tehnologiilor informaţionale care utilizează mijloace de telecomunicaţii);

tehnologia informației ar trebui să asigure integrarea sistemelor descentralizate (grupurile de afaceri intersectoriale virtuale pot deveni o pârghie organizațională)1.

Cercetarea în teoria comportamentală a oferit câteva dovezi că sistemele informaționale transformă automat organizațiile. Cercetătorii au studiat modalitățile complexe și complexe în care organizațiile și tehnologiile informaționale se influențează reciproc.

Potrivit acestora, tehnologia informației poate schimba ierarhia de luare a deciziilor în organizații, reducând costul de achiziție a informațiilor și extinzând utilizarea acesteia. Utilizarea noilor tehnologii informaționale permite organizației: -

să răspundă rapid la schimbările în preferințele consumatorilor și la mediul concurențial extern; -

reduce durata perioadei de la dezvoltarea produsului până la lansarea acestuia

asigura calitatea „prima dată”; -

efectuați mai multe modificări ale produsului și produceți bunuri la comandă; -

reducerea timpilor de livrare; -

onorează cu acuratețe comenzile; -

utilizați o abordare individuală a serviciilor pentru clienți; -

implementează rapid noile tehnologii și dezvoltă creativitatea și inovația; -

răspunde rapid la evoluțiile concurenței.

Întrebări și sarcini pentru autotest: 1.

Cum înțelegeți termenul „organizație”? 2.

Explicați ce fluxuri de informații externe și interne sunt într-o organizație. 3.

Explicați de ce o abordare sistemică este aplicabilă analizării mediului intern al unei organizații. 4.

Explicați ce este un sistem informațional. 5.

Descrieți mediul extern al organizației. Din ce elemente constă? 6.

Explicați modul în care tehnologia informației influențează o organizație.

Baza mediului informațional al oricărei întreprinderi, organizații sau instituții sunt documentele. Informațiile cuprinse în acesta vor avea forță legală și pot fi utilizate în activități profesionale numai dacă sunt respectate un număr de operațiuni obligatorii de documentare.
Când lucrați cu documente, în fiecare zi trebuie să rezolvați un complex mare de probleme legate de înregistrarea documentelor de intrare, de ieșire și interne, cu semnarea, aprobarea, trimiterea, organizarea lor în fișiere, determinarea perioadelor de stocare, transferarea lor în arhivă sau distrugându-le. Fără o organizare adecvată a muncii, este imposibil să faceți față fluxului de documente, să găsiți rapid documentul necesar, să faceți întrebări despre acesta și, de asemenea, să monitorizați execuția acestuia sau să îi asigurați siguranța.
Realitățile de producție și afaceri moderne dictează anumite cerințe în domeniul suportului documentației pentru management (DOU). Cu sistemul mixt existent de muncă de birou, când toate fluxurile de documente din organizație sunt dispersate între unitățile structurale pentru executarea lor obligatorie, cunoștințele în domeniul educației preșcolare sunt necesare pentru toată lumea. Un tânăr specialist care a venit să lucreze pentru prima dată, pe lângă cunoștințele și abilitățile în redactarea documentelor, trebuie să înțeleagă particularitățile interacțiunii și mișcării documentelor în întreprindere. Pentru managerii care nu sunt, de regulă, executanți specifici ai pregătirii documentelor, este important să cunoască nu numai structura documentului în sine, ci și să aibă o idee despre ce document poate fi emis și cum cutare sau cutare administrativă. situatia poate fi rezolvata.
Astfel, astăzi toți angajații sunt participanți la un singur proces de lucru de birou. Astăzi, împreună cu abilitățile profesionale, un angajat trebuie să fie capabil să creeze documente în conformitate cu normele existente, standardele de stat, legile Federației Ruse și recomandările metodologice ale Arhivei Federale, ministerelor, departamentelor și organizațiilor. De asemenea, nu trebuie să uităm că crearea și execuția unui document, de regulă, înseamnă îndeplinirea de către un angajat a unei sarcini specifice de producție, iar informațiile conținute într-un anumit document predetermina uneori dezvoltarea procesului de producție sau de management. Un document executat corect asigură nu numai eficiența muncii, ci creează și imaginea unui partener de afaceri serios.
În legătură cu introducerea noilor tehnologii în munca de birou, cunoștințele despre organizarea muncii de birou fără hârtie sunt foarte importante, a căror organizare necesită nu numai utilizarea mijloacelor tehnice moderne (calculatoare, rețele de calculatoare și programe), achiziționarea de cunoștințe despre crearea, utilizarea și stocarea documentelor pe suporturi computerizate. Cel mai important lucru este dezvoltarea unor abordări fundamental noi pentru organizarea managementului documentelor, îmbunătățirea culturii generale și dezvoltarea standardelor morale universale pentru lucrul într-o rețea colectivă.
De asemenea, este necesar să se schimbe psihologia atitudinii față de documentul și fluxul de documente, să se definească mai clar criteriile de valoare a documentului și, în final, să se creeze noi reguli de lucru cu documentele și să învețe să le urmeze. Nu este suficient să achiziționați un produs software și să conectați întregul parc de calculatoare al întreprinderii într-o rețea comună; este necesar ca toți participanții la „joc” să învețe regulile generale, procedurile și normele, care în multe privințe încă au nevoie. să fie creat și implementat.
În prezent, pe rafturile magazinelor și în biblioteci s-a acumulat o mulțime de literatură educațională și de referință despre munca de birou. Informațiile pe care le conțin nu sunt întotdeauna actualizate sau corecte. Unele publicații conțin informații și exemple care contrazic standardele de stat ale Federației Ruse, instrucțiunile Arhivei Federale și încalcă tradițiile naționale ale biroului rusesc. O astfel de „diversitate” de opinii și informații din manuale face dificilă studierea lor independentă.
Formele și metodele raționale de creare a prelucrării documentelor care s-au dovedit în practică pot fi aduse la nivelul unei norme generale numai cu condiția ca toți cei implicați în aceste procese să adere suficient de strict la regulile și normele uniforme de suport a documentelor pentru activitățile de management. în activitățile lor. Cu alte cuvinte, o instituție de învățământ preșcolar este un „joc după reguli”, iar toți participanții săi ar trebui să cunoască aceste reguli.
În acest sens, o sarcină urgentă este studierea normelor de bază ale muncii de birou. Și din moment ce universitatea pregătește viitori manageri și performeri, se pune din ce în ce mai mult întrebarea că un specialist cu studii superioare trebuie să dobândească cunoștințe și abilități moderne în domeniul managementului documentelor, indiferent de specialitatea aleasă. Această împrejurare determină importanța studierii unei discipline precum „Managementul biroului și fluxul de documente”.

18 Mediul informațional intern și extern al organizației

Mediul informațional al unei organizații este cea mai importantă parte a infrastructurii acesteia; necesită anumite eforturi și resurse pentru formarea și întreținerea acesteia și este unul dintre principalii factori care determină calitatea și succesul organizației. Comparând întreprinderile care funcționează constant cu întreprinderile aflate în ajunul unui colaps financiar, se poate observa că prezența unei baze de informații puternice și a unui mediu intra-firma favorabil pentru diseminarea informațiilor distinge întreprinderile de succes de cele nereușite.

Să caracterizăm mai întâi varietatea de mesaje care alcătuiesc mediul informațional extern al unei organizații, evidențiind acele proprietăți și caracteristici care sunt importante pentru asigurarea deciziilor de înaltă calitate luate de un antreprenor. În primul rând, întregul set de astfel de mesaje trebuie împărțit în mesaje direcționate și nedirecționate.

Mesajele direcționate sunt generate și transmise de sursele lor (autori) direct antreprenorului dat. Exemple de astfel de mesaje includ apeluri telefonice, mesaje primite în conversații personale, scrisori trimise companiei etc.

Mesajele nedirecționate se caracterizează prin proprietatea că sunt formate de autor cu așteptarea percepției nu a unui anumit destinatar, ci a unui întreg grup dintre ei, potențial tuturor cărora un astfel de mesaj poate ajunge.

· informații despre piețe;

· informații despre regulile de conduită economică;

· informații cu caracter economic general și politic general.

Mediul informațional intern al unei organizații include mesaje sau alte informații generate de angajații companiei, managerii și angajații acesteia. Multe dintre clasificările de mai sus sunt aplicabile fluxului acestor mesaje (cu clarificarea corespunzătoare a conținutului) (direcționat - nedirecționat, proactiv - personalizat, inducerea acțiunii - informare, precum și clasificarea în funcție de conținutul mesajelor), deci există nu are rost să le repet aici.

Când se caracterizează mediul informațional intern al unei organizații, este important să subliniem altceva: în anumite limite, mesajele „interne” pot fi interschimbabile cu cele „externe” și invers. În primul rând, observăm că mesajele de inițiativă care ajung la manager „prin gravitate” pot fi înlocuite cu mesaje personalizate făcute de angajații (pregătiți) ai organizației pe care o conduce. O astfel de înlocuire, deși necesită, desigur, costuri suplimentare, poate în același timp crește semnificativ fiabilitatea informațiilor primite. În consecință, dacă vorbim de necesitatea obținerii de informații, al căror conținut determină decizii importante pentru organizație - în primul rând strategice - alegerea între informații mai costisitoare „self-service” și achiziționarea de informații de la terți (sau de așteptare). pentru apariţia sa spontană în fluxul de mesaje nedirecţionate) devine destul de semnificativă.

19 Caracteristicile societății informaționale

Societatea informațională este o societate în care majoritatea lucrătorilor sunt angajați în producerea, stocarea, prelucrarea și vânzarea informațiilor, în special forma sa cea mai înaltă - cunoașterea.

Principalele caracteristici ale societății informaționale pot fi clasificate după următoarele criterii.

Tehnologic: factorul cheie este tehnologia informației, care este utilizată pe scară largă în producție, instituții, sistemul de învățământ și în viața de zi cu zi.

Social: informația acționează ca un important stimulator al schimbărilor în calitatea vieții, „conștiința informațională” se formează și se stabilește cu acces larg la informație.

Economic: Informația este un factor cheie în economie ca resursă, serviciu, marfă, sursă de valoare adăugată și locuri de muncă.

Politic: libertatea de informare care duce la un proces politic caracterizat prin creșterea participării și a consensului între diferitele clase și pături sociale ale populației.

Cultural: recunoașterea valorii culturale a informațiilor prin promovarea stabilirii valorilor informaționale în interesul dezvoltării individului și a societății în ansamblu.

Ideea principală este că comunicarea este „un element cheie al societății informaționale”.

Când vorbim despre societatea informațională, aceasta nu trebuie luată într-un sens literal, ci considerată ca un ghid, o tendință de schimbare în societatea occidentală modernă. Potrivit acestuia, în general acest model este axat pe viitor, dar în țările capitaliste dezvoltate este deja posibil să se numească o serie de schimbări cauzate de tehnologia informației care confirmă conceptul de societate informațională.

20 Relația dintre conceptele de „document” și „informații documentate”

Un document (din latinescul „documentum” - dovezi) este un obiect material cu informații înregistrate pe el sub formă de text, înregistrare audio sau imagine, inclusiv în formă care poate fi citită de mașină, destinat distribuirii în timp și spațiu. Documentele pot conține informații text, digitale, grafice și audio și pot fi supuse proceselor de înregistrare, căutare, transmitere, primire, colectare și citire.

Informațiile documentate sunt informații înregistrate pe un suport tangibil cu detalii care permit identificarea acesteia.

Conceptul de informație documentată (document) este general acceptat și nu exclude o altă posibilă interpretare a termenului „informații documentate (document)”

Dreptul, în cazul în care proprietarul pierde un document în original, de a-i elibera un duplicat corespunzător (marcat „duplicat”), care are aceeași forță juridică ca și originalul. 2. Reguli de bază pentru întocmirea textului documentelor. Un document este format din elemente de informare individuale numite detalii (semnătură, sigiliu, denumirea tipului de document, textul documentului etc.). Totalitate...

Orice angajat. Înainte de a pleca, secretarul trebuie să îndepărteze toate documentele, să încuie seiful și dulapurile și să-și pună ordine la locul de muncă. Secțiunea II. Partea principală: Reguli pentru întocmirea și executarea documentelor privind personalul. În companiile mici, secretarul este adesea însărcinat cu menținerea evidenței personalului. Sunt actele de personal care confirmă locul și vechimea în muncă a cetățenilor și au...

În cazurile de depozitare permanentă scrie: „Păstrați permanent”. 3. Metode de îmbunătățire a întocmirii și execuției inventarelor de cazuri. Organizarea documentelor în cadrul fondului arhivistic: procedura de construire a unei scheme de sistematizare a documentelor în fond 3.1 Întocmirea și executarea inventarelor de caz Pentru a asigura completarea arhivei în organizație pentru toate cazurile definitive și temporare finalizate în muncă de birou. .

Sens. Latura economică a contabilității face posibilă evaluarea eficienței proceselor de afaceri, partea juridică - legalitatea implementării lor. Aceasta relevă relația dintre economie și drept în procesul activității economice. Pentru a asigura o reflectare sistematică și interconectată a activelor și proceselor de afaceri în contabilitate, inerenta...

ACADEMIA FINANCIARĂ ȘI JURIDICĂ DE LA MOSCOVA

SUCURSALA VLADIMIR

SpecialitateManagementul organizației

Direcția generală regională de management și

administrația de stat și municipală

ABSTRACT

Prin disciplină Documentarea activitatilor de management

StudentDrozdova Olesya Vladimirovna

(Numele complet)

grupMz 08-6u/2

Pe subiect: Funcția de informare a documentului

Drozdova O.V. ___________________

(nume complet) (semnătură)

Consilier stiintific:

Ilyushkina N.V. __________________

(nume complet) (semnătură)

Vladimir 2009

Introducere……………………………………………………………………………………….…..

Capitolul 1. Conceptul de document, proprietățile, caracteristicile, funcțiile acestuia………..

Capitolul 2. Funcția de informare a documentului……………..……..

2.1. Conținutul informativ al documentului………………………………..………………..

2.2. Nivelurile de informare ale documentului…………………………………………….

2.3. Clasificare după componenta informativă a documentului

2.4. Nevoile de informare

Concluzie………………………………………………………………………...

Lista de referinte……………………………………………………………..

Introducere

În prezent, volumul de informații se dublează la fiecare trei ani. Societatea se confruntă cu un boom informațional. Orice organizație, ca și fiecare individ, poate exista doar prin schimbul de informații. În condițiile economice actuale, când atât situația, cât și legislația se schimbă foarte rapid, întreprinderile pot supraviețui doar dacă află în timp ce, unde, când și cât. Cu alte cuvinte, cine are informațiile controlează situația.

Suportul de informații este un document.

Se acordă multă atenție organizării muncii cu informații și documente în țările dezvoltate economic. Țara noastră a adoptat Legea „Cu privire la informarea, informatizarea și protecția informațiilor”, care stabilește standarde legale pentru crearea, colectarea, prelucrarea, acumularea, stocarea, căutarea, distribuirea și prezentarea informațiilor.

Crearea unei baze legislative pentru utilizarea informațiilor este un fapt al unei schimbări semnificative în atitudinea societății față de organizarea resurselor informaționale, conștientizarea faptului că informațiile și documentele ca purtător al acesteia, pătrunzând toate aspectele managementului, influențează funcționarea diferitelor structuri. și în cele din urmă să conducă la obținerea de rezultate economice.

Documentele sunt utilizate în diverse domenii de activitate, ramuri ale cunoașterii, sfere ale vieții și fac obiectul de studiu în multe discipline științifice. Prin urmare, conținutul conceptului „document” are mai multe valori și depinde de industria în care este utilizat și în ce scopuri.

Scopul rezumatului este de a sistematiza, acumula și consolida cunoștințele despre conceptul de „document”, în special despre funcția sa de informare. Scopul rezumatului a determinat alegerea structurii acestuia.Rezumatul constă dintr-o introducere, două părți și o concluzie, o listă de literatură folosită în redactarea lucrării.

În primul capitol al lucrării, sunt studiate conceptele de „document”, este luată în considerare clasificarea documentelor, sunt analizate cerințele pentru proiectarea detaliilor documentului și sunt explorate principalele proprietăți, caracteristici și funcții.

În cel de-al doilea capitol al lucrării, sunt examinate funcția de informare a documentului, conceptul conținutului său de informații, nivelurile de informare ale documentului, precum și nevoile de informații. Concluzia rezumă principalele rezultate ale rezumatului.

Capitolul 1. Conceptul de document, proprietățile, caracteristicile, funcțiile acestuia

Documentarea este un proces reglementat de înregistrare a informațiilor pe hârtie sau pe alt suport, asigurându-i forța juridică. În comunicarea de afaceri, documentarea este de o importanță deosebită. Într-adevăr, o referire la orice acord sau ordin oral poate fi respinsă sau pusă la îndoială, dar dacă acest acord sau ordin este sub forma unui document, atunci referirea la acesta este justificată din punct de vedere juridic. Regulile de documentare sunt stabilite prin actele juridice ale fiecărui stat sau elaborate prin tradiție. Rezultatul documentării este crearea unui document.

Legea federală „Cu privire la informații, informatizare și protecția informațiilor” oferă următoarea definiție a conceptului „document”:

Document - Acest informatii inregistrate pe un suport tangibil cu detalii care permit identificarea acesteia 1

Aceeași definiție este dată în standardul de stat pentru termenii și definițiile „Munca de birou și arhivare”. Ca orice obiect, un document are multe proprietăți (calități distinctive).

Se obișnuiește să se distingă mai multe proprietăți de bază ale unui document, care se caracterizează prin caracteristici corespunzătoare: forță juridică, originalitate, autenticitate.

Forța juridică a documentului. Aceasta este o proprietate a unui act oficial, conferită acestuia de legislația în vigoare, de competența organului care l-a emis și de procedura stabilită pentru executarea acestuia. Forta juridica a unui document poate fi asigurata printr-un set de detalii stabilite pentru fiecare tip de document, i.e. elemente obligatorii de înregistrare a documentului 3: denumirea organizației - autorul documentului, semnătura, data, numărul de înregistrare al documentului, ștampila de aprobare, sigiliul etc.

Originalitatea documentului. Cuvântul „original” provine din cuvântul latin „originalis”, care înseamnă original, original. Semnul distinctiv al unui original este unicitatea acestuia. „Originale înmulțite” nu sunt neobișnuite, de exemplu. originale compilate în mai multe exemplare.

Autenticitatea documentului. Document autentic: un document, informații despre autor, timpul și locul creării ale cărora, conținute în documentul în sine sau identificate în alt mod, confirmă autenticitatea originii sale. Astfel, versiunea finală a documentului, corect executată și semnată, se numește document oficial original. Aceasta poate fi prima sau o singură copie a documentului original. Document duplicat: un duplicat al documentului original care are putere legală.

Orice document este multifuncțional (multifuncțional), adică. conţine diverse funcţii care îşi schimbă sensul dominant în timp. Se disting funcțiile generale și cele speciale. Cele generale sunt informaționale, sociale, comunicative, culturale; special - funcția managerială, juridică, sursă istorică, funcție contabilă.

Fig 1. Funcțiile documentului

Funcția socială este și ea inerentă multor documente, deoarece sunt create pentru a satisface diversele nevoi atât ale societății în ansamblu, cât și ale membrilor ei individuali. Documentul în sine poate influența și relațiile lor sociale în funcție de scopul și rolul lor într-o anumită societate și nu numai că le poate stimula dezvoltarea proceselor sociale, ci și le poate încetini.

Funcția comunicativă îndeplinește sarcina de a transmite informații în timp și spațiu, comunicarea informațională între membrii societății. Fără schimbul de informații, opinii și idei, conexiunile sociale nu pot fi menținute. Se pot distinge două categorii de documente în care funcţia comunicativă este clar exprimată: 1) documente orientate într-o singură direcţie (legi, decrete, ordine, ordine, instrucţiuni, reclamaţii, memorii etc.); 2) documente cu valabilitate bilaterală (corespondență comercială și personală, documente contractuale etc.).

Funcția culturală este capacitatea unui document de a păstra și transmite tradițiile culturale, normele estetice, ritualurile acceptate în societate (film, fotografie, document științific și tehnic etc.).

Funcția de management este îndeplinită de documente oficiale care sunt create special pentru scopurile și în procesul de management (legi, regulamente, carte, protocoale, decizii, rezumate, rapoarte etc.). Aceste documente joacă un rol important în suportul informațional pentru management; ele sunt diverse și reflectă diferite niveluri de luare a deciziilor.

Funcția juridică este inerentă documentelor care stabilesc modificări ale normelor legale și infracțiunilor. Putem distinge două categorii de documente înzestrate cu funcție juridică: cele care o posedă inițial și cele care o dobândesc temporar. Prima grupă cuprinde toate actele care stabilesc, consolidează, modifică normele juridice și raporturile juridice sau care încetează valabilitatea acestora, precum și alte documente care aduc consecințe juridice. Acestea includ toate actele juridice ale autorităților publice (legi, decrete, rezoluții etc.), acte judiciare, procurorii, notariale și de arbitraj, toate documentele contractuale, de identificare (pașapoarte, permise, certificate etc.) și documentele financiare justificative (facturi, ordine de primire, cerințe de plată etc.) În a doua categorie se încadrează documentele care dobândesc temporar această funcție, fiind dovezi ale oricăror fapte în instanță, autorități de anchetă și parchet, notariat, arbitraj. În principiu, orice document poate fi probă și, prin urmare, poate avea temporar o funcție juridică.

Funcția unei surse istorice este studiată de știința istorică. Există două puncte de vedere: primul - documentul devine sursă istorică din momentul în care este transferat în depozitul arhivistic; al doilea - documentul este înzestrat cu această funcție din momentul originii sale, dar această funcție este realizată de o persoană numai atunci când documentul intră în arhivă. Astfel, această funcție începe să domine într-un document dacă acționează ca o sursă de informații pentru un istoric care studiază o anumită problemă.

Funcția contabilă oferă nu o caracteristică calitativă, ci una cantitativă a informațiilor legate de procese economice, demografice și alte procese sociale în scopul analizei și controlului acestora. Principalele tipuri de contabilitate - statistică, contabilă, operațională - sunt reflectate în documente statistice și financiar-economice, planificare, raportare și documentare.

Funcțiile enumerate pot fi împărțite în funcții cu caracter operațional, a căror durată este limitată (managerială, juridică, contabilă) și funcții permanente (informațional, social, sursă istorică). De exemplu, un certificat de înmatriculare conține funcții de sursă informaționale, culturale, sociale, juridice și istorice, alte exemple. 4

Capitolul 2. Funcția de informare a documentului

Apariția documentului, așa cum sa menționat deja, s-a datorat unor nevoi sociale foarte specifice, și anume nevoia de a consolida, păstra și transmite (difuza) informații. Aceste funcții sunt cele mai importante din document și sunt inerente tuturor documentelor. Funcțiile denumite, la rândul lor, sunt strâns legate de caracteristicile și metodele de documentare, stocare, transmitere, utilizare a informațiilor, accesibilitatea acesteia, natura purtătorului material al informațiilor etc. Oamenii de știință în documente le combină adesea într-o singură funcție de informare, ceea ce este greu justificat, deoarece informația este o caracteristică profundă, esențială a unui document, împreună cu natura sa socială.

Una dintre cele mai importante funcții ale oricărui document este, desigur, funcția de securizare și captare a informațiilor. Acesta este cel care determină în mod decisiv crearea documentului. O persoană încearcă astfel să „oprească momentul”. În procesul de implementare a acestei funcții, are loc o materializare a informațiilor, creând premisele necesare pentru ca documentul să îndeplinească o serie de alte funcții. Transferul de informații acoperă toate nivelurile sistemului social și diferitele sale subsisteme. Poate fi interactiv, de ex. se desfășoară într-un mod de dialog; poate fi efectuată în orice direcție: de sus în jos sau de jos în sus.

Apariția și răspândirea pe scară largă în ultimele decenii a rețelelor informatice, de telecomunicații și de comunicații spațiale și de transmisie a informațiilor (Intersputnik, sisteme de internet, e-mail etc.) au crescut brusc viteza și volumul transferului de informații și, în consecință, a comunicației. capabilitățile documentului.

Informațiile înregistrate pe un mediu tangibil pot fi folosite de mai multe ori. Prin urmare, stocarea informațiilor este una dintre cele mai importante funcții ale unui document. Nu este o coincidență faptul că un număr semnificativ de instituții și organizații speciale sunt angajate în implementarea acestei funcții (împreună cu altele).

Funcția de informare este determinată de necesitatea captării informațiilor în scopul conservării și transmiterii și este inerentă tuturor documentelor fără excepție. Motivul apariției oricărui document este necesitatea de a înregistra informații despre fapte, evenimente, fenomene, activități practice și mentale.

Informațiile conținute în documente pot fi împărțite în:

1) retrospectivă (referitor la trecut);

2) operațional (curent);

3) promițător (referitor la viitor).

Există și alte clasificări ale informațiilor. De exemplu, împărțirea în primar și secundar; după gen; specii; transportatorii etc. Fiecare document are capacitate de informare (sau potențial de informare), adică cantitatea și calitatea informațiilor.

Capacitatea informațională se caracterizează prin următorii indicatori: completitudine, obiectivitate, fiabilitate, optimitate, relevanță a informațiilor, utilitatea și noutatea acesteia. Cu cât acești indicatori sunt mai mari, cu atât documentul este mai valoros.

2.1. Conținutul informațional al documentului

Conținutul informațional al unui document este gradul de noutate semantică și de conținut al acestuia. 5 În legătură cu posibilitatea unor moduri diferite de prezentare a informațiilor în textul unui document - economic și redundant - problema intenției autorului și a percepției cititorului asupra mesajului se dovedește a fi semnificativă, i.e. „Profunzimea de citire” a textului se dovedește a fi diferită. Aici autorii ar trebui să rețină că criteriul „economie-redundanță” va fi diferit pentru diferiți cititori. Nu ar trebui să existe prea multe informații redundante, altfel textul va fi greu de citit, dar trebuie să fie în continuare acolo, altfel textul va fi greu de înțeles.

Conceptele de informație redundantă și informație restrânsă sunt de obicei considerate la nivelul întregului text al documentului. Cu toate acestea, aceste calități de redundanță și condensare se aplică atât declarațiilor individuale, cât și fragmentelor de text în care sunt incluse aceste afirmații, i.e. la nivelul unităţilor minime. De regulă, cel mai natural lucru la crearea unui document este dorința de a reduce reprezentarea verbală a componentelor semantice. Prin urmare, comprimarea a două sau trei mesaje într-o singură propoziție simplă, menținând în același timp volumul de informații este un fenomen natural.

La construirea unui document, ținând cont de setările sale informaționale și pragmatice, sunt luate în considerare aceste calități ale unităților lingvistice. Expresiile redundante verbale sunt structuri dezvoltate din punct de vedere gramatical și logic care pretind cea mai mare acuratețe a sensului transmis. Structurile prăbușite pot duce la ambiguitate, incertitudine, vag în exprimarea gândurilor și deplasări logice. Textul, în concordanță cu calitățile sale programate, se concentrează asupra acestor trăsături ale semnului lingvistic și stabilește o anumită măsură în acest raport dintre semn și sens 6.

Bogăția informațională a unui document poate fi considerată nu numai din punctul de vedere al utilității/inutilității informațiilor pentru o anumită categorie de cititor, ci și din punctul de vedere al structurii unităților de vorbire care alcătuiesc textul. Formele explicite și implicite de exprimare a gândirii (conținutului) duc la apariția unor calități ale textului precum tensiunea și non-tensiunea. Intensitatea textului documentului poate fi mărită sau scăzută în funcție de scopul textului însuși. Însuși gradul de tensiune/relaxare al prezentării poate fi un factor de formare a stilului.

Conținutul informațional nu este neapărat asociat cu omiterea termenilor și conceptelor; Dificultăți pot apărea și dacă dezvoltarea logică a enunțurilor este insuficientă.

Includerea de noi informații în subiect, ocolind una dintre etapele de acumulare a informațiilor, contribuie la „îngroșarea” sensului: verigile lipsă de conținut sunt prezentate implicit.

Astfel, vedem că conceptele de economie semantică/redundanță, precum și tensiune/relaxare a textului sunt strâns legate de conceptul de informativitate al unui document. Toate acestea trebuie cunoscute și luate în considerare la crearea și editarea unui document.

Există două modalități principale de a crește conținutul informațional - intensiv și extins. Primul este de a restrânge informațiile prin reducerea volumului spațiului de text, menținând în același timp volumul informațiilor în sine; a doua este creșterea volumului de informații. Operând cu pricepere atât cu prima cât și cu cea de-a doua metodă, puteți obține cel mai optim conținut informativ al textului documentului. Aceasta, la rândul său, va contribui la cea mai „profundă” lectură și înțelegere a documentului.

2.2. Niveluri de informare a documentelor

Una dintre cele mai importante proprietăți interne ale informațiilor este volumul, ceea ce face posibilă măsurarea cantitativă a acestuia. Cum poți calcula cantitatea de informații dintr-un document? Înainte de a încerca să răspundem la această întrebare, trebuie făcute două observații preliminare. În primul rând, trebuie recunoscut că în prezent nu există o măsură universală pentru măsurarea cantității de informații. Există doar măsuri condiționate care caracterizează informațiile conținute într-un document specific destinat consumatorului relevant într-o situație specifică. Și, în al doilea rând, orice document este un sistem informațional pe mai multe niveluri, în care fiecare nivel are propriii parametri cantitativi. Există un nivel fizic, sintactic (semn), semantic (cu sens), structural, latent etc.

Pentru a determina cantitatea de informații, este necesar, în primul rând, să folosiți o metodă științifică generală de măsurare. Deoarece informațiile documentate sunt întotdeauna conținute pe un mediu material, prima idee, cea mai generală, a cantității sale poate fi dată de nivelul fizic, adică. volumul natural (fizic) ocupat de informaţie. Astfel, o idee inițială a documentelor pe hârtie poate fi obținută prin măsurarea acestora în kilograme, în metri cubi, precum și după numărul de unități de depozitare (cutii) și chiar prin lungimea raftului din depozitele arhivistice. Pentru documentele audiovizuale și care pot fi citite de mașină se pot folosi unități de măsură precum lungimea filmului sau a benzii magnetice în metri, numărul de rame fotografice, casete video, discuri magnetice sau optice etc.

Volumul informaţional al documentelor scrise poate fi exprimat în foi tipărite, foi tipărite convenţionale, în contabilitate-editare şi fişe de autor, trecându-se astfel la nivel sintactic (semn). O foaie tipărită este o amprentă pe o parte a unei foi de hârtie.

Cu toate acestea, volumul fizic al documentului, precum și numărul de caractere din acesta, i.e. nivel sintactic, nu dați o idee despre cantitatea reală de informații din document. Este foarte greu de calculat acest număr real. Nu întâmplător unii autori consideră imposibil un astfel de calcul. În căutarea celor mai eficiente modalități de măsurare a cantității reale de informații documentate, sunt propuse diverse metode și sunt utilizate diferite concepte. În special, unii cercetători (B.V. Biryukov, G.G. Vorobyov) propun așa-numita abordare a tezaurului. Pentru a desemna cantitatea reală de informații înglobate în orice volum de informații (într-o carte, ziar, document oficial etc.), se introduce conceptul de capacitate de informare. Cantitatea reală de informații preluate de un anumit consumator este indicată de conceptul de informativitate a documentului.

Conținutul tuturor informațiilor dintr-un anumit sistem de informații se numește „tezaur” (din grecescul „thesauros” - stoc). „Din punct de vedere al conținutului informațional, tezaurul fiecărui mesaj este împărțit în trei părți: 1) conținutul informațional de bază - ceea ce se dă și ce se primește; 2) pierderea conținutului informațional - ceea ce este dat, dar nu este primit datorat. la distracție, grabă, ignoranță a limbajului sau a subiectului; 3) informații inutile - zgomot informațional."

Destinatarul (destinatorul) informației are și propriul tezaur, care diferă de tezaurul autorului documentului, dar este împărțit și în trei părți: 1) conținut informațional de bază - ce se dă și ce se primește; 2) conținut informațional asociativ simplu - ceva pe care autorul nu l-a dat, ci a însemnat și a intenționat să dea și destinatarul a putut extrage, grație calificărilor sale; 3) conținut informațional asociativ complex - ceva ce autorul nu a dat, nu a intenționat să dea, dar destinatarul a extras. Fără conținut informațional asociativ, de altfel, dezvoltarea eficientă a cercetării științifice este de neconceput, la fel cum procesul creativ în multe alte domenii ale activității umane este în general imposibil.

Evaluarea digitală a conținutului informațional se realizează prin compilarea a două liste de descriptori (din engleză „descry” - a recunoaște), adică. cuvinte sau expresii semnificative care poartă o încărcătură semantică și sunt adesea numite cuvinte cheie. Prima listă conține toți descriptorii de document, iar a doua listă conține descriptori ai destinatarului, receptorului. Numărul de descriptori repeți în ambele liste servește ca indicator al conținutului informațional.

Raportul dintre conținutul informației și capacitatea informațională se numește densitatea informațională a documentului. Densitatea informațiilor, de regulă, este mai mică de unu, deoarece fiecare document conține o anumită cantitate de informații inutile pentru acest anumit consumator.

Capacitatea de informare și informativitatea unui document depind de mulți factori: limbă, stil (în documentele text), structură, grad de formalizare etc.

Astfel, studiul proprietăților informaționale ale informațiilor documentate, deși la prima vedere poate părea ceva destul de îndepărtat de practica suportului de documentare pentru management, este de fapt strâns legat de această practică. Problemele teoretice luate în considerare trebuie luate în considerare în multe etape de lucru cu documente: la utilizarea textelor unificate; în procesul de colaps a informațiilor sau, dimpotrivă, crearea deliberată a redundanței acesteia în cazurile necesare; în timpul analizei, evaluării critice a informațiilor etc. Cu alte cuvinte, proprietățile informațiilor documentate se realizează tocmai în procesul de lucru direct cu documentele, de la crearea acestora până la depozitarea arhivistică și utilizarea ca surse istorice. 7

2.3. Clasificare după componenta informativă a documentului

Principalele caracteristici ale clasificării în funcție de componenta informațională a unui document sunt conținutul documentului; gradul de generalizare a informației; tipul de caractere utilizate pentru înregistrarea informațiilor; destinate percepției umane a informațiilor; canal de percepție a semnelor utilizate pentru înregistrarea conținutului; gradul de difuzare a informațiilor; metoda de înregistrare a informațiilor etc. 8

a) Clasificarea documentelor după conținut. Clasificările bazate pe conținutul (sensul) unui document se numesc semantice. Ele sunt împărțite în tipuri și subtipuri în conformitate cu conținutul documentului în funcție de ramuri de cunoștințe, subiecte, subiecte, probleme. Clasificarea documentelor în funcție de conținut se realizează în practică folosind rubricatoare, clasificatoare, tabele de clasificare etc. Subiectul, subiectul, precum și principalele aspecte semantice pot fi descrise folosind unități lexicale (cuvinte cheie, descriptori), care pot servi și ca bază pentru construirea unei clasificări a documentelor.

Clasificările semantice ale documentelor au o mare importanță practică în departamentele din sfera documentului și comunicării și, prin urmare, sunt cele mai dezvoltate. Acestea includ cinci versiuni ale Bibliotecii și clasificării bibliografice (LBC), Clasificarea zecimală universală (UDC), Clasificarea zecimală Dewey, Clasificarea unificată a literaturii pentru publicarea de cărți și altele. Există clasificări semnificative pentru anumite tipuri de documente: de exemplu, clasificatorul standardelor de stat, Clasificarea internațională a invențiilor. Organizarea majorității sistemelor de regăsire a informațiilor și a matricelor de documente se bazează pe aceste clasificări.

b) Clasificarea documentelor în funcţie de nivelul de generalizare a informaţiei. Pe baza nivelului de generalizare a informațiilor, documentele sunt împărțite în primare și secundare.

Documentul principal conține informații care reprezintă o declarație (descriere) a rezultatelor studiului, cercetării, dezvoltării etc. și cu caracter original. Un astfel de document este rezultatul unei reflectări directe a activităților științifice, industriale, manageriale, creative și de altă natură (oficiale, științifice, educaționale, de referință, publicitare, literare și artistice etc.). Sarcina sa este de a oferi societății informații primare.

Un document secundar este rezultatul prelucrării analitice și sintetice a unuia sau mai multor documente primare. Un document secundar (cunoscut și ca document informativ) conține informații despre documentele primare obținute prin analiza lor informațiilor (bibliografică, rezumat, recenzie). Scopul său este de a oferi societății informații secundare.

c) Clasificarea documentelor după natura mijloacelor simbolice de înregistrare a informaţiei. O trăsătură distinctivă a unui document este că informațiile conținute în acesta sunt transmise prin anumite semne. În clasificările care țin cont de caracteristicile mijloacelor simbolice de înregistrare, transmitere și percepere a informațiilor de către o persoană, se face distincția între documentele text și non-text.

Într-un document text, semnul este alfabetul (literele) limbajului natural. Documentele text sunt adesea numite verbale sau verbale. Un document verbal, de regulă, există în formă scrisă - cuvintele (vorbirea) sunt fixate pe un suport material prin semne convenționale de scriere. Datorită metodei verbale de codificare a informațiilor, se asigură cea mai exactă transmitere a sensului. Conceptul de „document text” poate fi aplicat nu numai documentelor scrise, ci și documentelor fonologice care conțin vorbire, cu alte cuvinte, tuturor documentelor text.

Unul dintre principalele tipuri de document text, în care informațiile sunt întruchipate în orice mod de scriere, este un document scris - acesta este cel mai adesea un document literar, al cărui conținut este exprimat verbal în formă scrisă. Acestea. sinonimele pentru termenul „document text” pot fi „scris” sau „document literar”. Documentele scrise pot include documente scrise de mână, dactilografiate și tipărite, deoarece în ele informațiile de vorbire sunt înregistrate prin semne scrise. Iar modul în care aceste semne sunt aplicate media este diferența lor specifică.

Un document non-text este conceput sub forma unei înregistrări utilizând notație muzicală, cartografică și alte semne non-voce. Acestea includ: documente iconice, ideografice, sonore și matrice. Ele sunt adesea numite nonverbale (non-vorbire).

Un document iconic este unul în care semnul este similar cu obiectul reflectat (desen, fotografie, film etc.) O variație a acestei clase de documente este un document izografic în care imaginea este transmisă printr-un sistem de mijloace vizuale de pictură, grafică, fotografie.

Un document ideografic este acela în care semnul este un simbol care nu reflectă obiecte sau fenomene reale (hartă, note, desen). Această clasă de documente include documentele cartografice și muzicale: documentele cartografice conțin imagini cu obiecte speciale - suprafața Pământului sau a altor corpuri cerești - realizate într-un sistem simbolic special; iar un document muzical este o înregistrare a unei opere muzicale cu semne grafice (descriptive), care reprezintă un sistem special - notație muzicală.

Un document audio captează și transmite informații folosind sunete. Acesta este un așa-numit fonodocument (înregistrare cu gramofon, înregistrare magnetică).

Documentul matriceal este executat folosind mijloacele „limbajului matricei”, adică. constă din celule-matrice de cod, cu ajutorul cărora informațiile sunt codificate într-o formă care poate fi „citită” de către o mașină (cărți perforate, discuri magnetice și optice). Documentele sonore și matrice aparțin clasei celor codificate tehnic, care conțin o înregistrare care poate fi reprodusă numai prin mijloace tehnice, inclusiv echipamente de reproducere a sunetului, echipamente de proiecție sau un calculator.

Un document complex combină două sau mai multe mijloace simbolice de înregistrare a informațiilor (o revistă cu o aplicație muzicală sub forma unui disc de gramofon; un set de folii transparente cu text; o carte cu o tastatură muzicală electronică etc.).

d) Clasificarea documentelor în funcție de dimensiunea informațiilor de înregistrare. Dimensiunea de înregistrare a informațiilor determină locul ocupat de document (baza sa materială) în spațiu. Pe această bază, se disting documentele uni, bidimensionale și tridimensionale (volumice). Într-un mediu unidimensional, informațiile sunt înregistrate folosind codul Morse (cod binar) „într-o linie” sau într-o secvență liniară.

Totuși, marea majoritate a documentelor sunt bidimensionale, având dimensiune (format) și volum (număr de pagini). Înregistrarea informațiilor pe acest mediu reprezintă două dimensiuni. Acestea sunt litere, cifre, note, imagini grafice și artistice, coduri de bare, canale sonore ale benzii magnetice. Hologramele și imprimarea parțială raster (calendare cu imagini intermitente) sunt înregistrate într-un mediu tridimensional.

e) Clasificarea documentelor în funcție de scopul lor pentru perceperea informațiilor. Informațiile înregistrate într-un document folosind anumite mijloace simbolice pot fi percepute de o persoană atât direct, cât și indirect. În funcție de subiectul percepției conținutului semantic, toate documentele sunt împărțite în citibile de om - pot fi „citite” direct de către o persoană, fără mijloace tehnice speciale - și citibile de mașină, destinate reproducerii automate a informațiilor conținute într-un document. folosind un magnetofon, un televizor, o imprimantă, un afișaj etc. d. Înregistrarea documentelor care pot fi citite de mașină se realizează prin modificarea structurii suportului. Prin aspectul lor, o persoană nu poate spune nimic despre natura înscrierii în astfel de documente, deoarece a fost făcută într-un fel tehnic.

f) Clasificarea documentelor în funcție de canalul de percepție a informațiilor. Informațiile conținute într-un document pot fi percepute prin diverse simțuri (vizualitate, auz, atingere). După canalul de percepție a semnelor utilizate pentru înregistrarea conținutului, se disting documentele vizuale, tactile, auditive și audiovizuale.

Vizual este un document al cărui conținut o persoană îl percepe cu viziune (texte scrise, grafice, desene, desene, fotografii etc. pe orice suport, inclusiv pe ecranul unui retroproiector, televizor sau computer). Conținutul unui document tactil este perceput prin atingere, adică. atingere (carte pentru nevăzători). Auditiv este un document sonor sau audibil, al cărui conținut poate fi perceput doar prin auz (CD compact muzical). Un document audiovizual este unul al cărui conținut este perceput simultan de vedere și auz (film audio, disc video, tehnologie informatică „multimedia”, etc.).

g) Clasificarea documentelor în funcție de gradul de prevalență a acestora distinge documentele publicate, inedite și nepublicate.

Un document destinat utilizării ample și repetate, având o circulație (indiferent de metoda de reproducere), precum și date de ieșire, se numește publicat. Un document nepublicat conține informații care nu sunt destinate unei răspândiri largă, prin urmare, de regulă, nu este replicat și există într-un număr limitat de copii dactilografiate (disertație, manuscris depozitat etc.) Un document nepublicat este un document de unică folosință necesar pentru luarea deciziilor specifice de management (administrativ și economic, planificare economică, financiară și contabilă și alte documente similare).

i) Clasificarea documentelor după modul de documentare. După metoda de documentare (sau de fixare a informațiilor pe un suport), se disting documentele scrise de mână, tipărite, mecanice, magnetice, fotografice, optice, laser și electronice.

Scris de mână este un document scris în care semnele de scris sunt aplicate manual. În acest sens, un manuscris sau un document scris de mână poate fi numit nu doar un text verbal scris de mână, ci și o operă de artă plastică, precum și un desen sau o hartă. Manuscrisele includ, de asemenea, documentele executate la mașină sau computer.

Imprimat este un document produs prin tipărire sau prin altă metodă (compunere tipărită, tipărire online, echipament de copiere, imprimare computerizată etc.). Astfel de documente sunt produse de edituri sau tipografii. Pe un document tipărit, informațiile sunt înregistrate în principal prin aplicarea unui strat de vopsea pe suprafața acestuia. Dar se poate folosi o altă metodă: gofrarea sau extrudarea caracterelor L. Braille în cărțile pentru nevăzători. În prezent, un document tipărit este cea mai comună clasă de documente: include cărți, broșuri, ziare, reviste, calendare, hărți etc. Astfel de documente sunt adesea numite lucrări tipărite sau publicații.

Mecanic este un document pe care informațiile sunt înregistrate mecanic: prin tăierea unei caneluri cu un tăietor pe suprafața unui suport în mișcare (discuri de gramofon, role pentru fonograf) sau prin perforarea unor găuri (perforații) cu ajutorul unui perforator (cărți perforate, bandă perforată), etc.

Magnetic este un document pe care se înregistrează informații prin modificarea stării magnetice a suprafeței suportului sub influența unui câmp magnetic (benzi magnetice, dischete, discuri video etc.)

Fotografie este un document vizual creat printr-o metodă fotografică bazată pe o modificare a densității optice a secțiunilor de material fotografic (foto, film, hârtie fotografică) sub influența unui fascicul de lumină sau de electroni, a cărui intensitate și formă se modifică în conformitate cu cu semnalul înregistrat (fotografii, benzi de film, diapozitive, filme, microfișe, microfilme).

Optic este un document pe care informațiile sunt înregistrate de un fascicul focalizat de câmp electromagnetic de radiație optică (CD, CD-ROM, documente audio cu înregistrare optică).

Laserul este un document pe care informațiile sunt scrise și citite cu ajutorul unui fascicul laser (disc optic, CD-ROM, compact disc, hologramă).

Se formează o altă clasă independentă de documente - un document electronic ca o colecție de date în memoria computerului. Acesta este un document cu o înregistrare a sunetului sau a informațiilor pentru un computer. Principala metodă de documentare aici nu este scrierea, ci afișarea pe ecran, bazată nu pe liniară, adică o literă alungită într-o linie și pe un flux temporar de imagini pe ecran (carte electronică, revistă electronică, disc). Reproducerea textului de pe computer se realizează în două moduri: imaginea acestuia pe ecranul de afișare sau sub forma unui text tipărit. 9

2.4. Nevoile de informare

În sensul cel mai general, nevoile de informare sunt înțelese ca nevoia de informație care necesită satisfacție și este de obicei exprimată în cerere de informatie. După familiarizarea completă cu un anumit document, informația își pierde valoarea pentru noi, fără a înceta să rămână valoroasă pentru alți potențiali consumatori. Această proprietate a pierderii totale a valorii informației (valoarea sa de utilizare) pentru un anumit consumator la un moment dat este o caracteristică importantă a nevoilor de informare, care o deosebește semnificativ de alte tipuri de nevoi umane. Aceeași informație poate deveni din nou obiect de consum dacă este prezentată altui consumator, dacă pentru același consumator îi apare o altă sarcină și, de asemenea, dacă stocul său de cunoștințe crește, permițându-i să recunoască aspecte noi în această informație. Astfel, Ipotr au pur individual (personal) caracter. Ele depind nu numai de caracteristicile problemelor care se rezolvă, ci și de caracteristicile psihologice, educaționale și de alte caracteristici personale ale persoanei care ia decizia. Și deși atunci când studiază IPotr purtătorii lor sunt combinați în grupuri și categorii, creatorii de sisteme informatice se străduiesc totuși să se asigure că utilizatorii lor au cât mai puține restricții în exprimarea gusturilor și preferințelor lor. 10

Se obișnuiește să se distingă două tipuri principale de IPotr:
actual, condiționat de curiozitatea inerentă a unei persoane și constând în dorința sa de a fi conștient de tot ceea ce se întâmplă în lume;
specific(special), constând în dorința de a obține informații necesare rezolvării unei probleme specifice – de cercetare, profesională, managerială etc.

IPotr specific depinde într-o anumită măsură de caracteristicile sarcinilor pentru care sunt necesare informații relevante. Dacă ne limităm la sfera științei și tehnologiei, atunci acestea pot fi împărțite în trei tipuri principale: IT a cercetătorilor de știință; IPOtr nevoile specialiștilor (ingineri, medici, agronomi etc.); Ipotr de manageri (manageri). Sub influența reflecției asupra esenței sarcinii în cauză și a conținutului informațiilor relevante acumulate, ideea unei persoane despre această sarcină poate fi rafinată și schimbată. Psihologii numesc acest proces creștere starea de conștientizare despre sarcina.

Astfel, IPotr poate fi caracterizat ca nevoia percepută de informații necesare pentru a rezolva o anumită sarcină conform unui plan elaborat.

Concluzie

În concluzie, aș vrea să spun că documentul este un sistem. Afișează fapte, evenimente, obiecte, fenomene ale realității obiective și activitatea mentală umană. Este creat prin scriere, grafică, desen, fotografie, sunet și înregistrare video. Documentul se realizează pe un material special (hârtie, film fotografic etc.) Pentru ca documentul să aibă forță juridică, procesul de creare a acestuia este reglementat și desfășurat conform regulilor stabilite. Acest lucru este subliniat și în definiția termenului de document din legea „Cu privire la informații, informatizare și protecție a informațiilor”: „informația documentată (documentul) este o informație înregistrată pe un suport tangibil cu detalii care permit identificarea acesteia”.

Documentul, având informații înregistrate (afișate), asigură astfel păstrarea și acumularea acestora, posibilitatea transferului către o altă persoană, utilizarea repetată și revenirea la informații în timp.

Ca purtător de informații, un document acționează ca un element indispensabil al organizării interne a oricărei instituții, întreprinderi, firme, asigurând interacțiunea părților acestora. Informațiile sunt baza pentru luarea deciziilor de management, servesc ca dovadă a implementării lor și o sursă pentru generalizări, precum și material pentru lucrări de referință și căutare. In activitatile de management, un document actioneaza atat ca obiect de munca, cat si ca rezultat al muncii, intrucat decizia luata este consemnata si consacrata in document.

Toate activitățile unei organizații, întreprinderi, firme, într-un fel sau altul, sunt legate de documentare. După cum sa menționat deja, un document este un document de afaceri, întocmit în conformitate cu regulile și reglementările relevante, care servește ca dovadă a ceva, confirmă dreptul la ceva și are forță juridică. Documentul este baza sau mijlocul de reglementare a acțiunilor manageriale, organizaționale și financiare ale organizațiilor sau ale funcționarilor individuali.

În plus, documentarea în multe cazuri este obligatorie, prevăzută de lege și reglementări guvernamentale, deci este unul dintre mijloacele de consolidare a statului de drept și control.

Viteza de luare a deciziilor depinde în cele din urmă de claritatea și eficiența procesării și mișcării documentelor. Prin urmare, într-o organizare rațională, se acordă întotdeauna o mare atenție fluxului de documente.

Un document, ca purtător de informații, acționează ca un element indispensabil al organizării interne a oricărei instituții, întreprinderi, firme, asigurând interacțiunea părților acestora. Informațiile sunt baza pentru luarea deciziilor de management, servesc ca dovadă a implementării lor și o sursă pentru generalizări, precum și material pentru lucrări de referință și căutare.

Lista literaturii folosite

Surse de reglementare

Legea federală „Cu privire la informații, informatizare și protecție a informațiilor” din 20 februarie 1995 nr. 24-FZ.

GOST R 6.30-2003 Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare. – M.: Editura Standarde, 2003.

GOST R 51141-98. Păstrarea și arhivarea înregistrărilor. Termeni și definiții. M.: Gosstandart al Rusiei, 1998.

Manuale, monografii, brosuri

Andreeva V.I. Munca de birou. Ed. al 6-lea, revizuit si suplimentare - M.: SA „Școala de Afaceri „Intel-Sintez”, 2000 - 187 p.

Valgina N.S. Teoria textului: manual. – M.: LOGOS, 2003. – 280 p. GOST R 51141-98. Păstrarea și arhivarea înregistrărilor. Termeni și definiții. M.: Gosstandart al Rusiei, 1998.

Ilyushenko M.P. Analiza functionala a documentului // Munca de birou. 1999. N 2. P.43-46; 2000. N 1. P.20-23.

Clasificarea documentelor: soluții și probleme. // Carte: cercetări și materiale: M. 1995.

Kuznetsova T.V. Lucrări de birou (Suport documentare pentru management). - M.: SA „Școala de afaceri „Intel-Sintez”, 2003.

Larin M.V. Dezvoltarea conceptului de „document” // Managementul înregistrărilor. 2000.N1.

Larin M.V. Managementul documentației în organizații: probleme de istorie și metodologie // Grefier - 2003 - Nr. 2.

Markov V.N. Manual de lucru de birou. – Sankt Petersburg, „Alpha”, 2002.

Pleshkevich E.A. Fundamentele teoriei generale a documentelor. - Saratov, 2005.

Steniukov M.V. Documentație. Lucru de birou: Practic. ghid de suport pentru documentare. Ed. a 3-a, adaug. și prelucrate - M.: ANTERIOR, 1999 - 144 p.

Resurse electronice

href="">Portalul Bogoslov.Ru

Școala de Informare Științifică. Curs 7. Nevoi de informare.

liceul. document/32. htm.

Proprietățile informațiilor și capacitățile de comunicare ale unui document / Nivelurile de informații ale unui document

www.ippnou.ru Clasificarea documentelor/clasificarea documentelor după componenta informațională Andreeva V. I.

1 Legea federală „Cu privire la informații, informare și protecția informațiilor” din 20 februarie 1995 nr. 24-FZ.

2 Kuznetsova T.V. Lucrări de birou (Suport documentare pentru management). - M.: SA „Școala de Afaceri „Intel-Sintez”, 2003. – P. 10.

3 GOST R 51141-98 Păstrarea și arhivarea înregistrărilor. Termeni și definiții. – M.: Editura Standarde, 1998.

4 Ilyushenko M.P. Analiza functionala a documentului // Munca de birou. 1999. N 2. P.43-46; 2000. N 1. P.20-23.

5 Valgina N.S. Teoria textului: manual. – M.: LOGOS, 2003. – p. 231

Funcția de ajutor document este - informativ funcţie. ÎN document sunt înregistrate fapte, evenimente, fenomene...

Informațional- referință documentație (5)

Rezumat >> Industrie, producție

În mod constant). organizatoric funcţie- una dintre principalele conduceri funcții. În cuprinsul acesteia funcții cuprinde: creaţie... informaţie). Exemple de design de referință informație documente sunt date în Anexa 3. K documente cu caracter general includ:...